Barista-Wettbewerb organisieren: die komplette Checkliste

Ein Barista-Wettbewerb braucht mehr als gute Espressomaschinen. Du musst Format und Reglement festlegen, Jury und Teilnehmende koordinieren und Kaffee, Technik sowie Wertungsunterlagen rechtzeitig vorbereiten. Besonders am Veranstaltungstag entscheiden eingestellte Mühlen, gekühlte Milch, funktionierende Waagen und klare Startnummern über einen reibungslosen Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zur Ausgabe der Wettkampfkarten und Preise.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Ort und Datum bestätigen
Jurymitglieder ansprechen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Kaffeelieferanten reservieren
Ausrüstung reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Jury-Briefing versenden
Teilnehmerliste abschließen
Startnummern zuweisen
Wertungsbogen erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Siegerpreise einkaufen
Werbebeitrag veröffentlichen
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Frische Einkäufe abholen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Kaffeebohnen prüfen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Kaffeemühlen einstellen
2 Personen
Eis und Milch kühlen
Wettkampfkarten bereitlegen
2 Personen
Jurytische vorbereiten
2 Personen
Teilnehmermappen füllen
2 Personen
Musik-Playlist bereitstellen
Raum leerräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Wettkampfstationen aufbauen
4 Personen
Juratisch aufbauen
2 Personen
Publikumstische eindecken
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Licht und Musik testen
2 Personen
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
Kaffeebar einrichten
3 Personen
Milch und Alternativen bereitstellen
2 Personen
Probebecher bereitstellen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Publikum registrieren
2 Personen
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
Jury-Briefing geben
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Wettkampfrunde ankündigen
Wettkampfstationen versorgen
3 Personen
Spielrunde betreuen
4 Personen
Juryverkostung begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
Kaffeeverkostung servieren
3 Personen
Wertungsbögen sammeln
2 Personen
Ergebnisse eintragen
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finalstationen aufbauen
3 Personen
Finalrunde begleiten
4 Personen
Finalreservierung präsentieren
2 Personen
Endergebnisse erfassen
2 Personen
Publikumsstimmen sammeln
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Abschiedsgetränk servieren
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Wettkampfausrüstung ausschalten
2 Personen
Reste sicher kühlen
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeemaschinen reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Raum reinigen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Ergebnisse an die Teilnehmer mailen
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

WettkampftischeAnz. 6
Jurytisch
Registrierungstisch
PublikumstischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 5

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
WassergläserAnz. 80
ProbiergläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
MilchkännchenAnz. 12
WasserkaraffenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

EspressomaschinenAnz. 6
KaffeemühlenAnz. 8
WasserkocherAnz. 4
FilterkaffeemaschinenAnz. 2
Kaffee-WaagenAnz. 8
MilchaufschäumerAnz. 6
KüchenthermometerAnz. 8
StoppuhrenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon

Küche

TampermattenAnz. 6
KaffeetamperAnz. 8
MilchkannenAnz. 12
Barista-LöffelAnz. 12
DosierbecherAnz. 12
ShotgläserAnz. 24
MessbecherAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KüchenwaagenAnz. 4

Dekoration

Wettkampfbanner
StartnummerntafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
SpeisekartenAnz. 12
RichtungsschilderAnz. 8
PokalpreiseAnz. 3
Preisdisplay
TischnummernAnz. 14

Büro

WertungsbögenAnz. 100
TeilnehmermappenAnz. 25
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 40
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12
StimmzettelAnz. 100
ArmbänderAnz. 80
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
TackerAnz. 3
DruckerpapierAnz. 2

Reinigung

SpülbeckenAnz. 4
SpülbürstenAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
BodenwischerAnz. 3
EimerAnz. 4
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandschuheAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Format und Reglement fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. So wissen Teilnehmende früh, welche Disziplinen, Zeitvorgaben und Bewertungskriterien gelten.
Sprich die Jury mehrere Wochen vor dem Wettbewerb an und verschicke das Briefing vor dem Anmeldeschluss. Erstelle die Wertungsbögen nicht erst am Veranstaltungstag, sondern drucke sie zusammen mit dem Drehbuch aus.
Schließe die Teilnehmerliste nach dem Anmeldeschluss ab und vergib danach die Startnummern. Erfasse Ernährungswünsche separat, damit Milch, Desserts und andere Verpflegung in passender Menge bereitstehen.
Prüfe Espressomaschinen, Mühlen, Waagen, Stoppuhren und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Stelle die Kaffeemühlen vor Beginn ein und teste jede Wettkampfstation mit der tatsächlich verwendeten Bohne.
Hole frische Einkäufe am Veranstaltungstag ab und kühle Milch, Eis und Getränke rechtzeitig. Bereite Wettkampfkarten, Geschirr und Servierplatten an den Stationen vor, bevor Registrierung und Einlass starten.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Barista-Wettbewerb planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Ort, Datum und Jury. Reserviere Kaffee und Ausrüstung spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, da mehrere Espressomaschinen, Mühlen und Kühllösungen benötigt werden können.
Wann sollte die Anmeldung für einen Barista-Wettbewerb schließen?: Plane den Anmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb. Danach bleiben dir noch rund eine Woche für Teilnehmerliste, Startnummern, Juryunterlagen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
Wie viel Kaffee braucht man für einen Barista-Wettbewerb?: Rechne pro geplanter Wettbewerbsstation mit der Menge für alle Durchgänge plus mindestens 15 bis 20 Prozent Reserve. Bei mehreren Bohnen solltest du jede Sorte getrennt prüfen und die Reserve ebenfalls einplanen, statt erst am Veranstaltungstag nachzukaufen.
Was muss am Tag vor dem Barista-Wettbewerb fertig sein?: Am Vortag sollten Ausrüstung, Verlängerungskabel, Kaffeemühlen, Wertungsbögen, Drehbuch, Startnummern und Geschirr geprüft und bereitgelegt sein. Frische Einkäufe, Eis und Milch erledigst du erst am Veranstaltungstag, damit sie gekühlt und frisch ankommen.

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