Checklist para organizar un campus de frisbee

Un campus de frisbee necesita más coordinación que un simple entrenamiento. Antes del día del evento debes reservar el lugar, definir los campos, gestionar inscripciones y reunir el material deportivo. También conviene cerrar con tiempo las preferencias dietéticas, los contactos de emergencia y la información para acompañantes. Usa esta checklist para avanzar en orden y llegar al montaje con equipos, neveras, señalización y registro preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Definir la distribución del campo
2 personas
Registrar a los acompañantes
Preparar el programa y las reglas del juego
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar contactos de emergencia
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Formar equipos
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir material deportivo
3 personas
Comprobar el material
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Etiquetar cajas y cajones
2 personas
Reponer el botiquín de primeros auxilios
Preparar la mesa de registro
2 personas
Delimitar el campo
4 personas
Colocar las porterías
4 personas
Delimitar los campos de entrenamiento
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la música
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los snacks
2 personas
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
Asignar puestos de acompañantes
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir pulseras
2 personas
Dar la explicación de bienvenida
2 personas
Guiar el calentamiento
3 personas
Practicar la técnica de lanzamiento
4 personas
Practicar la técnica de atrapada
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Explicar las reglas de la competición
2 personas
Supervisar las rondas preliminares
6 personas
Llevar el control de los resultados
2 personas
Servir la cena
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Supervisar las finales
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar al público y a los participantes
4 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Celebrar la entrega de premios
3 personas
Guiar el juego final conjunto
4 personas
Hacer el check-out de participantes
3 personas
Informar a padres y participantes
2 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Recoger las porterías y las marcas del campo
4 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Guardar los materiales en un lugar seco y seguro
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Informar a los contactos de emergencia
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Mantelescant. 8
Papeleracant. 6

Material deportivo

Frisbeescant. 30
Discos de competicióncant. 12
Porterías de frisbeecant. 4
Conoscant. 40
Marcaje del campocant. 4
Chalecos de equipo rojoscant. 20
Chalecos de equipo azulescant. 20
Chalecos de equipo amarilloscant. 20
Chalecos de equipo verdescant. 20
Silbatoscant. 8
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Bomba de balóncant. 2
Piezas de repuesto

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Lámparas recargablescant. 6
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Platos reutilizablescant. 60
Cubiertos reutilizablescant. 60
Cucharonescant. 6
Jarras de servircant. 6

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6
Bandejas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Recipientes para alimentos con tapacant. 8
Cucharones de servircant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 6
Banderas del equipocant. 8
Pegatinas con nombrecant. 60
Rotuladores permanentescant. 12
Trofeoscant. 4
Medallascant. 12
Tarjetas de equipocant. 60
Folletos del programacant. 60

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Soportes para bolsas de basuracant. 6
Cepillos y recogedorescant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Acumuladores de fríocant. 24
Linternascant. 6
Cinta de advertenciacant. 2

Consejos

Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes del campus. Así puedes comprobar la lista de participantes, formar equipos y comprar comida sin improvisar cantidades.
Revisa el material deportivo antes de cargarlo: discos de competición, frisbees, conos, porterías, chalecos por colores, silbatos, cronómetros y marcadores. Hazlo al menos el día anterior para tener margen de conseguir piezas de repuesto.
Consulta el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la mañana del evento. Las carpas, lámparas recargables, baterías externas y cables deben estar listos si cambian las condiciones o se alarga el montaje.
Prepara la mesa de registro con la lista actualizada, las instrucciones y los contactos de emergencia. Colócala antes de que lleguen los participantes para evitar que las inscripciones retrasen el inicio del programa.
Etiqueta cajas y cajones por función y llena las neveras portátiles antes de salir. Separar material deportivo, vajilla, comida y equipo de sonido reduce las pérdidas durante el montaje y facilita la recogida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campus de frisbee?: Reserva el lugar y define la distribución del campo con varias semanas de antelación. Cierra las inscripciones y la compra al menos entre 3 y 5 días antes; deja la revisión del material para el día anterior.
¿Qué hay que preparar el día antes de un campus de frisbee?: Comprueba los discos, conos, porterías, chalecos, silbatos, cronómetros y marcadores. También conviene revisar el botiquín, etiquetar las cajas, preparar la lista de registro y dejar cargadas las baterías externas y las lámparas.
¿Cuándo hay que formar los equipos de frisbee?: Forma los equipos después de cerrar las inscripciones y comprobar la lista de participantes, normalmente entre 1 y 3 días antes. Así puedes tener en cuenta acompañantes, niveles y preferencias sin cambiar las alineaciones en el último momento.
¿Qué información hay que enviar a los participantes antes del campus?: Envíala al menos 3 días antes e incluye horario, lugar, programa, reglas, indicaciones de llegada y qué deben llevar. Si hay cambios por el tiempo, manda una actualización final entre 12 y 24 horas antes.

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