Checklist pour organiser un concours de barista

Un concours de barista demande une préparation précise, car le café, le matériel et le déroulé doivent être prêts en même temps. Commencez par définir le format, le règlement, la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions. Dans les dernières semaines, verrouillez le jury, les fournisseurs, les participants et les besoins alimentaires. La veille, contrôlez les grains, les machines, les moulins, la glace et le lait pour éviter les retards le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Confirmer le lieu et la date
Contacter les membres du jury
Établir le règlement du concours
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver le fournisseur de café
Réserver l’équipement
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le briefing du jury
Finaliser la liste des participants
Attribuer les numéros de départ
Créer les feuilles de score
2 personnes
Imprimer le déroulé
Acheter les prix des gagnants
Publier le message promotionnel
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Vérifier les grains de café
Vérifier l'équipement
2 personnes
Régler les moulins à café
2 personnes
Refroidir la glace et le lait
Préparer les cartes du match
2 personnes
Préparer les tables du jury
2 personnes
Remplir les dossiers des participants
2 personnes
Préparer la playlist
Vider la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les postes de compétition
4 personnes
Monter la table du jury
2 personnes
Dresser les tables du public
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Remplir les points d'eau
2 personnes
Aménager le bar à café
3 personnes
Préparer le lait et les alternatives
2 personnes
Préparer les tasses de dégustation
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer le public
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Annoncer le tour de concours
Approvisionner les stations de compétition
3 personnes
Animer le tour de compétition
4 personnes
Animer la dégustation du jury
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir la dégustation de café
3 personnes
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Annoncer les finalistes
Mettre en place les postes de finale
3 personnes
Animer la finale
4 personnes
Présenter le menu final
2 personnes
Traiter les scores finaux
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Annoncer le vainqueur
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir la boisson d’adieu
2 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement de concours
2 personnes
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les machines à café
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer les résultats par e-mail aux participants
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de concoursqté 6
Table du jury
Table d'inscription
Tables pour le publicqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Verres à eauqté 80
Verres de dégustationqté 120
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Pichets à laitqté 12
Carafes d'eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à espressoqté 6
Moulins à caféqté 8
Bouilloiresqté 4
Cafetières à filtreqté 2
Balances à caféqté 8
Mousseurs à laitqté 6
Thermomètres de cuissonqté 8
Chronomètresqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Enceinte Bluetooth
Microphone

Cuisine

Tapis de tassageqté 6
Tampers à caféqté 8
Pichets à laitqté 12
Cuillères de baristaqté 12
Gobelets doseursqté 12
Verres à shotqté 24
Verres doseursqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 6
Balances de cuisineqté 4

Décoration

Bannière de compétition
Panneaux de dossardqté 8
Nappesqté 14
Cartes de menuqté 12
Panneaux de directionqté 8
Coupesqté 3
Présentoir des prix
Numéros de tableqté 14

Bureau

Feuilles de scoreqté 100
Dossiers des participantsqté 25
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Bulletins de voteqté 100
Braceletsqté 80
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 3
Papier pour imprimanteqté 2

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gantsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez le nombre de participants, la durée de chaque passage, les critères de notation et le matériel autorisé.
Réservez le café et l’équipement plusieurs semaines à l’avance. Prévoyez notamment une machine à espresso, un moulin par poste si possible, des balances, des chronomètres et des rallonges.
Envoyez le briefing du jury au moins 7 jours avant l’événement. Joignez les feuilles de score, le déroulé, les critères de notation et la procédure à suivre en cas d’égalité.
Clôturez la liste des participants et attribuez les numéros de départ 3 à 5 jours avant le concours. Imprimez ensuite les feuilles de score, le déroulé et les cartes du match en prévoyant quelques exemplaires supplémentaires.
Gardez les produits frais pour le dernier jour : allez chercher le lait et la glace le jour même ou la veille, puis vérifiez la température des réfrigérateurs et le fonctionnement des machines avant l’arrivée des candidats.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de barista ?: Prévoyez environ 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, le café, l’équipement et le jury. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer les documents et finaliser la logistique.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un concours de barista ?: Ouvrez les inscriptions dès que le format, la date, le lieu et le règlement sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concours. Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement pour établir la liste définitive et les numéros de départ.
Quel matériel prévoir pour chaque poste de concours ?: Prévoyez au minimum une machine à espresso, un moulin, une balance à café, un chronomètre et les accessoires nécessaires par poste. Ajoutez des rallonges et multiprises en quantité suffisante, puis testez tout le matériel la veille.
Quand préparer le café, le lait et la glace ?: Vérifiez les grains et préparez les réglages des moulins la veille. Achetez ou récupérez le lait et la glace le jour même, ou au plus tard la veille, afin de conserver les produits au frais.

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