Foodtruck-Festival organisieren: Schritt für Schritt

Ein Foodtruck-Festival steht und fällt nicht nur mit der Auswahl der Trucks. Lege zuerst Datum, Ort, Kapazität und Genehmigungen fest, bevor du Verträge und Stromplanung angehst. Danach folgen Lageplan, Programm, Anmeldungen und Helfer. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferanten, erfasste Ernährungswünsche, Wetterplanung und ein klarer Ablauf vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
2 Personen
3
Foodtrucks auswählen
2 Personen
4
Foodtruck-Vereinbarungen festlegen
2 Personen
5
Strombedarf ermitteln
2 Personen
6
Lageplan erstellen
2 Personen
7
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
8
Programm zusammenstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Veranstaltung online veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Lieferanten informieren
2 Personen
14
Reservierungen vornehmen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Aufgaben verteilen
2 Personen
17
Ablaufplan abschließen
2 Personen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Foodtrucks bestätigen
2 Personen
20
Besucherinformationen versenden
2 Personen
21
Diätübersicht teilen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien prüfen
3 Personen
24
Materialien sortieren
3 Personen

Event

25
Foodtrucks empfangen
3 Personen
26
Gelände inspizieren
2 Personen
27
Absperrungen aufstellen
3 Personen
28
Foodtruck-Stellplätze markieren
3 Personen
29
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
30
Zelte aufbauen
5 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Buffet-Tische aufstellen
2 Personen
33
Müllstationen aufstellen
2 Personen
34
Lichterkette aufhängen
3 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Empfangstresen einrichten
2 Personen
37
Menütafeln aufstellen
3 Personen
38
Kühlboxen füllen
2 Personen
39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
41
Essbereiche reinigen
2 Personen
42
Foodtrucks Probelaufen lassen
3 Personen
43
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen
45
Anmeldungen prüfen
2 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Informationen bereitstellen
2 Personen
48
Essbereiche sauber halten
3 Personen
49
Getränke servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Bestand prüfen
2 Personen
55
Foodtruck-Fragen beantworten
2 Personen
56
Beleuchtung einschalten
57
Letzte Bestellrunde ankündigen
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Foodtrucks abfahren lassen
3 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Zelte abbauen
5 Personen
62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Gelände reinigen
5 Personen
65
Materialien trocknen
2 Personen
66
Materialien inventarisieren
2 Personen
67
Kühlboxen leeren
2 Personen
68
Restbestand einlagern
2 Personen
69
Abfall entsorgen
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Fundsachen sammeln
72
Location freigeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 12
PicknicktischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 6
TischplattenAnz. 2
DeckenAnz. 12

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
BatterielampenAnz. 12
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenterminalsAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
KabelbrückenAnz. 8
BodenankerAnz. 24
HeringeAnz. 40
SpanngurteAnz. 12
SeilAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
HandkarrenAnz. 3
RegenschirmbehälterAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
ArmbänderAnz. 600
BesucheraufkleberAnz. 600
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 10
Kassenschachteln für BargeldAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
SchlüsselanhängerAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 2
VorratsboxenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Wiederverwendbares BesteckAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
ServiettenhalterAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
TischdekorationAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
Menütafeln-StänderAnz. 10
KreidetafelnAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandfegerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
ServierplattenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
ThermobecherAnz. 80
VorratskistenAnz. 20
AllergenkartenAnz. 20
PreisschilderAnz. 40
MenüboardschutzfolienAnz. 12
ServiettenbehälterAnz. 12

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 6
WarnschilderAnz. 8

Werkzeug

HammerAnz. 4
SchraubendreherAnz. 4
GabelschlüsselAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
MessbänderAnz. 2

Tipps

Beginne mit Ort, Datum und Besucherkapazität. Prüfe die nötigen Genehmigungen frühzeitig und plane erst danach Anzahl und Position der Foodtrucks.
Kläre mit jedem Foodtruck schriftlich Angebot, Ankunftszeit, Platzbedarf, Strombedarf und Zahlungsabwicklung. So fehlen am Veranstaltungstag weder Anschlüsse noch ausreichend Stellfläche.
Erstelle den Lageplan mit getrennten Bereichen für Foodtrucks, Steh- und Picknicktische, Zelte sowie Kabelwege. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln dürfen keine Laufwege oder Fluchtwege kreuzen.
Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und teile die Übersicht vorab mit den beteiligten Trucks. Besucher sollten spätestens mit den Besucherinformationen wissen, welche Speisen angeboten werden.
Schließe den Ablaufplan spätestens in der letzten Woche ab und verteile jede Aufgabe an eine konkrete Person. Prüfe am Vortag Wetter, Materialien, Kartenterminals, Powerbanks und Beleuchtung.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodtruck-Festival planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Kapazität und Genehmigungen. Die Foodtruck-Auswahl und Vereinbarungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin stehen.
Wie viele Foodtrucks brauche ich für ein Festival?: Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck pro 75 bis 100 erwarteten Gästen rechnen, abhängig von Menü und Ausgabezeit. Für 300 Gäste sind daher meist 3 bis 4 Trucks sinnvoll.
Wie plane ich den Strom für ein Foodtruck-Festival?: Frage jeden Truck nach Anschlusswert und benötigten Steckdosen und fasse die Angaben mindestens 2 Wochen vorher zusammen. Plane Kabeltrommeln, Verlängerungskabel und eine sichere Verteilung ein, statt Anschlüsse spontan vor Ort zu suchen.
Was muss ich den Gästen vor dem Foodtruck-Festival mitteilen?: Schicke die Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Nenne Beginn, Ort, Zahlungsoptionen, Sitzmöglichkeiten und Hinweise zu erfassten Ernährungswünschen oder verfügbaren Speisen.

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