Checkliste für das 10-jährige Jubiläum

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen spätestens 6 bis 8 Wochen vorher und setze ein konkretes Rückmeldedatum. So hast du noch mindestens 2 Wochen, um Absagen, Zusagen und Ernährungswünsche mit dem Catering abzugleichen.
• Plane das Programm mit festen Uhrzeiten und bestätige Referenten mindestens 2 Wochen vor dem Jubiläum. Für Präsentationen solltest du Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam testen.
• Sammle Fotos und Inhalte für die Präsentation nicht erst in der letzten Woche. Lege eine Frist von 3 Wochen vorher fest und prüfe anschließend, ob Musikrechte für verwendete Musik geklärt sind.
• Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn und richte die Getränkebar vor dem Eintreffen der Gäste ein. Rechne für das erste Empfangsstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Raum prüfen und reinigen, Tische und Stühle stellen, Buffet aufbauen, Tischdecken und Geschirr verteilen und zuletzt Dekoration, Namensschilder und Technik platzieren. Beginne dafür mindestens 3 Stunden vorher, bei vielen Helfenden 2 Stunden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem 10-jährigen Jubiläum einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Feier, damit du Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig anpassen kannst.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein 10-jähriges Jubiläum?

Plane mindestens 3 Stunden für Reinigung, Möbel, Buffet, Getränkebar, Dekoration und Technik ein. Wenn mehrere Personen beim Aufbau helfen, können 2 Stunden reichen; ein Techniktest sollte trotzdem separat 30 Minuten vor dem Einlass stattfinden.

Wann sollte man die Torte für das Jubiläum abholen?

Hole die Torte am Veranstaltungstag möglichst 1 bis 2 Stunden vor Beginn ab, sofern die Konditorei keine andere Lagerung vorgibt. Plane danach ausreichend Kühlmöglichkeit und einen festen Platz für die Ausgabe ein.

Wie viele Getränke braucht man für ein Jubiläum?

Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Ergänze Wasser und alkoholfreie Optionen und passe die Menge an Dauer, Jahreszeit und bestätigte Gästezahl an.