Organiser une visite d’entreprise sans improviser

Une visite d’entreprise réussie repose sur un enchaînement précis : confirmer la date, cadrer le programme avec l’entreprise, puis gérer les participants et la logistique. Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver le transport et le catering. La veille, vérifiez la technique, les badges, l’accueil et l’aménagement des espaces. Le jour J, prévoyez un point d’enregistrement distinct et un responsable pour chaque étape de la visite.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de visite
2
Coordonner le programme avec l’entreprise
2 personnes
3
Établir la liste des participants
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le transport
8
Coordonner l'enregistrement des visiteurs
9
Préparer la visite guidée
2 personnes
10
Rassembler la présentation
11
Compiler les questions des étudiants
12
Réserver le catering
13
Créer des badges nominatifs
14
Envoyer les indications d'accès
15
Vérifier la liste des participants
16
Faire les courses
2 personnes
17
Tester la technique
2 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Vérifier le lieu
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
23
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Préparer le matériel d'inscription

Événement

25
Accueil des participants
3 personnes
26
Distribuer les badges
2 personnes
27
Servir le café de bienvenue
2 personnes
28
Donner les consignes de sécurité
29
Assurer la présentation de l’entreprise
2 personnes
30
Animer la visite guidée
3 personnes
31
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Animer le dîner de réseau
4 personnes
35
Servir le dessert
2 personnes
36
Prononcer le discours de remerciement
37
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

38
Rassembler la vaisselle
3 personnes
39
Trier les déchets
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Nettoyer la cuisine
3 personnes
42
Nettoyer l'espace de présentation
2 personnes
43
Inventorier le matériel
44
Éteindre la technique
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
46
Envoyer un message de remerciement
47
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Communication

Badges nominatifsqté 50
Chemises de présentationqté 45
Stylosqté 50
Blocs-notesqté 45
Panneaux d’orientationqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 5
Casques pour visiteursqté 45

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avec l’entreprise au moins 3 semaines avant la visite. Faites préciser la durée de la présentation, de la visite guidée et du temps consacré aux questions des étudiants.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ. Utilisez la liste finale pour confirmer le transport, les badges nominatifs, les besoins alimentaires et les indications d’accès.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises la veille. Une présentation de secours sur une clé USB évite de perdre du temps en cas de problème technique.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : table d’enregistrement, badges classés par ordre alphabétique, stylos et panneaux d’orientation. Gardez une copie imprimée de la liste des participants.
Réservez le catering dès que le nombre de participants est stabilisé, puis prévoyez le service séparément de la présentation. Mettez les boissons au frais à l’avance et vérifiez que les tasses, verres, assiettes et couverts correspondent au repas prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une visite d’entreprise ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Confirmez le programme et le transport tôt, puis finalisez les inscriptions, le catering et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour une visite d’entreprise ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la visite, avec la date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et d’ajuster le transport.
Que faut-il vérifier la veille d’une visite d’entreprise ?: Contrôlez la liste finale, les badges, l’accès, le transport, le catering et l’aménagement de la salle. Testez aussi toute la chaîne technique au moins une fois, y compris les câbles, les rallonges et le vidéoprojecteur.
Comment gérer l’accueil des participants le jour de la visite ?: Installez le comptoir d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue. Préparez les badges par ordre alphabétique, une liste imprimée et une personne chargée de l’enregistrement et des indications.

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