Organiser un marché de Noël avec spectacle lumineux

Pour organiser ce marché de Noël, commencez par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de réserver le spectacle lumineux. Le plan des stands, l’alimentation électrique et les sanitaires doivent ensuite être confirmés ensemble, car ils déterminent la circulation et la sécurité. Les inscriptions des exposants se traitent avant la communication au public, avec leurs besoins alimentaires et techniques. Enfin, prévoyez une répétition du programme lumineux et musical, puis une vérification des paiements, des stocks et de la signalétique le jour précédent.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Faire la réservation de l’alimentation électrique
4
Réserver le spectacle de lumière
5
Dessiner le plan du marché
2 personnes
6
Déterminer l'agencement des stands
2 personnes
7
Définir les règles de vente
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l’événement en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les exposants
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Réserver les sanitaires
15
Vérifier l’assurance
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Informer les exposants
2 personnes
18
Vérifier le programme du light show
2 personnes
19
Établir le programme musical
2 personnes
20
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
21
Tester le système de paiement
2 personnes
22
Vérifier les stocks
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Stocker les courses au frais
2 personnes
25
Trier les décorations de Noël
2 personnes
26
Installer la technique
2 personnes
27
Installer les stands de marché
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
31
Monter le matériel du spectacle de lumière
3 personnes
32
Installer les guirlandes lumineuses
4 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer le sapin de Noël
3 personnes
35
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
36
Installer les stands de restauration
4 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Installer le point café et thé
2 personnes
40
Aménager les points de paiement
2 personnes
41
Tester le système de sonorisation
2 personnes
42
Tester techniquement le spectacle de lumière
3 personnes
43
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

44
Accueillir les exposants
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Tenir le stand d’information
2 personnes
47
Vendre des produits de Noël
6 personnes
48
Servir des boissons chaudes
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Maintenir la propreté des points de restauration
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Passer de la musique
54
Annoncer le spectacle de lumière
55
Réaliser le spectacle de lumière
3 personnes
56
Annoncer le deuxième show lumière
57
Réaliser le deuxième show lumière
3 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Clôturer les ventes
4 personnes

Suivi

60
Faire partir les exposants
3 personnes
61
Démonter le matériel de show lumière
3 personnes
62
Démonter la sono
2 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Rapporter le stock
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger la décoration
2 personnes
73
Retourner le matériel technique
2 personnes
74
Traiter les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Tables de caisseqté 4
Caisses de stockageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 100
Assiettesqté 250
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 250
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 10

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Nappesqté 20
Chemins de table de Noëlqté 20
Étoiles de Noëlqté 24
Neige artificielleqté 10
Costumes de Père Noëlqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 24
Lanternes LEDqté 30
Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs pour le spectacle de lumièreqté 4
Contrôleurs de show lumièreqté 2
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 2
Ordinateur portable
Terminaux de paiementqté 4
Tiroirs-caissesqté 4
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Groupe électrogène
Extincteursqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Matériel de cuisineqté 4
Couteauxqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 20
Bacs à glaçonsqté 8
Supports pour papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 16
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Papeterie

Panneaux de directionqté 12
Étiquettes de prixqté 150
Cartes de menuqté 30
Plansqté 500
Braceletsqté 400
Blocs-notesqté 10
Stylosqté 30

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de marquageqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12

Outils

Marteauxqté 4
Jeux de tournevisqté 4
Pincesqté 4
Serre-câblesqté 500
Ruban adhésifqté 10
Sangles d'arrimageqté 20
Escabeauxqté 3

Conseils

Réservez l’alimentation électrique en même temps que le spectacle lumineux. Demandez la puissance nécessaire et prévoyez un test complet avant l’ouverture, plutôt que de découvrir une surcharge pendant le show.
Dessinez le plan du marché avant de confirmer les exposants. Laissez des passages clairement identifiés entre les stands, un accès libre aux sanitaires et une zone dégagée pour le spectacle lumineux.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les exposants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les tables, tentes et branchements.
Programmez la communication autour d’horaires précis. Indiquez notamment l’heure d’ouverture du marché et celle du spectacle lumineux afin d’éviter que le public arrive après le début de l’animation.
Faites une vérification finale la veille : paiements, stocks, courses conservées au frais, panneaux de sécurité et décorations. Contrôlez aussi le programme musical et attribuez chaque bénévole à un créneau précis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec spectacle lumineux ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Les autorisations, l’électricité, les exposants, les sanitaires et la réservation du spectacle sont les points qui peuvent prendre le plus de temps.
Quand faut-il réserver un spectacle lumineux pour un marché de Noël ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Vérifiez ensuite le programme et les besoins électriques au plus tard 7 jours avant.
Combien de stands prévoir pour un marché de Noël ?: Le nombre dépend de la surface disponible et de la largeur des passages. Finalisez le plan après avoir mesuré le lieu, puis gardez une zone libre pour le spectacle et les circulations de sécurité.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez-les environ 3 semaines avant l’ouverture. Demandez à ce moment-là leurs besoins alimentaires, leur installation et leurs besoins électriques afin de corriger le plan avant la communication finale.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.