Checkliste für einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsgeschichte

Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsgeschichte braucht mehr als Stände und Dekoration. Du koordinierst Genehmigungen, Gelände, Verkäufer, Technik, Helfer und eine Aufführung mit mehreren Beteiligten. Diese Checkliste führt dich durch die Planung in sinnvoller Reihenfolge – von Termin und Programm bis zum Aufbau. Besonders leicht vergessen werden Strom, Mikrofone, Lieferzeiten, Ernährungswünsche und ein Probedurchlauf der Geschichte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Stände und Zelte reservieren
Strom und Beleuchtung organisieren
Weihnachtsgeschichte auswählen
2 Personen
Rollen für die Weihnachtsgeschichte verteilen
3 Personen
Drehbuch für die Weihnachtsgeschichte anpassen
2 Personen
Marktverkäufer ansprechen
2 Personen
Standaufteilung bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Auftritt mit den Spielern proben
8 Personen
Musik für die Geschichte auswählen
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen mit den Verkäufern bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Weihnachtsgeschichte durchgehen
8 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Weihnachtsgeschichtendeko aufbauen
4 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Verkäufer empfangen
3 Personen
Stände mit Namensschildern versehen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Stände unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Weihnachtsmusik abspielen
Weihnachtsgeschichte ankündigen
Weihnachtsgeschichte aufführen
8 Personen
Publikum während der Geschichte begleiten
3 Personen
Lichtshow steuern
Fotoecke betreuen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkäufer ausladen lassen
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
2 Personen
Geschirr und Besteck sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abhängen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausgeliehene Sachen reinigen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Weihnachtsgeschichten-Deko verstauen
3 Personen
Beschallungsanlage verstauen
2 Personen
Ort sauber übergeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
Umkleidetisch
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ThermoskannenAnz. 8
WasserkaraffenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptops
KartenterminalsAnz. 2

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 8
Krippe
Weihnachtsgeschichten-Dekor
Rote TischdeckenAnz. 20
JuterollenAnz. 4
Weihnachtsmannkostüm
EngelsflügelAnz. 2
SternstäbeAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 20
LED-SpotsAnz. 6
BatterienAnz. 40
KabelmattenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchneebesenAnz. 2
DosenöffnerAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlcontainerAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubbesenAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 10
Rutschfeste MattenAnz. 8

Präsentation

ProgrammständerAnz. 4
InfotafelnAnz. 6
Stand-NamensschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 10
KreidetafelnAnz. 6
PinnwändeAnz. 2

Theater

KostümeAnz. 8
HandpuppenAnz. 4
SkriptmappenAnz. 8
Musik-Playlist

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Aufführungszeit früh fest. Plane für die Weihnachtsgeschichte mindestens eine vollständige Probe mit allen Spielern und teste dabei Musik, Funkmikrofone und Lautsprecher.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen mehrere Wochen vor dem Markt. Kläre außerdem, ob Zelte, Stände, Stromanschlüsse und eine Absperrung für das Gelände vorgeschrieben oder erforderlich sind.
Bestätige die Standaufteilung spätestens eine Woche vor dem Termin. Frage Verkäufer nach Lieferzeiten, Strombedarf und besonderen Ernährungswünschen, damit am Markttag keine kurzfristigen Änderungen entstehen.
Plane die Beleuchtung zusammen mit der Stromversorgung, nicht erst beim Aufbau. Zähle Verlängerungskabel, Kühlmöglichkeiten, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter vorab durch und teste die Technik.
Teile Helfer in konkrete Zeitfenster ein: Aufbau, Einlass, Betreuung der Aufführung, Ausschank und Abbau. Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und entscheide dann, welche Zelte, Schutzmaßnahmen oder Änderungen nötig sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Marktstände, Zelte, Verkäufer und Technik brauchen oft mehr Vorlauf als Dekoration oder Einkäufe.
Was braucht man für eine Weihnachtsgeschichte auf dem Weihnachtsmarkt?: Plane ein angepasstes Drehbuch, Rollen, Kostüme, mindestens eine Probe sowie Musik und Mikrofone ein. Für die Aufführung solltest du zusätzlich einen festen Ablauf und eine verantwortliche Person für die Technik festlegen.
Wann sollte man die Weihnachtsmarkt-Verkäufer bestätigen?: Bestätige Standaufteilung, Ankunftszeit und Lieferungen spätestens 7 Tage vor dem Markt. So bleiben noch einige Tage, um Lücken, Strombedarf oder besondere Wünsche zu klären.
Wann sollte man das Wetter für den Weihnachtsmarkt prüfen?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Kontrolliere dann Zelte, Beleuchtung, Wege, Absperrungen und den Schutz für Technik und Aufführungsbereich.

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