Checklist voor een goed georganiseerde investeerdersmatchmaking

Bij investeerdersmatchmaking draait alles om voorbereiding: de juiste investeerders en startups moeten aan tafel komen met genoeg tijd voor een inhoudelijk gesprek. Begin met duidelijke profielen en criteria, en werk daarna naar aanmeldingen, selectie en voorlopige matches toe. Leg het programma, de pitchvolgorde en de gespreksrondes vast voordat je deelnemers bevestigt. Controleer presentaties en audiovisuele apparatuur uiterlijk een dag vooraf, zodat de bijeenkomst zelf niet wordt opgehouden door ontbrekende bestanden of kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Investeerdersprofiel vaststellen
2 personen
Doelgroep voor startups bepalen
2 personen
Aanmeldformulier instellen
Investeerderslijst samenstellen
2 personen
Startuplijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Investeringscriteria verzamelen
2 personen
Startupprofielen controleren
2 personen
Matchingscriteria vastleggen
2 personen
Voorlopige matches maken
3 personen
Gespreksrondes plannen
2 personen
Pitchvolgorde vastleggen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Routebeschrijving versturen
Pitchpresentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Plattegrond maken
Gesprekstafels nummeren
Naambadges voorbereiden
2 personen
Matchingskaarten voorbereiden
2 personen
Pitchtimers instellen
Aanmeldbalie inrichten
Toegankelijkheid controleren
Parkeerinformatie controleren
Aanmeldingen opnieuw bevestigen
2 personen
Dieetwensen doorgeven
Cateringbestelling bevestigen
Leveringen afstemmen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Gesprekstafels inrichten
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Catering en buffetten opstellen
3 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Pitchronde begeleiden
3 personen
Tijdschema bewaken
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Matchingsrondes begeleiden
4 personen
Deelnemers naar tafels verwijzen
3 personen
Gesprekskaarten uitdelen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Matchgegevens veilig archiveren
Bedankbericht versturen
Vervolgcontacten doorsturen
2 personen
Onkosten en facturen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Gesprekstafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Krukkenaantal 12
Tafellinnenaantal 16
Kledingrek

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Mobiele opladersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Pitchtimersaantal 2

Kantoor

Naambadgehoudersaantal 90
Badgekoordenaantal 90
Registratielijstenaantal 6
Matchingskaartenaantal 100
Gesprekskaartenaantal 100
Programmaflyersaantal 100
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 30

Decoratie

Welkomstbord
Tafelbordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stel vóór het versturen van uitnodigingen vast welk type investeerder en welke startups je zoekt. Vraag in het aanmeldformulier naar sector, fase, investeringscriteria en ticketgrootte, zodat je later op inhoud kunt matchen.
Plan de matching niet pas na de sluitingsdatum. Reserveer minimaal 3 werkdagen voor het controleren van startupprofielen, het maken van voorlopige matches en het aanpassen van gesprekken die niet goed op elkaar aansluiten.
Maak gespreksrondes met een vaste duur en plan 5 tot 10 minuten wisseltijd tussen de tafels. Nummer de gesprekstafels op de plattegrond en zet dezelfde nummers op het programma en de bewegwijzering.
Vraag pitchpresentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en test alle bestanden op de laptop waarop ze worden afgespeeld. Controleer ook beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker vóór de ontvangst van deelnemers.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen vóór het event door aan de catering. Zet bij registratie een aparte tafel klaar met naambadges, deelnemerslijst en route-informatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een investeerdersmatchmaking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Die periode geeft je tijd om investeerders en startups te werven, aanmeldingen te verwerken, profielen te controleren en gespreksrondes te plannen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen per investeerdersgesprek?: Plan meestal 15 tot 20 minuten per gesprek en 5 tot 10 minuten om van tafel te wisselen. Bij vier rondes duurt alleen het matchingsblok daardoor ongeveer 80 tot 120 minuten.
Wanneer moet ik de deelnemersbevestiging en routebeschrijving versturen?: Stuur de deelnemersbevestiging ongeveer 7 dagen vooraf, zodra matches en programma definitief zijn. Verstuur de routebeschrijving uiterlijk 2 werkdagen voor het event en vermeld ook het registratiemoment.
Wanneer moet ik presentaties en techniek testen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en voer de technische test uiterlijk 1 werkdag voor de bijeenkomst uit. Neem op de dag zelf extra HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen mee als reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.