Automeile organisieren: die praktische Checkliste

Eine Automeile braucht mehr Vorbereitung als eine reine Ausstellung: Fahrzeuge, Stände, Besucherströme, Zahlungen und Verpflegung müssen gleichzeitig funktionieren. Beginne früh mit Gelände, Genehmigungen und Versicherungen, bevor du Aussteller einlädst. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Standplätze, ein klarer Verkehrs- und Parkplan sowie getestete Kassen- und Tontechnik. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Aufbau vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Gelände abstecken
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Marktversicherung prüfen
Lieferanten und Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Autobörse online bewerben
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Zahlungsvereinbarungen bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Cateringbestellung aufgeben
Reservierungen bestätigen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
Ausstellerliste drucken
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Stände nummerieren
Armbänder und Bons zählen
2 Personen
Bargeld vorbereiten
2 Personen
Zahlungsgeräte testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Ausstellern letzte Anweisungen senden
Einkäufe abholen
2 Personen
Materialien zum Gelände bringen
3 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
Parkplätze markieren
4 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Zahlungspunkte einrichten
2 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Geländesicherheit überprüfen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
4 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
4 Personen
Eingang öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Eintrittszahlungen abwickeln
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Verkehr zu den Parkplätzen leiten
4 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Catering ausgeben
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Gelände und Wege kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Ausgang begleiten
3 Personen
Standbetreiber ausfahren lassen
4 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
Absperrgitter entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Zahlungsgeräte zurückgeben
Gelände übergeben
2 Personen
Aussteller nachtelefonieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
KlappbänkeAnz. 6
KleiderschutzhüllenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
KassatischAnz. 2
ProspektständerAnz. 4

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
KassenladeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelrollenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
AkkuladegeräteAnz. 4
HandyladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Eingangsbanner
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
SchälchenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Papierwaren

EintrittskartenAnz. 400
StandausweiseAnz. 100
ProgrammflyerAnz. 400
PläneAnz. 300
BonrollenAnz. 10
NotizblöckeAnz. 6
StifteAnz. 24
KlebezettelAnz. 12

Werkzeug

HammerAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
ZangenAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6
BodenankerAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Gelände, Genehmigungen und Marktversicherung zuerst – idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Automeile. Ohne diese Grundlage solltest du weder Anmeldungen veröffentlichen noch Standplätze zusagen.
Plane die Aussteller nicht nur nach Anmeldung ein: Verschicke die endgültige Standnummer, Zufahrt, Aufbauzeit und Zahlungsvereinbarung spätestens 7 Tage vorher. So kommen Fahrzeuge und Verkaufsstände nicht gleichzeitig ungeordnet an.
Erstelle Verkehrs- und Parkplan mit getrennten Bereichen für Aussteller, Besucher und Lieferanten. Drucke Ausstellerliste, Routenschilder und Standnummern vor dem Veranstaltungstag und lege Ersatzexemplare bereit.
Teste Kartenterminals, Kassenlade, Verlängerungskabel und Kabelrollen am Vortag. Lade Akkus und Handys vollständig auf; fehlende Ladegeräte oder eine nicht getestete Stromversorgung werden am Kassentisch schnell zum Engpass.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, LED-Lampen und Baustrahler. Für die Orientierung bei wechselndem Licht brauchst du Eingangsbanner, Wegweiser und Standnummern gut sichtbar an den Zufahrten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Automeile organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gelände, Genehmigungen, Versicherung und Ausstellersuche. Die finalen Standplätze, Zahlungsdetails und Aufbauhinweise sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin bestätigt sein.
Was braucht man für eine Automeile?: Neben Fahrzeugen und Ausstellern brauchst du unter anderem Zelte, Klapptische, Sitzgelegenheiten, Kassentechnik, Stromkabel, Beleuchtung, Lautsprecher und gut sichtbare Beschilderung. Plane außerdem Bargeld, Armbänder oder Bons sowie eine gedruckte Ausstellerliste ein.
Wie plant man Parkplätze und Zufahrten für eine Automeile?: Teile das Gelände in mindestens drei Zonen: Ausstellerzufahrt, Besucherparkplätze und Lieferbereich. Verschicke den Verkehrsplan spätestens 7 Tage vorher und stelle die Routenschilder vor dem Einlass auf.
Wann sollte das Catering für eine Automeile bestellt werden?: Gib die Cateringbestellung auf, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche belastbar sind, meist 10 bis 14 Tage vorher. Reservierungen und besondere Essenswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung bestätigen.

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