Cómo organizar un mercado navideño con espectáculo de luces

Un mercado navideño con espectáculo de luces se organiza en dos líneas paralelas: primero se asegura el lugar, los permisos y la electricidad; después se ordenan los puestos, el programa y la atención al público. Empieza por fijar fecha y ubicación, porque el espectáculo, el suministro eléctrico y los aseos dependen de ello. El plano debe estar listo antes de invitar a los vendedores. En la última semana conviene probar los pagos, revisar el inventario y confirmar horarios con cada responsable.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Hacer la reserva de suministro eléctrico
4
Reservar el espectáculo de luces
5
Dibujar el plano del mercado
2 personas
6
Determinar la distribución de los puestos
2 personas
7
Establecer las normas de venta
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar el evento en línea
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
13
Reservar el catering
14
Reservar instalaciones sanitarias
15
Comprobar el seguro
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Informar a los responsables de los stands
2 personas
18
Comprobar el programa del espectáculo de luces
2 personas
19
Preparar el programa musical
2 personas
20
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
21
Probar el sistema de pago
2 personas
22
Comprobar el inventario
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Guardar los productos refrigerados
2 personas
25
Clasificar decoración navideña
2 personas
26
Preparar la técnica
2 personas
27
Montar los puestos del mercado
4 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
31
Montar el equipo del espectáculo de luces
3 personas
32
Colgar guirnaldas de luces
4 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
35
Montar el mostrador de información
2 personas
36
Montar los puestos de catering
4 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Montar el punto de café y té
2 personas
40
Montar los puntos de pago
2 personas
41
Probar el sistema de sonido
2 personas
42
Prueba técnica del espectáculo de luces
3 personas
43
Realizar el control de seguridad
3 personas

Evento

44
Recibir a los expositores
3 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
46
Atender el mostrador de información
2 personas
47
Vender productos navideños
6 personas
48
Servir bebidas calientes
4 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener limpios los puntos de comida
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Poner música
54
Anunciar el espectáculo de luces
55
Realizar el espectáculo de luces
3 personas
56
Anunciar el segundo espectáculo de luces
57
Realizar el segundo espectáculo de luces
3 personas
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Cerrar ventas
4 personas

Seguimiento

60
Despedir a los expositores
3 personas
61
Desmontar el equipo del espectáculo de luces
3 personas
62
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Devolver el stock
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar la decoración
2 personas
73
Devolver el equipo técnico
2 personas
74
Gestionar los alimentos sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 6
Mesas de cajacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 100
Platoscant. 250
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 250
Bandejas de serviciocant. 12
Pinzascant. 10

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Mantelescant. 20
Caminos de mesa navideñoscant. 20
Flores de Pascuacant. 24
Nieve artificialcant. 10
Trajes de Papá Noelcant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 24
Faroles LEDcant. 30
Focos LEDcant. 12
Proyectores para espectáculo de lucescant. 4
Controladores del espectáculo de lucescant. 2
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 30

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Portátil
Terminales de pagocant. 4
Cajas de la cajacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Grupo electrógeno
Extintorescant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Utensilios de cocinacant. 4
Cuchilloscant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Cubiterascant. 8
Portarrollos de papel de aluminiocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 16
Pinzas de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Artículos de papel

Señales de rutacant. 12
Etiquetas de preciocant. 150
Cartas del menúcant. 30
Planoscant. 500
Pulserascant. 400
Bloc de notascant. 10
Bolígrafoscant. 30

Seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de marcadocant. 10
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Herramientas

Martilloscant. 4
Juegos de destornilladorescant. 4
Pinzascant. 4
Bridascant. 500
Cinta americanacant. 10
Correas de amarrecant. 20
Escaleras de tijeracant. 3

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de reservar el espectáculo de luces. Deja al menos 6 semanas para comprobar autorizaciones, seguro y necesidades de electricidad.
Dibuja el plano antes de abrir las inscripciones: define la ubicación de cada puesto, las carpas, la ruta de entrada y salida, los aseos y las zonas de seguridad. Así sabrás cuántos vendedores caben realmente.
Envía a cada responsable del puesto sus normas de venta, horario de montaje y medidas disponibles al menos 10 días antes. Pide también las preferencias dietéticas de los asistentes antes de confirmar el catering.
Programa una prueba técnica entre 2 y 3 horas antes de abrir: comprueba el suministro eléctrico, el espectáculo de luces, la música, la señalización y el sistema de pago.
Haz la revisión final el día anterior: guarda los productos refrigerados, clasifica la decoración navideña y cuenta vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos. Los faltantes de vajilla son difíciles de resolver cuando ya han llegado los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, el seguro, la reserva de electricidad y el espectáculo de luces deben quedar confirmados antes de anunciar el evento.
¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?: Hazlo al menos 4 semanas antes, antes de gestionar las inscripciones. Incluye puestos, carpas, mesas, circulación, aseos, acceso técnico y rutas de seguridad.
¿Cuándo se debe probar el sistema de pago?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela entre 2 y 3 horas antes de abrir. Comprueba también que haya mesas de caja y una alternativa si falla la conexión.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar la decoración y las luces?: Monta la decoración no más tarde del día anterior y reserva entre 2 y 3 horas el día del evento para revisar guirnaldas de luces, faroles LED y el programa del espectáculo.

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