Cómo organizar una visita a una empresa sin contratiempos
Una visita a una empresa necesita más coordinación que una simple cita: hay que cuadrar el programa con la empresa, controlar las inscripciones y preparar la llegada del grupo. Empieza confirmando la fecha y define quién recibe a los visitantes, por dónde entran y cuánto dura cada parte. Después organiza transporte, preguntas, presentación y catering. En los últimos días, comprueba asistentes, preferencias dietéticas, técnica, señalización y espacio de recepción para evitar retrasos al llegar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha de la visita
- 2
Coordinar el programa con la empresa
2 personas
- 3
Elaborar la lista de participantes
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar transporte
- 8
Coordinar el registro de visitantes
- 9
Preparar la visita guiada
2 personas
- 10
Recopilar la presentación
- 11
Reunir las preguntas de los estudiantes
- 12
Reservar el catering
- 13
Hacer tarjetas con nombres
- 14
Enviar indicaciones
- 15
Comprobar la lista de participantes
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Probar la técnica
2 personas
- 18
Enfriar las bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Comprobar el lugar
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 23
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
- 24
Preparar el material de registro
Evento
- 25
Recepción de participantes
3 personas
- 26
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 27
Servir café de bienvenida
2 personas
- 28
Dar una instrucción de seguridad
- 29
Realizar la presentación de la empresa
2 personas
- 30
Guiar la visita
3 personas
- 31
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 32
Servir aperitivos
3 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Coordinar la cena de networking
4 personas
- 35
Servir el postre
2 personas
- 36
Dar el discurso de agradecimiento
- 37
Guiar la salida de los participantes
3 personas
Seguimiento
- 38
Recoger la vajilla
3 personas
- 39
Clasificar residuos
2 personas
- 40
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 41
Limpiar la cocina
3 personas
- 42
Limpiar la sala de presentaciones
2 personas
- 43
Inventariar materiales
- 44
Apagar la técnica
2 personas
- 45
Devolver el material prestado
- 46
Enviar mensaje de agradecimiento
- 47
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mostrador de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Copas de vinocant. 50
- Platos de cenacant. 50
- Platos de postrecant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Comunicación
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Carpetas de presentacióncant. 45
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 45
- Señales direccionalescant. 8
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Pinzas para residuoscant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Esponjascant. 6
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 5
- Cascos para visitantescant. 45
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa con la empresa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de llegada, el registro de visitantes, la visita guiada, la presentación y el margen para preguntas.
- Fija una fecha límite de inscripción y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Revisa la lista al menos 48 horas antes y entrega al catering el número final.
- Reserva el transporte cuando conozcas el número de participantes y comunica las indicaciones de llegada con antelación. Añade un contacto para incidencias y calcula tiempo extra para el registro.
- Recopila la presentación y las preguntas de los estudiantes varios días antes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los alargadores y las regletas antes de que llegue el grupo.
- Prepara la recepción con tarjetas de nombre, bolígrafos, material de registro y señales direccionales. Coloca mesas, sillas y el espacio de presentación antes de la apertura, y enfría las bebidas con tiempo suficiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita a una empresa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar la fecha, coordinar el programa, reservar transporte y enviar invitaciones. Deja cerrados asistentes, catering y preferencias dietéticas como mínimo 48 horas antes.
- ¿Qué información debe incluir la invitación a una visita empresarial?
- Indica la fecha, la hora de llegada, el programa, la dirección, las instrucciones de acceso y la fecha límite para inscribirse. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con cualquier cambio práctico.
- ¿Cuándo hay que probar la presentación y el proyector?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y vuelve a comprobar los cables y la alimentación el mismo día. Abre la presentación en el portátil que se utilizará durante la visita.
- ¿Cuándo se confirma el número de personas para el catering?
- Comprueba la lista final 48 horas antes y comunica entonces el número de asistentes y las necesidades dietéticas. Reserva algunas raciones adicionales solo si el proveedor lo permite y está dentro del presupuesto acordado.
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