Foodtruck-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Foodtruck-Festival braucht mehr als mehrere Anbieter und hungrige Gäste. Du musst Genehmigungen, Strom, Platzaufteilung, Sitzgelegenheiten und einen belastbaren Ablauf rechtzeitig koordinieren. Besonders Ernährungswünsche, Kartenzahlung, Kühlung und Informationen für Besucher werden häufig zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Empfang der Foodtrucks am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Foodtrucks auswählen
2 Personen
Foodtruck-Vereinbarungen festlegen
2 Personen
Strombedarf ermitteln
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Lieferanten informieren
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aufgaben verteilen
2 Personen
Ablaufplan abschließen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Foodtrucks bestätigen
2 Personen
Besucherinformationen versenden
2 Personen
Diätübersicht teilen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Materialien sortieren
3 Personen

Event

Foodtrucks empfangen
3 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Absperrungen aufstellen
3 Personen
Foodtruck-Stellplätze markieren
3 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet-Tische aufstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Lichterkette aufhängen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Empfangstresen einrichten
2 Personen
Menütafeln aufstellen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Essbereiche reinigen
2 Personen
Foodtrucks Probelaufen lassen
3 Personen
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Anmeldungen prüfen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Essbereiche sauber halten
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand prüfen
2 Personen
Foodtruck-Fragen beantworten
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Letzte Bestellrunde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Foodtrucks abfahren lassen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
5 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Materialien trocknen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Location freigeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 12
PicknicktischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 6
TischplattenAnz. 2
DeckenAnz. 12

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
BatterielampenAnz. 12
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenterminalsAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
KabelbrückenAnz. 8
BodenankerAnz. 24
HeringeAnz. 40
SpanngurteAnz. 12
SeilAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
HandkarrenAnz. 3
RegenschirmbehälterAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
ArmbänderAnz. 600
BesucheraufkleberAnz. 600
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 10
Kassenschachteln für BargeldAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
SchlüsselanhängerAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 2
VorratsboxenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Wiederverwendbares BesteckAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
ServiettenhalterAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
TischdekorationAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
Menütafeln-StänderAnz. 10
KreidetafelnAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandfegerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
ServierplattenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
ThermobecherAnz. 80
VorratskistenAnz. 20
AllergenkartenAnz. 20
PreisschilderAnz. 40
MenüboardschutzfolienAnz. 12
ServiettenbehälterAnz. 12

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 6
WarnschilderAnz. 8

Werkzeug

HammerAnz. 4
SchraubendreherAnz. 4
GabelschlüsselAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
MessbänderAnz. 2

Tipps

Kläre Genehmigungen und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei auch Zufahrt, Stellflächen, Besucherzahl und die verfügbare Stromversorgung.
Plane die Foodtrucks nicht nur nach Küchenrichtung, sondern nach erwarteter Besucherzahl. Bestätige Anbieter, Strombedarf und Vereinbarungen spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Festival schriftlich.
Erstelle den Lageplan frühzeitig: Foodtrucks, Steh- und Picknicktische, Partyzelte, Sitzplätze, Kabelwege und Lautsprecher sollten vor dem Aufbau eindeutig feststehen.
Sammle Ernährungswünsche mit der Anmeldung und teile die Übersicht spätestens 7 Tage vorher mit den Foodtrucks. So können vegetarische, vegane oder allergenrelevante Angebote eingeplant werden.
Prüfe am Vortag Materialien, Mehrweggeschirr, Kühlboxen, Verlängerungskabel, Kartenterminals und Powerbanks. Am Veranstaltungstag sollte eine Person die Ankunft jedes Foodtrucks und den Aufbau koordinieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodtruck-Festival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Genehmigungen. Foodtrucks, Helfer und Ausstattung solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verbindlich planen.
Wie viele Foodtrucks brauche ich für ein Festival?: Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck pro 75 bis 100 Gäste rechnen, abhängig von Ausgabezeit und Speisen. Bei 300 Gästen sind daher meist 3 bis 4 Trucks sinnvoll, damit die Wartezeiten nicht unnötig lang werden.
Wann sollte der Lageplan für ein Foodtruck-Festival fertig sein?: Schließe den Lageplan spätestens 2 Wochen vorher ab. Berücksichtige darin Stellflächen, Stromanschlüsse, Kabeltrommeln, Sitzplätze, Zelte, Lautsprecher und freie Wege für Besucher und Lieferanten.
Wie viel Strom benötigen Foodtrucks bei einer Veranstaltung?: Fordere von jedem Foodtruck mindestens 3 bis 4 Wochen vorher den genauen Strombedarf an. Plane die Anschlüsse anschließend gemeinsam mit der Location und halte Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln für sichere, gekennzeichnete Wege bereit.

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