Zo organiseer je een Sinterklaasfeest zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; daarna kun je het programma, de cadeaus en de catering precies afstemmen. Reserveer Sinterklaas en de Pieten ruim vooraf en leg vast hoe lang hun bezoek duurt. Werk vervolgens naar één draaiboek toe met ontvangst, activiteiten, bezoek, cadeaumoment en afsluiting. Vooral cadeaus, dieetwensen, geluidsapparatuur en de opstelling van de ruimte worden vaak te laat gecontroleerd.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Programma en tijdschema uitwerken
2 personen
7
Sinterklaas en Pieten reserveren
8
Muziek en liedjes selecteren
9
Spelactiviteiten voorbereiden
2 personen
10
Cadeaus inkopen
2 personen
11
Cadeaus sorteren
2 personen
12
Cadeaus inpakken
3 personen
13
Naamlabels op cadeaus plakken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Materialen klaarzetten
2 personen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Podiumhoek en stoel klaarzetten
2 personen
23
Geluidsinstallatie testen
2 personen
24
Cadeautafel inrichten
2 personen
25
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
30
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Sinterklaas verwelkomen
2 personen
34
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
35
Cadeaus uitdelen
4 personen
36
Buffet en dessert serveren
4 personen
37
Muziek en dans begeleiden
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Versiering verwijderen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 4
Pakjesavonddecoratie
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Cadeaumandenaantal 4
Kunststof mijtersaantal 20
Pietenhoedenaantal 20
Lichtsnoerenaantal 4

Spelmateriaal

Schoentjesaantal 30
Kleurplatenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 12
Sinterklaasquizkaarten
Dobbelstenenaantal 6
Jutezakkenaantal 4
Ringwerpset

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en geef een sluitingsdatum voor aanmeldingen. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat je de definitieve gastenlijst en hapjes uiterlijk één week vooraf kunt vastleggen.
Plan het bezoek van Sinterklaas en de Pieten in het tijdschema en reserveer hen bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Zet ook de liedjes, spelactiviteiten en het cadeaumoment in een vaste volgorde met begin- en eindtijd.
Regel cadeaus niet pas in de laatste week. Sorteer ze per kind, pak ze in en plak naamlabels erop; maak daarna een aparte controle voordat alles in cadeaumanden of op de cadeautafel komt.
Test de draagbare speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Controleer op locatie ook of er genoeg tafels, stoelen, kapstokken en afvalbakken staan voor het verwachte aantal gasten.
Zet op de dag zelf eerst de ontvangsttafel, podiumhoek en cadeautafel klaar en richt daarna buffet en dranktafel in. Zet dranken minimaal 2 uur vooraf koud en houd servies, bestek en serveerschalen binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en het reserveren van Sinterklaas en de Pieten. Cadeaus, dieetwensen en het definitieve programma rond je uiterlijk 1 week vooraf af.
Wanneer moet je de cadeaus voor een Sinterklaasfeest regelen?: Koop de cadeaus bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodat je tijd hebt om ontbrekende spullen te vervangen. Sorteer, pak in en label alles uiterlijk 2 dagen voor het feest.
Hoe maak je een tijdschema voor een Sinterklaasfeest?: Plan ontvangst, liedjes, spelactiviteiten, het bezoek van Sinterklaas, cadeaus en afsluiting in blokken van 15 tot 30 minuten. Neem daarnaast minimaal 15 minuten speling op voor binnenkomst en uitloop.
Wanneer zet je de ruimte klaar voor een Sinterklaasfeest?: Doe de volledige opstelling op de feestdag minimaal 2 uur vooraf. Test geluidsapparatuur en microfoon al de dag ervoor en controleer vlak voor ontvangst alleen nog de cadeaus, dranken en materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.