Organiser une fête de Sinterklaas sans rien oublier

Pour organiser une fête de Sinterklaas, commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez rapidement la présence des invités. Le nombre d’enfants détermine les cadeaux, les activités, les places assises et les quantités à prévoir au buffet. Gardez ensuite un ordre simple : inscriptions et besoins alimentaires, programme, réservation de Sinterklaas et des Pieten, puis préparation du lieu. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : cadeaux non triés, son non testé et boissons encore chaudes au moment de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir la liste définitive des invités
6
Élaborer le programme et le planning
2 personnes
7
Réserver Sinterklaas et les Pieten
8
Sélectionner la musique et les chansons
9
Préparer les activités de jeu
2 personnes
10
Acheter les cadeaux
2 personnes
11
Trier les cadeaux
2 personnes
12
Emballer les cadeaux
3 personnes
13
Coller les étiquettes nominatives sur les cadeaux
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer le matériel
2 personnes
18
Vérifier le lieu
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Aménager la table d'accueil
2 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Préparer le coin podium et la chaise
2 personnes
23
Tester le système de sonorisation
2 personnes
24
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
25
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
30
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
34
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
35
Distribuer les cadeaux
4 personnes
36
Servir le buffet et le dessert
4 personnes
37
Animer la musique et la danse
2 personnes
38
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Retirer la décoration
3 personnes
43
Nettoyer le lieu
4 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Ranger les affaires restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 8

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 4
Décoration de la soirée des cadeaux
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Paniers-cadeauxqté 4
Mitres en plastiqueqté 20
Chapeaux de Pietenqté 20
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de jeu

Petits chaussonsqté 30
Coloriagesqté 60
Crayons de couleurqté 12
Cartes quiz Sinterklaas
Désqté 6
Sacs en juteqté 4
Set de lancer d’anneaux

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant la fête. Vous aurez ainsi une liste définitive pour prévoir les cadeaux, les chaises et les portions.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et notez séparément les besoins alimentaires. Faites les achats une semaine avant, puis préparez les en-cas la veille pour ne pas encombrer le programme le jour même.
Préparez les cadeaux en trois étapes : achat, tri par enfant, puis emballage avec une étiquette nominative. Gardez les cadeaux regroupés dans des bacs et installez la table des cadeaux hors de portée avant l’arrivée des enfants.
Construisez un planning avec une heure d’accueil, les chansons, les jeux, l’arrivée de Sinterklaas et le moment des cadeaux. Prévoyez au moins 15 minutes de marge avant le début pour installer les tables, le buffet et le coin podium.
Testez l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’accueil. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez une table d’accueil avec les inscriptions, les porte-manteaux et les poubelles accessibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de Sinterklaas ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la fête et fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant. Cela laisse le temps de finaliser les invités, les besoins alimentaires et les cadeaux.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une fête de Sinterklaas ?: Comptez 3 à 4 semaines pour une organisation confortable. Réservez Sinterklaas et les Pieten dès que la date et le lieu sont confirmés, puis consacrez la dernière semaine aux achats et à la préparation.
Quand préparer les cadeaux de Sinterklaas ?: Achetez-les dès que la liste définitive des invités est établie, idéalement 7 jours avant la fête. Triez-les, emballez-les et collez les étiquettes nominatives au plus tard la veille.
Que faut-il vérifier le jour de la fête ?: Arrivez au moins 60 minutes avant l’accueil pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, tester le son et préparer le buffet. Les boissons doivent être mises au frais plusieurs heures auparavant.

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