Sinterklausfest organisieren: der praktische Ablauf
Ein Sinterklausfest gelingt, wenn du zuerst Termin, Ort und Gäste klärst und danach Programm, Geschenke und Verpflegung planst. Lege früh fest, wann Sinterklaas und die Pieten auftreten und wie die Geschenke verteilt werden. Erst nach der endgültigen Gästeliste lohnt sich der Einkauf, weil Mengen und Ernährungswünsche dann feststehen. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Technik, Bühnenecke, Geschenketisch und Buffet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästeliste erstellen
- 6
Programm und Zeitplan ausarbeiten
2 Personen
- 7
Sinterklaas und Pieten buchen
- 8
Musik und Lieder auswählen
- 9
Spielaktivitäten vorbereiten
2 Personen
- 10
Geschenke einkaufen
2 Personen
- 11
Geschenke sortieren
2 Personen
- 12
Geschenke einpacken
3 Personen
- 13
Namensetiketten auf Geschenke kleben
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 17
Materialien bereitstellen
2 Personen
- 18
Ort überprüfen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 22
Bühnenecke und Stuhl bereitstellen
2 Personen
- 23
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 24
Geschenketisch einrichten
2 Personen
- 25
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
- 26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 27
Briefing des Empfangsteams
3 Personen
Event
- 28
Gäste empfangen
3 Personen
- 29
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 30
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Snacks servieren
3 Personen
- 33
Sinterklaas begrüßen
2 Personen
- 34
Sinterklaas-Programm begleiten
3 Personen
- 35
Geschenke austeilen
4 Personen
- 36
Buffet und Dessert servieren
4 Personen
- 37
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
- 38
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 39
Abfall sammeln
3 Personen
- 40
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 42
Dekoration entfernen
3 Personen
- 43
Location reinigen
4 Personen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffeAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Ausstattung
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
- Sinterklaas-Abend-Dekoration
- GirlandenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
- GeschenkkörbeAnz. 4
- KunststoffbischofsmützenAnz. 20
- PietenhüteAnz. 20
- LichterkettenAnz. 4
Spielmaterial
- SchühchenAnz. 30
- MalvorlagenAnz. 60
- BuntstifteAnz. 12
- Sinterklaas-Quizkarten
- WürfelAnz. 6
- JutesäckeAnz. 4
- Ringwurf-Set
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Ort und Termin mindestens 6 Wochen vorher und verschicke danach sofort die Einladungen. Bitte um Rückmeldung mit Ernährungswünschen und setze eine klare Anmeldefrist, etwa 10 Tage vor dem Fest.
- Plane den Ablauf rückwärts vom Auftritt von Sinterklaas und den Pieten. Rechne für Empfang, Lieder, Spiele, Auftritt und Geschenkverteilung feste Zeitblöcke ein und bestimme eine Person, die moderiert.
- Kaufe Geschenke erst nach der endgültigen Gästeliste und sortiere sie anschließend nach Namen. Packe sie spätestens 2 Tage vorher ein und klebe die Namensetiketten auf, damit am Geschenketisch nichts gesucht werden muss.
- Bereite Snacks am Vortag vor und stelle Getränke erst einige Stunden vor Beginn kalt. Plane pro erwachsene Person etwa 2 bis 3 Getränke für die erste Stunde und halte Wasser sichtbar in Karaffen bereit.
- Triff mindestens 90 Minuten vor dem Beginn ein. Stelle Tische, Stühle, Empfang, Buffet, Geschenketisch und Bühnenecke auf, teste Lautsprecher und Mikrofon und prüfe Verlängerungskabel, Abfallbehälter und Geschirr.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sinterklausfest planen?
- Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Die endgültige Gästeliste sollte 10 bis 14 Tage vor dem Fest feststehen, damit du Geschenke, Snacks und Getränke passend einkaufen kannst.
- Wann sollte man Sinterklaas und die Pieten buchen?
- Buche den Auftritt idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Fest, besonders wenn der Termin in die Adventszeit fällt. Bestätige eine Woche vorher Uhrzeit, Dauer, Ankunft und den Zugang zum Veranstaltungsort.
- Wie viel Essen und Getränke braucht man für ein Sinterklaasfest?
- Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person rechnen; zusätzlich sollte jederzeit Wasser bereitstehen. Plane bei Snacks ungefähr 4 bis 6 kleine Portionen pro Person und passe die Auswahl an die gemeldeten Ernährungswünsche an.
- Wann sollte man die Geschenke für das Sinterklaasfest vorbereiten?
- Sortiere die Geschenke spätestens 3 Tage vorher nach Namen und packe sie bis 2 Tage vor dem Fest ein. Klebe die Namensetiketten direkt danach auf und stelle die Geschenke am Veranstaltungstag getrennt vom Buffet auf.
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