Einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsgeschichte organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsgeschichte braucht zwei Abläufe, die ineinandergreifen: den Markt mit Ständen, Verpflegung und Beleuchtung sowie die Aufführung mit Rollen, Text und Ton. Beginne mindestens acht bis zehn Wochen vorher mit Datum, Gelände und Genehmigungen. Danach folgen Verkäufer, Zelte, Strom, Einladungen und die Proben. Plane am Veranstaltungstag feste Aufbauzeiten und eine Person für Technik und Lieferungen ein, damit die Geschichte nicht durch fehlende Mikrofone oder verspätete Stände ins Stocken gerät.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Stände und Zelte reservieren
5
Strom und Beleuchtung organisieren
6
Weihnachtsgeschichte auswählen
2 Personen
7
Rollen für die Weihnachtsgeschichte verteilen
3 Personen
8
Drehbuch für die Weihnachtsgeschichte anpassen
2 Personen
9
Marktverkäufer ansprechen
2 Personen
10
Standaufteilung bestätigen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Veranstaltung online veröffentlichen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Auftritt mit den Spielern proben
8 Personen
17
Musik für die Geschichte auswählen
2 Personen
18
Werbung in sozialen Medien posten
19
Wettervorhersage prüfen
20
Lieferungen mit den Verkäufern bestätigen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
23
Weihnachtsgeschichte durchgehen
8 Personen
24
Gelände absperren
3 Personen
25
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Stromversorgung anschließen
2 Personen
28
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
29
Dekoration aufhängen
4 Personen
30
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
31
Weihnachtsgeschichtendeko aufbauen
4 Personen
32
Tonanlage aufstellen
3 Personen
33
Mikrofone testen
2 Personen
34
Verkäufer empfangen
3 Personen
35
Stände mit Namensschildern versehen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
43
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

44
Besucher begrüßen
4 Personen
45
Infostand besetzen
2 Personen
46
Stände unterstützen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
48
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Tische sauber halten
2 Personen
53
Weihnachtsmusik abspielen
54
Weihnachtsgeschichte ankündigen
55
Weihnachtsgeschichte aufführen
8 Personen
56
Publikum während der Geschichte begleiten
3 Personen
57
Lichtshow steuern
58
Fotoecke betreuen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Verkäufer ausladen lassen
2 Personen

Nachbereitung

61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
62
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
2 Personen
63
Geschirr und Besteck sammeln
3 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Beleuchtung abhängen
3 Personen
69
Gelände reinigen
5 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Ausgeliehene Sachen reinigen
2 Personen
73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
74
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
75
Weihnachtsgeschichten-Deko verstauen
3 Personen
76
Beschallungsanlage verstauen
2 Personen
77
Ort sauber übergeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
Umkleidetisch
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ThermoskannenAnz. 8
WasserkaraffenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptops
KartenterminalsAnz. 2

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 8
Krippe
Weihnachtsgeschichten-Dekor
Rote TischdeckenAnz. 20
JuterollenAnz. 4
Weihnachtsmannkostüm
EngelsflügelAnz. 2
SternstäbeAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 20
LED-SpotsAnz. 6
BatterienAnz. 40
KabelmattenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchneebesenAnz. 2
DosenöffnerAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlcontainerAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubbesenAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 10
Rutschfeste MattenAnz. 8

Präsentation

ProgrammständerAnz. 4
InfotafelnAnz. 6
Stand-NamensschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 10
KreidetafelnAnz. 6
PinnwändeAnz. 2

Theater

KostümeAnz. 8
HandpuppenAnz. 4
SkriptmappenAnz. 8
Musik-Playlist

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Weihnachtsgeschichte früh fest und verteile die Rollen spätestens vier Wochen vor dem Termin. Plane danach mindestens zwei gemeinsame Proben ein, davon eine mit Lautsprechern und Funkmikrofonen.
Teile das Gelände auf dem Plan in Bereiche für Marktstände, Zelte, Aufführung, Sitzplätze und Wege ein. Prüfe, ob Kabel die Laufwege kreuzen, und sichere sie vor dem Öffnen des Marktes.
Kläre Strom und Beleuchtung nicht erst beim Aufbau. Liste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Lautsprecher und Beleuchtung mit ihrem Standort auf und bestätige die Anschlüsse mindestens eine Woche vorher.
Bestätige Lieferungen und Standaufteilung zwei bis drei Tage vor dem Markt. So bemerkst du rechtzeitig, wenn ein Verkäufer fehlt, ein Zelt nicht kommt oder zusätzliche Tische und Stühle gebraucht werden.
Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und gib sie den Verkäufern gesammelt weiter. Halte außerdem wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Serviergeschirr und Besteck vor Beginn am jeweiligen Stand bereit, statt sie während des Betriebs zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens acht bis zehn Wochen vor dem Termin. Je nach Gelände, Verkaufsständen, Musik und Besucherzahl können weitere Vorgaben gelten; die zuständigen Stellen solltest du vor der Reservierung verbindlich fragen.
Wie viele Helfer braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens eine Person für die Gesamtkoordination, eine für Technik und Aufführung, zwei für Aufbau und Abbau sowie je eine Ansprechperson pro Standbereich ein. Bei mehreren Verkäufern oder mehr als 50 Gästen sind zusätzliche Helfer für Einlass, Nachschub und Sicherheit sinnvoll.
Wann sollte man für die Weihnachtsgeschichte proben?: Verteile die Rollen etwa vier Wochen vorher und setze mindestens zwei Proben an. Die letzte Probe sollte spätestens drei bis fünf Tage vor dem Markt stattfinden, inklusive Mikrofonen, Musik und gekürztem Ablauf für den Fall von Verzögerungen.
Wie plant man Strom und Beleuchtung für einen Weihnachtsmarkt?: Erstelle spätestens zwei Wochen vorher eine Liste aller Geräte und ihrer Standorte. Prüfe am Aufbautag mindestens zwei Stunden vor der Öffnung jede Leitung, jedes Mikrofon und jede Beleuchtung und sichere Verlängerungskabel außerhalb der Laufwege.

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