Weihnachtsmarkt mit Lichtshow organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit Lichtshow braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Markt, weil Genehmigungen, Stromversorgung und Lichttechnik aufeinander abgestimmt werden müssen. Lege zuerst Datum und Ort fest, zeichne anschließend den Marktplatzplan und reserviere früh die Lichtshow, Sanitäranlagen und Stromanschlüsse. Danach folgen Standbetreiber, Catering, Helfer und Besucherinformationen. Plane außerdem einen technischen Test vor dem Einlass ein, damit die Show nicht an fehlenden Kabeln, falschen Anschlüssen oder einem unklaren Ablauf scheitert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Stromversorgung reservieren
4
Lichtshow reservieren
5
Marktplatzplan zeichnen
2 Personen
6
Standaufteilung festlegen
2 Personen
7
Verkaufsregeln festlegen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Veranstaltung online veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
13
Catering reservieren
14
Sanitäre Anlagen reservieren
15
Versicherung prüfen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Standbetreiber informieren
2 Personen
18
Lichtshow-Programm kontrollieren
2 Personen
19
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
20
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
21
Zahlungssystem testen
2 Personen
22
Bestand prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
25
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
26
Technik aufbauen
2 Personen
27
Marktstände aufstellen
4 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
31
Lichtshow-Ausrüstung aufbauen
3 Personen
32
Lichterketten aufhängen
4 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
35
Infostand einrichten
2 Personen
36
Cateringstände einrichten
4 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
40
Zahlungspunkte einrichten
2 Personen
41
Beschallungsanlage testen
2 Personen
42
Lichtshow technisch testen
3 Personen
43
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen

Event

44
Aussteller empfangen
3 Personen
45
Besucher begrüßen
4 Personen
46
Infostand besetzen
2 Personen
47
Weihnachtsprodukte verkaufen
6 Personen
48
Heiße Getränke servieren
4 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Essensausgaben sauber halten
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Musik abspielen
54
Lichtshow ankündigen
55
Lichtshow durchführen
3 Personen
56
Zweite Lichtshow ankündigen
57
Zweite Lichtshow durchführen
3 Personen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Verkauf abschließen
4 Personen

Nachbereitung

60
Standbetreiber zum Verlassen auffordern
3 Personen
61
Lichtshow-Ausrüstung abbauen
3 Personen
62
Tonanlage abbauen
2 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
4 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Kühlboxen leeren
2 Personen
69
Gelände reinigen
4 Personen
70
Vorräte zurückbringen
2 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
72
Dekoration einlagern
2 Personen
73
Technik zurückbringen
2 Personen
74
Nicht verbrauchte Lebensmittel verwerten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
KassentischeAnz. 4
LagerboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 100
TellerAnz. 250
MesserAnz. 250
GabelnAnz. 250
LöffelAnz. 250
ServiertablettsAnz. 12
ZangenAnz. 10

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
WeihnachtstischläuferAnz. 20
WeihnachtssterneAnz. 24
KunstschneeAnz. 10
WeihnachtsmannkostümeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 24
LED-LaternenAnz. 30
LED-SpotsAnz. 12
Lichtshow-ProjektorenAnz. 4
Lichtshow-ControllerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 30

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
Laptop
KartenterminalsAnz. 4
KassenboxenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
Stromaggregat
FeuerlöscherAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenbedarfAnz. 4
MesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
VorratsboxenAnz. 20
EiswürfelbehälterAnz. 8
AlufolienhalterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Papierwaren

WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 150
SpeisekartenAnz. 30
PläneAnz. 500
ArmbänderAnz. 400
NotizblöckeAnz. 10
StifteAnz. 30

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
MarkierungsbandAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Werkzeug

HämmerAnz. 4
SchraubendrehersetsAnz. 4
ZangenAnz. 4
KabelbinderAnz. 500
GewebeklebebandAnz. 10
SpanngurteAnz. 20
TrittleiternAnz. 3

Tipps

Reserviere Stromversorgung und Lichtshow möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Prüfe danach, ob die verfügbare Leistung für Lichtketten, LED-Laternen, Verkaufsstände und die Show gleichzeitig ausreicht.
Zeichne den Marktplatzplan vor der Standaufteilung. Lass Wege, Notausgänge und Sicherheitsabstände frei und lege fest, wo Kassentische, Lagerboxen und Sitzplätze stehen.
Bestätige Standbetreiber nicht nur mündlich, sondern übermittle ihnen Verkaufsregeln, Aufbauzeit, Standplatz und eine Frist für Ernährungswünsche. So fehlen kurz vor dem Markt keine Angaben für das Catering.
Führe mindestens einen vollständigen Techniktest vor der Veranstaltung durch. Kontrolliere dabei das Lichtshow-Programm, die Stromversorgung, das Zahlungssystem und die Beschilderung bei den tatsächlichen Lichtverhältnissen.
Kühle Lebensmittel erst nach der Lieferung ein und prüfe den Bestand am Veranstaltungstag erneut. Für Heißgetränke solltest du Kaffeetassen, Teegläser, Löffel und Serviertabletts getrennt vom übrigen Geschirr bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Lichtshow planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen, Stromversorgung und der Reservierung der Lichtshow. Standbetreiber, Catering und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viel Strom braucht ein Weihnachtsmarkt mit Lichtshow?: Eine pauschale Zahl gibt es nicht, weil Lichtshow, Lichterketten, LED-Laternen und Verkaufsstände unterschiedliche Leistungen haben. Lass die Gesamtleistung aller Geräte spätestens 4 Wochen vorher prüfen und reserviere die Stromversorgung mit Reserve.
Wann sollte die Lichtshow bei einem Weihnachtsmarkt getestet werden?: Teste das vollständige Programm spätestens am Vortag, idealerweise zur gleichen Uhrzeit wie die spätere Show. Plane zusätzlich 30 bis 60 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest ein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt mit Lichtshow?: Teile die Aufgaben mindestens in Aufbau, Standbetreuung, Einlass beziehungsweise Information, Technik, Sicherheit und Abbau auf. Erstelle die Einsatzpläne spätestens 2 Wochen vorher und plane pro Schicht eine zusätzliche Person als Ersatz ein.

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