Investoren-Matchmaking organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Investoren-Matchmaking entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gespräche wirklich passen. Lege zuerst Investorenprofil und Startup-Zielgruppe fest, bevor du Einladungen verschickst oder Matches planst. Danach folgen Anmeldungen, Investitionskriterien, Pitch-Reihenfolge und Gesprächsrunden. Diese Checkliste führt dich durch die 75 Planungsschritte und hilft dir, Technik, Raum, Catering und Teilnehmerunterlagen rechtzeitig zusammenzubringen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Investorenprofil festlegen
2 Personen
Zielgruppe für Startups festlegen
2 Personen
Anmeldeformular einrichten
Investor:innenliste zusammenstellen
2 Personen
Startliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Location reservieren
Catering reservieren
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Investitionskriterien sammeln
2 Personen
Startup-Profile überprüfen
2 Personen
Matching-Kriterien festlegen
2 Personen
Vorläufige Spiele festlegen
3 Personen
Gesprächsrunden planen
2 Personen
Pitch-Reihenfolge festlegen
2 Personen
Programm erstellen
2 Personen
Teilnehmerbestätigung versenden
Wegbeschreibung versenden
Pitch-Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Lageplan erstellen
Gesprächstische nummerieren
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Matchingkarten vorbereiten
2 Personen
Pitch-Timer einstellen
Anmeldeschalter einrichten
Barrierefreiheit prüfen
Parkinformationen prüfen
Anmeldungen erneut bestätigen
2 Personen
Diätwünsche weitergeben
Cateringbestellung bestätigen
Lieferungen abstimmen
Bedarf erfassen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Materialien bereitstellen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Gesprächstische einrichten
3 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Catering und Buffets aufbauen
3 Personen
Namensschilder sortieren
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Pitchrunde moderieren
3 Personen
Zeitplan überwachen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Matchingrunden begleiten
4 Personen
Teilnehmer zu den Tischen führen
3 Personen
Gesprächskarten austeilen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Networking-Event betreuen
3 Personen
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Technik abkoppeln
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Spieldaten sicher archivieren
Dankesnachricht versenden
Folgekontakte weiterleiten
2 Personen
Spesen und Rechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 8
GesprächstischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
HockerAnz. 12
TischwäscheAnz. 16
Kleiderständer

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Präsentationsklicker
Mobile LadegeräteAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Pitch-TimerAnz. 2

Büro

NamensschildhalterAnz. 90
Bändchen für NamensschilderAnz. 90
AnmeldelistenAnz. 6
MatchingkartenAnz. 100
GesprächskartenAnz. 100
ProgrammflyerAnz. 100
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 6
KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 4
StifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 30

Dekoration

Willkommensschild
TischschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Investorenprofil, Startup-Zielgruppe und Anmeldeformular. So bleiben dir mehrere Wochen, um Investor:innen- und Startup-Listen aufzubauen und Einladungen zu versenden.
Sammle Investitionskriterien und Startup-Profile nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe die Profile spätestens 7 Tage vorher und nutze die Daten, um Matches und Gesprächsrunden belastbar zu planen.
Plane Gesprächstische mit Nummern und einem klaren Lageplan. Verschicke Teilnehmerbestätigung und Wegbeschreibung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit niemand den Raum oder die erste Gesprächsrunde suchen muss.
Fordere Pitch-Präsentationen spätestens 5 Tage vorher an und prüfe jedes Deck auf Format, Reihenfolge und Abspielbarkeit. Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und HDMI-Kabel am Vortag.
Erfasse Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss und gib die Zahl an das Catering weiter. Plane Registrierungstisch, Namensschilder, Wasser und Kaffee so, dass die ersten 15 Minuten ohne Warteschlange funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Investoren-Matchmaking organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für Investoren- und Startup-Listen, Anmeldungen, Matching-Kriterien und Gesprächsrunden brauchst du mehrere Abstimmungsrunden.
Wann sollte das Matching für ein Investoren-Matchmaking fertig sein?: Erstelle einen vorläufigen Match-Plan etwa 10 bis 14 Tage vorher. Schließe die endgültige Einteilung 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab, wenn die wichtigsten Anmeldungen und Profile geprüft sind.
Wie viele Gesprächsrunden passen in ein Investoren-Matchmaking?: Plane pro Runde meist 15 bis 20 Minuten und dazwischen 5 Minuten Wechselzeit. Bei drei Stunden Veranstaltungszeit sind je nach Pitch- und Pausenanteil etwa 6 bis 8 Runden realistisch.
Wann muss die Technik für das Investoren-Matchmaking getestet werden?: Teste Präsentationen, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Prüfe zusätzlich 60 Minuten vor Einlass alle Kabel, den Laptop, den Präsentationsklicker und die Lautstärke im Raum.

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