Organiser un concours d'entrepreneurs sans rien oublier

Un concours d'entrepreneurs demande de faire avancer en parallèle les candidatures, le jury, la technique et l'accueil des participants. Commence par fixer le format et les critères, puis ouvre les inscriptions avec des consignes précises. Dans les semaines suivantes, verrouille les présentations, l'ordre de passage, le catering et le matériel audiovisuel. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 68 éléments à prévoir, jusqu'aux badges et aux boissons mises au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Contacter les membres du jury
Publier les conditions de participation
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Demander les fichiers de présentation
Établir les critères du jury
3 personnes
Envoyer le briefing du jury
Effectuer une visite du site
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les formulaires du jury
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Collecter les fichiers de pitch
2 personnes
Définir l’ordre des présentations
2 personnes
Préparer l’ordinateur portable de présentation
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Installer l’éclairage et la signalisation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les kits de bienvenue
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir le jury
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter l’ouverture
Expliquer les règles du match
Animer les tours de pitch
2 personnes
Surveiller le temps de pitch
Lancer techniquement les présentations
Distribuer les formulaires du jury
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Animer la pause networking
2 personnes
Animer la réunion du jury
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Annoncer les finalistes
Accompagner les présentations finales
2 personnes
Annoncer le vainqueur
Remettre les prix
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les câbles et le matériel technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer un message de remerciement au jury
Informer le gagnant
Archiver les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 90
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100

Équipement

Ordinateur portable de présentation
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleurs pour ordinateur portable
Chronomètresqté 3
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de démonstration pour chefsqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Nappesqté 12
Affiches du matchqté 8
Panneaux de directionqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux de scèneqté 3
Boîtes de prixqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Bureau

Fiches de juryqté 100
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 30
Papier d’impressionqté 2
Classeurs A4qté 10
Numéros de tableqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 24
Enveloppesqté 20
Certificats de prixqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format, la durée des pitches et les critères du jury avant d'ouvrir le formulaire d'inscription. Les candidats doivent connaître les conditions de participation dès le premier envoi.
Contacte les membres du jury au moins 6 semaines avant le concours et envoie-leur le briefing ainsi que les critères d'évaluation avant le jour J. Prévois aussi les formulaires imprimés pour leurs notes.
Demande les fichiers de présentation plusieurs jours à l'avance, puis collecte-les dans un seul dossier. Teste chaque pitch avec l'ordinateur portable, le projecteur, les câbles HDMI et le cliqueur avant l'accueil du public.
Fais une visite du site au moins 2 semaines avant l'événement pour vérifier les tables du jury, les chaises, les prises et la circulation. Une répétition technique complète évite de découvrir un câble manquant au moment du premier pitch.
Confirme les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions et commande le catering en fonction du nombre final de participants. Mets les boissons au frais suffisamment tôt et vérifie que les tasses, verres et machines à café sont disponibles.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d'entrepreneurs ?: Ouvre le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant la date du concours. Laisse une période claire pour les candidatures, puis réserve les 7 à 10 derniers jours au traitement des dossiers et à la confirmation des participants.
Combien de temps prévoir pour chaque pitch ?: Prévois généralement 5 à 10 minutes de présentation, suivies de 3 à 5 minutes de questions. Ajoute environ 5 minutes entre deux candidats pour les changements de fichiers, les déplacements et les notes du jury.
Quand envoyer le briefing au jury ?: Envoie les critères et le briefing au moins 7 jours avant l'événement. Demande une confirmation de lecture et imprime les formulaires du jury 1 à 2 jours avant le concours.
Quand tester la technique d'un concours d'entrepreneurs ?: Fais un premier test lors de la visite du site, puis une répétition complète 1 à 2 jours avant l'événement. Vérifie notamment le projecteur, l'écran, les microphones sans fil, la console de mixage, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises.

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