Zo organiseer je een bedrijfsbezoek zonder verrassingen
Begin een bedrijfsbezoek niet met de uitnodiging, maar met de datum en het programma van het ontvangende bedrijf. Leg daarna vast wie meegaat, hoe deelnemers reizen en welke informatie bezoekers bij aankomst nodig hebben. Verzamel vragen, dieetwensen en presentatiemateriaal ruim vooraf, zodat het bedrijf het programma kan afstemmen. Controleer in de laatste week de deelnemerslijst, techniek, catering en route. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst en een korte laatste controle van ruimte en materialen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Bezoekdatum bevestigen
- 2
Programma met bedrijf afstemmen
2 personen
- 3
Deelnemerslijst opstellen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Vervoer reserveren
- 8
Bezoekersregistratie afstemmen
- 9
Rondleiding voorbereiden
2 personen
- 10
Presentatie verzamelen
- 11
Vragen van studenten bundelen
- 12
Catering reserveren
- 13
Naamkaartjes maken
- 14
Routebeschrijving versturen
- 15
Deelnemerslijst controleren
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Techniek testen
2 personen
- 18
Dranken koud zetten
2 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 20
Locatie controleren
2 personen
- 21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 22
Presentatieruimte inrichten
2 personen
- 23
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
- 24
Registratiemateriaal klaarleggen
Event
- 25
Ontvangst van deelnemers
3 personen
- 26
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 27
Welkomstkoffie serveren
2 personen
- 28
Veiligheidsinstructie geven
- 29
Bedrijfspresentatie verzorgen
2 personen
- 30
Rondleiding begeleiden
3 personen
- 31
Vragenronde begeleiden
2 personen
- 32
Hapjes serveren
3 personen
- 33
Dranken bijvullen
2 personen
- 34
Netwerkdiner begeleiden
4 personen
- 35
Dessert serveren
2 personen
- 36
Bedankwoord uitspreken
- 37
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen
Nazorg
- 38
Servies verzamelen
3 personen
- 39
Afval sorteren
2 personen
- 40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 41
Keuken schoonmaken
3 personen
- 42
Presentatieruimte schoonmaken
2 personen
- 43
Materialen inventariseren
- 44
Techniek uitschakelen
2 personen
- 45
Geleende materialen retourneren
- 46
Bedankbericht versturen
- 47
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 45
- Ontvangstbalie
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterglazenaantal 50
- Wijnglazenaantal 50
- Dinerbordenaantal 50
- Dessertbordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Communicatie
- Naamkaartjesaantal 50
- Presentatiemappenaantal 45
- Pennenaantal 50
- Notitieblokkenaantal 45
- Richtingbordjesaantal 8
Decoratie
- Tafellopersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Sponzenaantal 6
Veiligheid
- Veiligheidsvestenaantal 5
- Bezoekershelmenaantal 45
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma eerst met het bedrijf en leg de definitieve tijden uiterlijk drie weken vooraf vast. Vraag meteen naar de duur van de rondleiding, presentaties, pauzes en bezoekersregistratie.
- Sluit de deelnemerslijst ongeveer tien dagen voor vertrek. Gebruik die lijst voor vervoer, naamkaartjes, catering en de registratiebalie; controleer de aantallen nog een keer op de werkdag ervoor.
- Verzamel vragen van studenten en dieetwensen niet pas tijdens de ontvangst. Zet beide uiterlijk één week vooraf door, zodat de contactpersoon en cateraar tijd hebben om te reageren.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag vóór het bezoek. Neem presentatiemappen, pennen en notitieblokken mee; juist die worden vaak vergeten wanneer alle aandacht naar de rondleiding gaat.
- Richt de ontvangstbalie minimaal 30 minuten voor aankomst in met registratiemateriaal, naamkaartjes en richtingbordjes. Zet koffie, water en hapjes pas klaar nadat tafels, stoelen, servies en de looproute zijn gecontroleerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsbezoek organiseren?
- Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Bevestig de bezoekdatum en het programma eerst; regel daarna deelnemers, vervoer, registratie en catering. Houd de laatste zeven dagen vrij voor controles en wijzigingen.
- Hoeveel deelnemers kun je meenemen naar een bedrijfsbezoek?
- Dat hangt af van de rondleiding en de ruimte van het bedrijf. Vraag bij de eerste programma-afstemming naar het maximale aantal per groep en splits grotere groepen op in rondes van ongeveer 10 tot 15 personen als dat nodig is.
- Wanneer stuur je de uitnodiging voor een bedrijfsbezoek?
- Stuur de uitnodiging ongeveer drie weken vooraf, zodra datum, programma en reistijd vaststaan. Sluit de aanmeldingen meestal zeven tot tien dagen vóór het bezoek, zodat je vervoer, catering en naamkaartjes definitief kunt maken.
- Wat moet je de dag voor een bedrijfsbezoek controleren?
- Controleer de deelnemerslijst, route, bezoekersregistratie, catering en alle presentatietechniek één dag vooraf. Leg naamkaartjes, richtingbordjes, notitieblokken en pennen klaar en zet dranken pas op de dag zelf koud.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!