So organisierst du eine Cybersecurity-Messe

Eine Cybersecurity-Messe steht und fällt mit der Reihenfolge: Erst Termin, Ort und Raumaufteilung sichern, dann Aussteller und Redner gewinnen. Danach folgen Anmeldung, Einladungen und das Programm, bevor Badge-Daten, Präsentationen und Technik geprüft werden. Plane für die letzten Tage keine Grundsatzentscheidungen mehr ein. Besonders Netzwerk, Strom, Einlass und Notausgänge müssen vor dem Aufbau praktisch getestet werden – nicht erst, wenn die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
3
Aussteller kontaktieren
3 Personen
4
Redner einladen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung in sozialen Medien posten
8
Ausstellerliste festhalten
2 Personen
9
Standplätze zuweisen
2 Personen
10
Sprechprogramm zusammenstellen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Catering bestellen
2 Personen
14
Badge-Daten prüfen
2 Personen
15
Badges und Armbänder drucken
2 Personen
16
Ausstelleranweisungen versenden
17
Präsentationen sammeln
2 Personen
18
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
19
Namensschilder pro Stand bereitlegen
2 Personen
20
Routen- und Sicherheitsschilder drucken
21
Technische Geräte testen
2 Personen
22
Einkäufe abholen
2 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
24
Saal und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Standwände und Theken aufstellen
4 Personen
27
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
28
Netzwerk für Vorführungen einrichten
3 Personen
29
Demonstrationsnetz absichern
2 Personen
30
Beamer und Leinwand installieren
2 Personen
31
Musikanlage anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Standmaterial pro Aussteller bereitstellen
4 Personen
34
Infostand einrichten
2 Personen
35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee- und Teestation auffüllen
2 Personen

Event

39
Referenten empfangen
2 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
42
Besucherausweise ausgeben
3 Personen
43
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
44
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
45
Vorträge betreuen
2 Personen
46
Zeitplan bei Präsentationen einhalten
47
Technische Unterstützung leisten
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks auffüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
53
Fotomomente begleiten
54
Abendbuffet servieren
4 Personen
55
Fragestunde technisch unterstützen
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
57
Abschlussankündigung machen
58
Aussteller auschecken
3 Personen

Nachbereitung

59
Präsentationsmaterial sichern
2 Personen
60
Standmaterial abbauen
4 Personen
61
Beamer und Soundanlage ausschalten
2 Personen
62
Netzwerkgeräte sicher abschalten
2 Personen
63
Benutzte Tische abwischen
3 Personen
64
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
65
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
66
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
67
Location auf Schäden prüfen
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
70
Fundgegenstände registrieren
71
Anwesenheitsliste archivieren
72
Dankesnachricht an Aussteller senden
73
Aufnahmedateien sicher speichern
74
Restmaterial sortieren und lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 20
InformationsschalterAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 20
Lounge-SesselAnz. 8
KlappischeAnz. 6
StandwändeAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
Beamer
Projektionsleinwand
Laptops für die RegistrierungAnz. 4
Badge-DruckerAnz. 2
Barcode-ScannerAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
WebcamsAnz. 2
Netzwerk-SwitchesAnz. 4
Kabellose Access PointsAnz. 4
NetzwerkkabelAnz. 30
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
USB-SticksAnz. 10
PowerbanksAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Dekoration

Willkommensbanner
Roll-up-BannerAnz. 10
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
PflanzenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 8
ThermometerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Reinigung

MülleimerAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 400
AusstellerbadgesAnz. 80
BadgehalterAnz. 480
LanyardsAnz. 480
RegistrierungsformulareAnz. 450
StifteAnz. 60
KlemmbretterAnz. 10
ArmbänderAnz. 400

Präsentation

ProgrammflyerAnz. 450
NotizblöckeAnz. 400
BleistifteAnz. 400
UmschlägeAnz. 100
PräsentationsmappenAnz. 20
FragekartenAnz. 300

Sicherheit

KabelmattenAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Werkzeug

WerkzeugkofferAnz. 3
GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 300
KabelbinderAnz. 200
SchalterAnz. 10
SchraubendreherAnz. 6

Tipps

Reserviere Raum und Zeitfenster zuerst und zeichne die Standflächen ein, bevor du Aussteller zusagst. So weißt du früh, wie viele Ausstellungstische, Standwände und Sitzplätze tatsächlich passen.
Starte die Aussteller- und Redneransprache mehrere Wochen vor dem Messetermin. Fordere Präsentationen mit einer festen Abgabefrist an und prüfe jede Datei technisch, bevor das Sprechprogramm veröffentlicht wird.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend ab: Prüfe die Badge-Daten einige Tage vorher, drucke Namensschilder und halte Laptops, Badge-Drucker sowie Barcode-Scanner für Nachmeldungen bereit.
Teste Netzwerk-Switches, Access Points, Netzwerkkabel, Beamer, Mikrofone und Lautsprecher in der tatsächlichen Raumaufteilung. Lege Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Powerbanks dort bereit, wo sie gebraucht werden, statt sie im Lager zu sammeln.
Kontrolliere am Aufbautag Saal, Fluchtwege und Notausgänge vor dem Einräumen. Erst danach stellst du Tische und Stühle auf, bringst Materialien hinein und befestigst Routen- und Sicherheitsschilder.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Cybersecurity-Messe organisieren?: Beginne idealerweise mehrere Monate vor dem Termin mit Raum, Ausstellern und Rednern. Spätestens einige Wochen vorher sollten Anmeldung, Einladungen und Programm laufen; die Technikprüfung gehört in die letzte Woche.
In welcher Reihenfolge organisiert man eine Cybersecurity-Messe?: Lege zuerst Termin, Raumaufteilung und Kapazität fest. Danach folgen Aussteller und Redner, Anmeldung und Werbung, anschließend Standplätze, Programm, Catering, Badges und die technische Prüfung.
Wann müssen Präsentationen für eine Cybersecurity-Messe vorliegen?: Setze eine verbindliche Frist mindestens einige Tage vor der Messe. So bleibt Zeit, Dateien auf den vorgesehenen Laptops zu öffnen, Bild und Ton zu testen und Ersatz auf USB-Sticks bereitzuhalten.
Was muss man am Tag vor der Cybersecurity-Messe prüfen?: Prüfe Standaufbau, Einlassgeräte, Badge-Daten, Präsentationen und die komplette Ton- und Projektionstechnik. Kontrolliere außerdem Netzwerk, Stromversorgung, Beschilderung sowie Fluchtwege, damit am Messetag nur noch kleine Korrekturen nötig sind.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.