Checkliste für die Organisation einer Comics-Messe

Eine Comics-Messe steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Besucher und Helfer. Bestätige zuerst Raum, Datum, Reservierungen und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Ausstellerdaten, Standplan, Programm, Kasse und Sicherheitskonzept. In den letzten Tagen zählen vor allem praktische Details: Standnummern, Badges, Beschilderung, Wechselgeld, Technik und die Verpflegung für das Team.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Raum bestätigen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Posts veröffentlichen
Plakate verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
Standbetreiberdaten erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Standplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Preisabsprachen bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sicherheit buchen
Kassen- und Kartenleserverfahren erstellen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Programmschilder drucken
Liste der Standbetreiber drucken
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
Bargeld zum Wechseln abheben
Einkaufen gehen
2 Personen
Einkäufe prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Buchstände einrichten
4 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Programmschilder aufstellen
2 Personen
Tür- und Kassenteam instruieren
3 Personen
Toiletten kontrollieren

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Aussteller orientieren
2 Personen
Programm ankündigen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Einen Rundgang durch die Halle machen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Besucher ankündigen
Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber auschecken
3 Personen
Bargeld sichern
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Buchstände abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien sortieren
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Reste verstauen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Rechnungen und Quittungen sortieren
Aussteller über die Kaution informieren
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 45
BesuchertischeAnz. 6
StühleAnz. 80
Klappstühle für StandbetreiberAnz. 50
PräsentationsregaleAnz. 20
BuchstützenAnz. 90
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
KassenladeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
MobiltelefoneAnz. 3
FunkgeräteAnz. 6
Handmikrofon
LautsprecherAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
TrinkgläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ZangenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 50
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
Comicfiguren-PosterAnz. 20
Dekorative TextschilderAnz. 8
TischnummernAnz. 50
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-TischlampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Papierwaren

RegistrierungsformulareAnz. 400
ProgrammhefteAnz. 400
AusstellerverträgeAnz. 60
StifteAnz. 30
KlebezettelAnz. 20
A4-PapierAnz. 2
A4-EinschubhüllenAnz. 100
PreisetikettenAnz. 1000
KassenbonrollenAnz. 12
ArmbänderAnz. 500
NamensaufkleberAnz. 100
PapierklebebandAnz. 12
MarkerAnz. 20
KlebebandAnz. 12
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
SeilAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6

Beschilderung

WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
ToilettenschilderAnz. 4
Eingangsbanner

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4

Geldverarbeitung

BargeldkasseAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 4
AbrechnungsformulareAnz. 80

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
GabelschlüsselAnz. 2
HammerAnz. 2
MessbänderAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
ErsatzbatterienAnz. 40

Tipps

Lege Standflächen und Standnummern erst fest, wenn die Zusagen der Aussteller vorliegen. So vermeidest du kurzfristige Umzüge und kannst Tische, Stühle, Präsentationsregale und Buchstützen passend einplanen.
Schließe die Anmeldung der Aussteller spätestens 7 Tage vor der Messe ab. Erfasse dabei Kontaktdaten, Preisabsprachen und Ernährungswünsche, damit Programm, Standliste und Verpflegung rechtzeitig angepasst werden können.
Plane die Technik für Aufbau und Veranstaltung getrennt durch: Verlängerungskabel und Kabeltrommeln gehören an die Stände, Funkgeräte und Mobiltelefone an die Helferkoordination. Teste Mikrofon und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Einlass.
Bereite Kasse und Kartenzahlung vor dem Veranstaltungstag vor. Lege Kartenlesegeräte, Kassenlade und Wechselgeld gemeinsam bereit und prüfe jede Zahlungsart mit einer Testtransaktion.
Sortiere Armbänder und Badges nach Funktion oder Personengruppe und drucke Stand- und Programmschilder spätestens am Vortag. Eine nummerierte Ausgabeliste spart beim Einlass und beim Aufbau Zeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Comics-Messe organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Raum, Datum, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Einladungen an Standbetreiber und Besucher können danach mit festen Teilnahmebedingungen verschickt werden.
Wann muss der Standplan für eine Comics-Messe fertig sein?: Erstelle einen vorläufigen Plan etwa 4 Wochen vorher und bestätige ihn spätestens 7 Tage vor der Messe. Dann bleiben noch wenige Tage, um Standnummern, Beschilderung und Mobiliar abzugleichen.
Wie viele Helfer braucht eine Comics-Messe?: Plane mindestens 1 Helfer für Einlass und Kasse, 1 für die Ausstellerbetreuung und 1 für Technik oder Programm ein. Bei mehr als 100 Besuchern gleichzeitig ist eine zusätzliche Person für Orientierung und Sicherheit sinnvoll.
Wann sollte die Technik einer Comics-Messe getestet werden?: Prüfe Kartenlesegeräte, Lautsprecher, Handmikrofon und Verlängerungskabel am Vortag und erneut 2 Stunden vor Einlass. Halte zusätzlich geladene Mobiltelefone und Funkgeräte für die interne Kommunikation bereit.

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