Organiser une mise en relation avec les investisseurs

Une rencontre investisseurs-startups repose sur des échanges courts, préparés à l’avance et attribués aux bonnes personnes. Cette checklist vous aide à structurer l’événement depuis la définition des profils jusqu’à l’accueil sur place. Prévoyez les critères d’investissement, les besoins alimentaires, les présentations de pitch et les tours de discussion avant d’envoyer les confirmations. Le jour J, chaque table, badge, horaire et support audiovisuel doit être identifié pour éviter les temps morts.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le profil des investisseurs
2 personnes
Définir le public cible des startups
2 personnes
Paramétrer le formulaire d’inscription
Établir la liste des investisseurs
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les critères d’investissement
2 personnes
Vérifier les profils des startups
2 personnes
Définir les critères d’appariement
2 personnes
Créer des appariements préliminaires
3 personnes
Planifier des tours de discussion
2 personnes
Définir l’ordre de passage
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Envoyer les indications d'accès
Collecter les présentations de pitch
Vérifier les présentations
2 personnes
Créer le plan
Numéroter les tables de conversation
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les cartes d’association
2 personnes
Configurer les minuteurs de prise de parole
Aménager le comptoir d'inscription
Vérifier l’accessibilité
Vérifier les informations de stationnement
Reconfirmer les inscriptions
2 personnes
Transmettre les besoins alimentaires
Confirmer la commande traiteur
Coordonner les livraisons
Inventorier les fournitures
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager les tables de discussion
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer le catering et les buffets
3 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Animer le tour de pitch
3 personnes
Veiller au planning
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les rondes de matching
4 personnes
Orienter les participants vers les tables
3 personnes
Distribuer les cartes de discussion
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les données du match en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
Transmettre les contacts de suivi
2 personnes
Traiter les frais et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables de discussionqté 12
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Nappesqté 16
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Chargeurs mobilesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Minuteurs de pitchqté 2

Bureau

Supports de badges nominatifsqté 90
Cordons pour badgesqté 90
Listes d'inscriptionqté 6
Cartes de jumelageqté 100
Cartes de discussionqté 100
Flyers du programmeqté 100
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 30

Décoration

Panneau d’accueil
Pancartes de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par définir les profils recherchés côté investisseurs et les secteurs visés par les startups. Utilisez ensuite ces critères pour créer des appariements préliminaires plutôt que de laisser les participants choisir au hasard.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la rencontre afin de vérifier les profils, recueillir les critères d’investissement et construire les tours de discussion. Gardez une courte liste de départ pour remplacer rapidement les désistements.
Envoyez le programme, la confirmation et les indications d’accès 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez l’ordre de passage, le numéro des tables et la durée exacte de chaque échange.
Demandez les présentations de pitch au plus tard 5 jours avant la rencontre et testez chaque fichier sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les câbles HDMI. Préparez aussi un exemplaire de secours hors ligne.
Numérotez les tables de conversation et préparez les badges nominatifs avant l’ouverture des portes. Installez la table d’inscription au moins 60 minutes à l’avance, avec les rallonges, multiprises et chargeurs accessibles pour éviter les retards techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une mise en relation avec des investisseurs ?: Prévoyez généralement 2 à 3 heures pour l’accueil, les présentations et plusieurs tours de discussion. Pour des échanges individuels, comptez 15 à 20 minutes par rendez-vous, avec 5 minutes de transition.
Quand envoyer les invitations aux investisseurs et aux startups ?: Envoyez les premières invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes ciblées 10 à 14 jours avant, puis envoyez la confirmation finale et les indications d’accès 3 à 5 jours avant.
Quand finaliser les appariements entre investisseurs et startups ?: Finalisez les appariements 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié les profils et les critères d’investissement. Conservez quelques créneaux libres pour gérer les annulations de dernière minute.
Quel matériel prévoir pour les présentations de pitch ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, des câbles HDMI, un cliqueur et un microphone si la salle est grande. Testez l’ensemble 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.