Firmenbesuch organisieren: der Ablauf von der Zusage bis zum Empfang
Ein Firmenbesuch funktioniert am besten, wenn du zuerst Termin, Programm und Zuständigkeiten mit dem Unternehmen festlegst. Danach folgen Teilnehmerliste, Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung von Transport und Registrierung. Plane die Führung, Präsentation und Fragen der Studierenden getrennt voneinander, damit vor Ort nichts fehlt. In den letzten 24 Stunden prüfst du Technik, Raum, Namensschilder, Getränke und Wegweiser. So bleibt am Besuchstag Zeit für einen ruhigen Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Besuchstermin bestätigen
- 2
Programm mit dem Unternehmen abstimmen
2 Personen
- 3
Teilnehmerliste erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Transport reservieren
- 8
Besucherregistrierung abstimmen
- 9
Führung vorbereiten
2 Personen
- 10
Präsentation zusammenstellen
- 11
Fragen von Studierenden bündeln
- 12
Catering reservieren
- 13
Namensschilder erstellen
- 14
Wegbeschreibung versenden
- 15
Teilnehmerliste prüfen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Technik testen
2 Personen
- 18
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Ort überprüfen
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 23
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
- 24
Anmeldematerial bereitlegen
Event
- 25
Empfang der Teilnehmenden
3 Personen
- 26
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 27
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 28
Sicherheitsanweisung geben
- 29
Firmenpräsentation durchführen
2 Personen
- 30
Führung begleiten
3 Personen
- 31
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 32
Snacks servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Netzwerk-Dinner begleiten
4 Personen
- 35
Dessert servieren
2 Personen
- 36
Dankesrede halten
- 37
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 38
Geschirr sammeln
3 Personen
- 39
Abfall trennen
2 Personen
- 40
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 41
Küche reinigen
3 Personen
- 42
Präsentationsraum reinigen
2 Personen
- 43
Materialien inventarisieren
- 44
Technik ausschalten
2 Personen
- 45
Geliehene Materialien zurückgeben
- 46
Dankesnachricht versenden
- 47
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- Empfangstresen
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- WeingläserAnz. 50
- Dinner-TellerAnz. 50
- DesserttellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Kommunikation
- NamensschilderAnz. 50
- PräsentationsmappenAnz. 45
- StifteAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 45
- WegweiserAnz. 8
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- AbfallgreiferAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
Sicherheit
- SicherheitswestenAnz. 5
- BesucherhelmeAnz. 45
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Lege dabei auch fest, wie lange Führung, Präsentation, Fragerunde und Pausen dauern.
- Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Besuch. Erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche und prüfe die Teilnehmerliste spätestens am Vortag ein zweites Mal.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher im tatsächlichen Präsentationsraum. Speichere die Präsentation zusätzlich lokal auf dem Laptop.
- Sende die Wegbeschreibung 3 bis 5 Tage vorher und reserviere den Transport erst, wenn die Teilnehmerzahl feststeht. Plane am Ankunftsort einen Empfangstresen mit Namensschildern und Anmeldematerial ein.
- Stelle Raum und Catering am Besuchstag mindestens 60 Minuten vor der Ankunft bereit. Getränke sollten gekühlt sein, Kaffeemaschinen und Wasserkocher funktionieren, und Tische, Stühle sowie Präsentationsraum müssen bereits stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Firmenbesuch organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm und Transport. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Besuch verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wann sollte man die Teilnehmerliste für einen Firmenbesuch schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin. So bleiben noch 3 bis 5 Werktage für Transport, Catering, Namensschilder und die Kontrolle der Registrierung.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Firmenbesuch?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Empfangstresen, Technik, Wegweiser und Catering ein. Für einen Raum mit Präsentation und Führung sind 90 Minuten sinnvoll, wenn die Technik erstmals vor Ort getestet wird.
- Was muss man am Tag vor einem Firmenbesuch prüfen?
- Prüfe die Teilnehmerliste, Namensschilder, Präsentation, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel. Kontrolliere außerdem Raum, Wegbeschreibung und Catering und stelle Getränke spätestens am Vorabend kalt.
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