Sinterklaasumzug organisieren: der praktische Ablauf

Ein Sinterklaasumzug braucht früh eine klare Route, sichere Verkehrsregelung und einen festen Empfangsort. Beginnen Sie mit Datum, Strecke und Genehmigungen, bevor Sie Einladungen verteilen oder Technik buchen. Danach folgen Rollenverteilung, Programm, Geschenke und die Versorgung vor Ort. Besonders häufig werden Strom, Toiletten, Umkleidemöglichkeiten und ein Regenplan zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Ort für den Empfang reservieren
3
Genehmigung und Meldung prüfen
4
Sinterklaas und Pieten festlegen
2 Personen
5
Musiker oder Musik organisieren
2 Personen
6
Route mit der Gemeinde abstimmen
2 Personen
7
Verkehrsregler reservieren
8
Ton und Strom reservieren
9
Toiletten reservieren
10
Einladungen erstellen
2 Personen
11
Einladungen verteilen
3 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Briefing für Sinterklaas und die Zwarte Pieten erstellen
17
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
18
Notrufnummern sammeln
19
Wettervorhersage prüfen
20
Alternatives Regenprogramm bereitstellen
2 Personen
21
Wegweiser und Beschilderung erstellen
3 Personen
22
Sinterklaas-Geschenke einkaufen
3 Personen
23
Geschenke sortieren
3 Personen
24
Ausmalbilder und Spielmaterial drucken
2 Personen
25
Dekoration überprüfen
2 Personen
26
Tonanlage testen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Geschenke einpacken
4 Personen
30
Catering vorbereiten
4 Personen
31
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
32
Verkehrsregler einweisen
3 Personen
33
Stände und Tische aufstellen
5 Personen
34
Stühle und Absperrgitter aufstellen
5 Personen
35
Partyzelte aufbauen
5 Personen
36
Musikanlage anschließen
2 Personen
37
Strom und Kabel sichern
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
4 Personen
39
Empfangstisch einrichten
2 Personen
40
Geschenketisch einrichten
3 Personen
41
Essen und Getränke bereitstellen
4 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
44
Verlaufspunkt einrichten
2 Personen

Event

45
Freiwillige empfangen
3 Personen
46
Freiwillige einweisen
3 Personen
47
Publikum empfangen
6 Personen
48
Musik zum Start organisieren
2 Personen
49
Umzug begleiten
8 Personen
50
Strecke sicher absperren
6 Personen
51
Sinterklaas begrüßen
3 Personen
52
Kinder zur Bühne begleiten
6 Personen
53
Programm präsentieren
2 Personen
54
Sinterklaaslieder begleiten
3 Personen
55
Geschenke austeilen
5 Personen
56
Ausmalbilder verteilen
2 Personen
57
Snacks servieren
4 Personen
58
Getränke nachfüllen
3 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
60
Diätwünsche separat servieren
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten kontrollieren
2 Personen
63
Kindern am Treffpunkt für Verirrte helfen
2 Personen
64
Fotoecke betreuen
2 Personen
65
Abendprogramm betreuen
4 Personen
66
Letzte Runde ankündigen
67
Publikum sicher hinausleiten
6 Personen

Nachbereitung

68
Geschenke und Dekoration sammeln
4 Personen
69
Anlage ausschalten
2 Personen
70
Partyzelte abbauen
5 Personen
71
Mobiliar abbauen
5 Personen
72
Abfall sammeln
4 Personen
73
Location reinigen
5 Personen
74
Wegweiser entfernen
3 Personen
75
Materialien zurückbringen
4 Personen
76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
78
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
AbsperrgitterAnz. 20
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120

Catering

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
KaraffeAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
AkkuboxenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 12
Rot-weiße GirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 150
PietenmützenAnz. 100
Fototuch
Verzierter Stab
GeschenktütenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlgeschirrAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
KabelmattenAnz. 8

Organisation

WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 10
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 12
ArmbänderAnz. 250
FunkgeräteAnz. 10
PinnwändeAnz. 3

Spielmaterial

BuntstifteAnz. 30
ZeichentischeAnz. 4
SchuhkartonsAnz. 20

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Route und Empfangsort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Stimmen Sie die Strecke anschließend mit der Gemeinde ab und prüfen Sie, ob Genehmigung oder Meldung erforderlich sind.
Planen Sie Verkehrsregler für alle Kreuzungen und Engstellen der Strecke ein. Erstellen Sie zusätzlich Wegweiser und Absperrungen, damit Familien den Sammelpunkt und den Ausgang auch bei Dunkelheit finden.
Teilen Sie die Freiwilligen spätestens 2 Wochen vorher festen Aufgaben zu: Einlass, Route, Empfang, Geschenke, Technik und Betreuung der Figuren. Geben Sie Sinterklaas und den Pieten ein kurzes Briefing mit Ablauf, Namen und Notrufnummern.
Testen Sie Ton, Mikrofone, Mischpult, Akkuboxen und Verlängerungskabel vor dem Veranstaltungstag gemeinsam an der geplanten Position. Prüfen Sie außerdem, ob Stromanschlüsse und Kabelwege sicher vor Publikum geschützt sind.
Sortieren Sie die Sinterklaas-Geschenke nach Gruppen oder Namen und legen Sie Ausmalbilder sowie Spielmaterial mindestens einen Tag vorher bereit. Kontrollieren Sie Wettervorhersage und Regenprogramm 24 Stunden vor Beginn, nicht erst beim Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaasumzug anmelden?: Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Prüfung bei Gemeinde und zuständigen Stellen. Für eine öffentliche Route können Genehmigungen, Verkehrsregelung und weitere Auflagen nötig sein.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaasumzug?: Für einen kleinen Umzug sollten Sie mindestens 1 Helfer je 20 bis 30 Teilnehmende einplanen, zusätzlich zu Sinterklaas, Pieten und Technik. Besetzen Sie Einlass, Route, Empfang, Geschenke und Notfallkontakt getrennt.
Wann sollte man Musik und Tontechnik buchen?: Reservieren Sie Musiker, Lautsprecher und Mikrofone etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Einen Techniktest sollten Sie spätestens am Vortag durchführen, inklusive Stromversorgung und Ersatzlösung durch Akkuboxen.
Was braucht man bei Regen für einen Sinterklaasumzug?: Legen Sie spätestens 1 Woche vorher fest, ob die Route verkürzt oder der Empfang nach drinnen verlegt wird. Informieren Sie Familien über die Entscheidung am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Start und sichern Sie Zelte, Sitzplätze und Umkleidemöglichkeiten.

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