Checklist para organizar un mercado navideño con cuento

Un mercado navideño con cuento combina puestos, carpas, vendedores y una actuación, así que conviene trabajar por fases. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerrados los permisos, el reparto del espacio y la electricidad antes de anunciarlo. Después coordina a vendedores, voluntarios y participantes del cuento. Esta checklist también te ayuda a no olvidar los ensayos, el sonido, las entregas, las preferencias dietéticas y el cierre del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Reservar puestos y carpas
Gestionar la electricidad y la iluminación
Seleccionar el cuento de Navidad
2 personas
Repartir los papeles para el cuento de Navidad
3 personas
Adaptar el guion del cuento de Navidad
2 personas
Contactar a los vendedores del mercado
2 personas
Confirmar la distribución de los puestos
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Ensayar la actuación con los participantes
8 personas
Seleccionar música para el relato
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas con los proveedores
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Repasar el cuento de Navidad
8 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Montar la decoración del cuento de Navidad
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Poner tarjetas con el nombre a los puestos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Apoyar los puestos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Poner música navideña
Anunciar el cuento de Navidad
Representar el cuento de Navidad
8 personas
Guiar al público durante el relato
3 personas
Operar el espectáculo de luces
Atender el rincón fotográfico
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los vendedores descarguen
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Recoger la vajilla y los cubiertos
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Guardar la decoración del cuento de Navidad
3 personas
Guardar el equipo de sonido
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesa de camerino
Percheroscant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Enrollacablescant. 5
Regletascant. 8
Portátiles
Terminales de pagocant. 2

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 8
Belén
Decorado del cuento de Navidad
Manteles rojoscant. 20
Rollos de tela de yutecant. 4
Disfraz de Papá Noel
Alas de ángelcant. 2
Varitas estrelladascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 20
Focos LEDcant. 6
Bateríascant. 40
Alfombrillas para cablescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Batidor de varillascant. 2
Abrelatascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Contenedores frigoríficoscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de polvocant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Vallas de separacióncant. 10
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Presentación

Atriles para programascant. 4
Paneles informativoscant. 6
Tarjetas con el nombre del puestocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Pizarrascant. 6
Tableros de corchocant. 2

Teatro

Disfracescant. 8
Títeres de manocant. 4
Carpetas de guioncant. 8
Lista de reproducción de música

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la duración del cuento antes de contactar con vendedores. Reserva al menos 4 semanas para confirmar puestos, carpas, participantes y voluntarios.
Dibuja la distribución del recinto con antelación: separa los puestos de las carpas, deja pasillos despejados y coloca la zona del cuento cerca de los altavoces, micrófonos y mesa de mezclas.
No dejes la electricidad para el último día. Confirma los puntos de conexión, regletas, enrollacables e iluminación, y prueba todo durante el montaje, antes de que lleguen los visitantes.
Para el cuento, reparte los papeles y adapta el guion con tiempo. Programa al menos un ensayo completo con música y micrófonos, y un repaso final el mismo día.
Confirma las entregas y el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también vasos, tazas, termos, cafeteras, neveras, terminales de pago y material de servicio antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos, reservar puestos y carpas, contactar con vendedores, publicar el evento y organizar los ensayos del cuento.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercado navideño?: Confirma vendedores y distribución de puestos al menos 3 semanas antes. Vuelve a confirmar las entregas y necesidades de cada vendedor entre 24 y 48 horas antes del evento.
¿Cuántos ensayos necesita un cuento de Navidad?: Programa como mínimo un ensayo completo con todos los participantes, música y sonido, y haz un repaso final el día del evento. Si hay muchos papeles o cambios de guion, añade un segundo ensayo durante la semana anterior.
¿Qué se debe revisar el día anterior al mercado navideño?: Revisa el pronóstico, los permisos, las entregas, la distribución de puestos, la iluminación y el equipo de sonido. También comprueba la decoración, las bebidas, la vajilla, los terminales de pago y la lista de voluntarios entre 24 y 48 horas antes.

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