Checklist para organizar un concurso de baristas

Organizar un concurso de baristas requiere coordinar participantes, jurado, café y equipos con bastante antelación. Empieza definiendo el formato y el reglamento, y fija después la fecha, el lugar y el calendario de inscripciones. Durante la última semana tendrás que cerrar participantes, preparar dorsales y hojas de puntuación, y confirmar cada máquina, molino y suministro. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el concurso avance sin improvisaciones el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Confirmar lugar y fecha
Contactar a los miembros del jurado
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Reservar proveedor de café
Reservar equipo
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar briefing al jurado
Cerrar la lista de participantes
Asignar números de dorsal
Preparar las hojas de puntuación
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprar premios para los ganadores
Publicar el mensaje promocional
Confirmar inscripciones
2 personas
Recoger la compra fresca
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Comprobar los granos de café
Comprobar el equipo
2 personas
Ajustar los molinillos de café
2 personas
Enfriar el hielo y la leche
Preparar las tarjetas del concurso
2 personas
Preparar las mesas del jurado
2 personas
Rellenar carpetas de participantes
2 personas
Preparar la lista de reproducción de música
Despejar el espacio
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las estaciones de competición
4 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Poner mesas para el público
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar luces y sonido
2 personas
Rellenar los puntos de agua
2 personas
Montar la barra de café
3 personas
Preparar leche y alternativas
2 personas
Preparar tazas de degustación
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar al público
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Anunciar la ronda de competición
Surtir los puestos de competición
3 personas
Coordinar la ronda de competición
4 personas
Facilitar la degustación del jurado
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar la vajilla usada
2 personas
Servir la degustación de café
3 personas
Recoger las hojas de puntuación
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Anunciar a los finalistas
Preparar las estaciones de la final
3 personas
Guiar la ronda final
4 personas
Presentar el pedido final
2 personas
Procesar las puntuaciones finales
2 personas
Recopilar los votos del público
2 personas
Anunciar al ganador
2 personas
Entregar premios
2 personas
Servir la bebida de despedida
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de competición
2 personas
Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las máquinas de café
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar los resultados por correo a los participantes
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de competicióncant. 6
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesas para el públicocant. 8
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 5

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Vasos para aguacant. 80
Vasos de degustacióncant. 120
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 70
Jarras de lechecant. 12
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de espressocant. 6
Molinillos de cafécant. 8
Teterascant. 4
Cafeteras de filtrocant. 2
Básculas de cafécant. 8
Espumadores de lechecant. 6
Termómetros de cocinacant. 8
Cronómetroscant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 10
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Altavoz Bluetooth
Micrófono

Cocina

Tapetes para tamperscant. 6
Tamper de cafécant. 8
Jarras de lechecant. 12
Cucharillas de baristacant. 12
Vasos dosificadorescant. 12
Vasos de chupitocant. 24
Jarras medidorascant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 6
Termoscant. 6
Básculas de cocinacant. 4

Decoración

Banner de competición
Pancartas con números de salidacant. 8
Mantelescant. 14
Cartas del menúcant. 12
Señales direccionalescant. 8
Copas premiocant. 3
Expositor de premios
Números de mesacant. 14

Oficina

Hojas de puntuacióncant. 100
Carpetas para los participantescant. 25
Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 40
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 12
Papeletascant. 100
Pulserascant. 80
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Grapadorascant. 3
Papel para impresoracant. 2

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 4
Cepillos para fregarcant. 6
Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define el formato y redacta el reglamento antes de abrir las inscripciones. Especifica el número de participantes, las pruebas, los tiempos y los criterios de puntuación para evitar dudas posteriores.
Contacta con los miembros del jurado con varias semanas de margen y envíales el briefing antes del concurso. Las hojas de puntuación deben estar listas e impresas cuando cierres la lista de participantes.
Cierra las inscripciones y confirma cada plaza antes de asignar los números de dorsal. Recoge también las preferencias dietéticas y cualquier necesidad técnica para no descubrirlas al preparar el evento.
Reserva el café y el equipo antes de publicar el mensaje promocional definitivo. En los días previos, comprueba los granos, ajusta los molinillos y verifica que hay suficientes máquinas, básculas, cronómetros, cables y regletas.
Reserva tiempo específico para la preparación final: recoge la compra fresca, enfría el hielo y la leche y prepara las tarjetas del concurso. Comprueba además la distribución de las mesas de competición, del jurado, del registro y del público antes de recibir a los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un concurso de baristas?: Ábrelas después de definir el formato, confirmar el lugar y la fecha, y redactar el reglamento. Mantén el formulario activo durante un plazo concreto, por ejemplo 2 a 4 semanas, y deja varios días para confirmar las plazas.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Ciérrala al menos 5 días antes del concurso para poder asignar dorsales, imprimir las hojas de puntuación y confirmar las inscripciones. Si habrá muchos participantes, reserva entre 7 y 10 días para revisar los datos.
¿Cuándo hay que comprobar las máquinas y los molinillos de café?: Haz una primera comprobación entre 3 y 5 días antes y vuelve a revisarlos el día anterior. Ajusta los molinillos con los granos que se usarán en la competición y verifica cables, regletas, básculas y cronómetros.
¿Cuánto café y leche se necesita para un concurso de baristas?: La cantidad depende del formato y del número de rondas, así que calcula según las recetas previstas y añade un margen del 15 al 20 %. Confirma también las necesidades de leche, hielo y agua antes de cerrar la compra fresca.

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