Baristawedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot finale
Een baristawedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen espressomachines en koffiebonen klaarzetten. Je moet het wedstrijdformat, reglement, jurywerk en de deelnemersstroom vooraf vastleggen. Daarna controleer je apparatuur, koffie, melk, ijs en servies op een vast moment, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te improviseren. Deze checklist helpt je van eerste inschrijving tot startnummers, scoreformulieren en prijsuitreiking.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie en datum bevestigen
Juryleden benaderen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Koffieleverancier reserveren
Apparatuur reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Jurybriefing versturen
Deelnemerslijst afronden
Startnummers toewijzen
Scoreformulieren maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Winnaarsprijzen inkopen
Promotiebericht plaatsen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Verse boodschappen ophalen
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen controleren
Apparatuur controleren
2 personen
Koffiemolens afstellen
2 personen
IJs en melk koelen
Wedstrijdkaarten klaarleggen
2 personen
Jurytafels voorbereiden
2 personen
Deelnemersmappen vullen
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Ruimte leegmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdstations opbouwen
4 personen
Jurytafel opbouwen
2 personen
Publiekstafels dekken
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Waterpunten vullen
2 personen
Koffiebar inrichten
3 personen
Melk en alternatieven klaarzetten
2 personen
Proefkopjes klaarzetten
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Publiek registreren
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Wedstrijdronde aankondigen
Wedstrijdstations bevoorraden
3 personen
Wedstrijdronde begeleiden
4 personen
Juryproeverij faciliteren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Koffieproeverij serveren
3 personen
Scoreformulieren verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finalestations klaarzetten
3 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Finaleservering presenteren
2 personen
Finalescores verwerken
2 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Winnaar bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheidsdrank serveren
2 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Wedstrijdapparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiemachines reinigen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslagen aan deelnemers mailen
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Wedstrijdtafelsaantal 6
- Jurytafel
- Registratietafel
- Publiekstafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 5
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Proefglazenaantal 120
- Dessertbordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Melkkannetjesaantal 12
- Waterkaraffenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Espressomachinesaantal 6
- Koffiemolensaantal 8
- Waterkokersaantal 4
- Filterkoffiezettersaantal 2
- Koffieweegschalenaantal 8
- Melkopschuimersaantal 6
- Kookthermometersaantal 8
- Stopwatchesaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
Keuken
- Tampermattenaantal 6
- Koffietampersaantal 8
- Melkkannenaantal 12
- Barista lepelsaantal 12
- Doseerbekersaantal 12
- Shotglazenaantal 24
- Maatbekersaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
- Waterkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Keukenweegschalenaantal 4
Decoratie
- Wedstrijdbanner
- Startnummerbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Menukaartenaantal 12
- Richtingbordenaantal 8
- Prijsbekersaantal 3
- Prijzendisplay
- Tafelnummersaantal 14
Kantoor
- Scoreformulierenaantal 100
- Deelnemersmappenaantal 25
- Naamkaartjesaantal 80
- Pennenaantal 40
- Stiftenaantal 12
- Klembordenaantal 12
- Stembriefjesaantal 100
- Polsbandjesaantal 80
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Nietmachinesaantal 3
- Printerpapieraantal 2
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 4
- Afwasborstelsaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
- Vloermoppenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Handschoenenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en reglement uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd vast. Vermeld daarin de rondes, beschikbare tijd per deelnemer, beoordelingscriteria en wat er gebeurt bij een gelijke score.
- Benader juryleden zodra datum en locatie bevestigd zijn en verstuur de jurybriefing minimaal 7 dagen vooraf. Zo kunnen zij de scoreformulieren en wedstrijdkaarten vooraf controleren.
- Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd en maak daarna de deelnemerslijst definitief. Wijs startnummers toe en bevestig iedere deelnemer de aanvangstijd en praktische regels.
- Reserveer apparatuur en koffie vroeg genoeg om te kunnen testen. Controleer espressomachines, molens, waterkokers, weegschalen en stekkerdozen minimaal 2 dagen vooraf; stel de molens pas af met de bonen die tijdens de wedstrijd worden gebruikt.
- Koel melk, ijs en water op tijd en haal verse boodschappen op de wedstrijddag volgens een vaste planning. Leg wedstrijdkaarten, scoreformulieren en het afgedrukte draaiboek minstens 60 minuten voor de eerste ronde klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een baristawedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met format, locatie, datum en juryleden. Plan de inschrijving ongeveer 4 weken voor de wedstrijd en rond de deelnemerslijst 7 tot 10 dagen vooraf af.
- Wanneer moet ik de jurybriefing voor een baristawedstrijd sturen?
- Stuur de jurybriefing minimaal 7 dagen voor de wedstrijd. Geef juryleden daarin het reglement, de beoordelingscriteria, de planning en de manier waarop scoreformulieren worden ingevuld.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een baristawedstrijd?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw, inclusief wedstrijdtafels, jurytafel, apparatuur, stekkerdozen, servies en registratie. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor een laatste controle en briefing.
- Wanneer moet ik koffiebonen en apparatuur controleren?
- Controleer koffiebonen en apparatuur uiterlijk 2 dagen vooraf. Test de machines en molens met de wedstrijdbonen; haal verse boodschappen zoals melk, ijs en andere gekoelde producten op de wedstrijddag.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!