Zo organiseer je een kerstmarkt met lichtshow

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je kramen of decoratie regelt. Daarna leg je de stroomvoorziening, lichtshow en plattegrond vast: bezoekers moeten veilig kunnen lopen en standhouders moeten weten waar ze staan. Werk vervolgens de verkoopregels, catering, sanitaire voorzieningen en vrijwilligersbezetting uit. In de laatste week controleer je betalingen, voorraad, dieetwensen, borden en het lichtshowprogramma. Zo voorkom je dat praktische zaken op de dag zelf de aandacht van de markt en show afleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Reservering stroomvoorziening maken
4
Lichtshow reserveren
5
Marktplattegrond tekenen
2 personen
6
Kraamindeling bepalen
2 personen
7
Verkoopregels vastleggen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Evenement online publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Standhouders bevestigen
2 personen
13
Catering reserveren
14
Sanitaire voorzieningen reserveren
15
Verzekering controleren
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Standhouders informeren
2 personen
18
Lichtshowprogramma controleren
2 personen
19
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
20
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
21
Betaalsysteem testen
2 personen
22
Voorraad controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
25
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
26
Techniek klaarzetten
2 personen
27
Marktkramen uitzetten
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
31
Lichtshowapparatuur opbouwen
3 personen
32
Lichtsnoeren ophangen
4 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Kerstboom plaatsen
3 personen
35
Infobalie inrichten
2 personen
36
Cateringkramen inrichten
4 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
40
Betaalpunten inrichten
2 personen
41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
42
Lichtshow technisch testen
3 personen
43
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

44
Standhouders ontvangen
3 personen
45
Bezoekers verwelkomen
4 personen
46
Infobalie bemannen
2 personen
47
Kerstproducten verkopen
6 personen
48
Warme dranken serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Eetpunten schoonhouden
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Muziek afspelen
54
Lichtshow aankondigen
55
Lichtshow uitvoeren
3 personen
56
Tweede lichtshow aankondigen
57
Tweede lichtshow uitvoeren
3 personen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Verkoop afsluiten
4 personen

Nazorg

60
Standhouders laten vertrekken
3 personen
61
Lichtshowapparatuur afbouwen
3 personen
62
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Koelboxen leegmaken
2 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Voorraad terugbrengen
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Decoratie opslaan
2 personen
73
Techniek retourneren
2 personen
74
Ongebruikte boodschappen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Kassatafelsaantal 4
Opslagboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 100
Bordenaantal 250
Messenaantal 250
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 250
Serveerbladenaantal 12
Tangenaantal 10

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Kersttafellopersaantal 20
Kerststerrenaantal 24
Kunstsneeuwaantal 10
Kerstmanpakkenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 24
LED-lantaarnsaantal 30
LED-spotsaantal 12
Lichtshowprojectorenaantal 4
Lichtshowcontrollersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 30

Apparatuur

Speakersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Laptop
Betaalterminalsaantal 4
Kassabakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Aggregaat
Brandblussersaantal 4
Portofoonsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksbenodigdhedenaantal 4
Messenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 20
IJsblokjesbakkenaantal 8
Aluminiumfoliehoudersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Routebordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 150
Menukaartenaantal 30
Plattegrondenaantal 500
Polsbandjesaantal 400
Notitieblokkenaantal 10
Pennenaantal 30

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Markeertapeaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Gereedschap

Hamersaantal 4
Schroevendraaiersetsaantal 4
Tangenaantal 4
Kabelbindersaantal 500
Ducttapeaantal 10
Spanbandenaantal 20
Trapladdersaantal 3

Tips

Reserveer stroom en lichtshow zodra datum en locatie vaststaan. Test de aansluitingen en controleer vooraf hoeveel lichtsnoeren, LED-lantaarns en andere apparatuur tegelijk kunnen werken.
Teken de marktplattegrond vóór je standhouders definitief bevestigt. Houd een duidelijke looproute vrij en plaats catering, sanitaire voorzieningen en opslagboxen zo dat bezoekers niet door werkzones hoeven.
Stuur standhouders uiterlijk een week vooraf hun plek, opbouwtijd, verkoopregels en betaalwijze. Vraag dieetwensen en bijzondere stroombehoeften niet pas op de evenementdag op.
Plan de lichtshow als apart programmaonderdeel met een vaste starttijd en controleer het programma op de dag zelf. Informeer vrijwilligers en bezoekers met route- en veiligheidsborden waar ze moeten staan en wanneer de show begint.
Doe gekoelde boodschappen zo laat mogelijk en regel direct opslag op temperatuur. Tel herbruikbare bekers, servies en voorraad vóór opening, zodat je niet tijdens de drukste uren zonder koffiekopjes, borden of bestek zit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met lichtshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, stroom en de reservering van de lichtshow. Plan de definitieve standhouders, catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstmarkt op te bouwen?: Reken minimaal 4 uur voor kramen, tenten, tafels, decoratie, stroom, bewegwijzering en betaalpunten. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige veiligheids- en lichtshowtest vóór bezoekers binnenkomen.
Welke vergunningen heb je nodig voor een kerstmarkt met lichtshow?: Dat hangt af van de locatie, bezoekersaantallen, verkoop, muziek en lichtshow. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag ook na of verzekering, tijdelijke stroom en sanitaire voorzieningen aanvullende voorwaarden hebben.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt met lichtshow?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke zone: entree, marktterrein, catering, sanitair, backstage en lichtshow. Voor een kleine markt kom je meestal uit op 6 tot 8 vrijwilligers, met extra bezetting tijdens opbouw en de show.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.