Eine Automeile Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Automeile laufen Ausstellung, Besucherführung, Verkehr und Verkauf gleichzeitig. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern mit Gelände, Genehmigungen und dem gewünschten Ablauf. Danach folgen Ausstelleranmeldung, Standvergabe, Verkehrsplan und Versorgung. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Ankunftszeiten, klare Beschilderung, getestete Kartenterminals und ein belastbarer Plan für schlechtes Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Gelände abstecken
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Marktversicherung prüfen
4
Lieferanten und Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Autobörse online bewerben
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Standplätze zuweisen
2 Personen
10
Zahlungsvereinbarungen bestätigen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Cateringbestellung aufgeben
13
Reservierungen bestätigen
14
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
15
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
16
Ausstellerliste drucken
17
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
18
Stände nummerieren
19
Armbänder und Bons zählen
2 Personen
20
Bargeld vorbereiten
2 Personen
21
Zahlungsgeräte testen
2 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Ausstellern letzte Anweisungen senden
24
Einkäufe abholen
2 Personen
25
Materialien zum Gelände bringen
3 Personen
26
Gelände absperren
4 Personen
27
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
28
Parkplätze markieren
4 Personen
29
Standplätze markieren
3 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Standnummern aufhängen
2 Personen
33
Eingangstresen einrichten
2 Personen
34
Zahlungspunkte einrichten
2 Personen
35
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
37
Cateringbereich einrichten
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
3 Personen
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
42
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
43
Geländesicherheit überprüfen
2 Personen

Event

44
Aussteller empfangen
4 Personen
45
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
4 Personen
46
Eingang öffnen
3 Personen
47
Besucher empfangen
3 Personen
48
Eintrittszahlungen abwickeln
2 Personen
49
Programmhefte verteilen
2 Personen
50
Verkehr zu den Parkplätzen leiten
4 Personen
51
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
52
Catering ausgeben
4 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks nachfüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Gelände und Wege kontrollieren
2 Personen
58
Beleuchtung kontrollieren
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Ausgang begleiten
3 Personen
61
Standbetreiber ausfahren lassen
4 Personen

Nachbereitung

62
Kasse abschließen
2 Personen
63
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
4 Personen
66
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
67
Absperrgitter entfernen
3 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Gelände reinigen
4 Personen
70
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
71
Bestände zählen
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Materialien zurückbringen
3 Personen
74
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
75
Zahlungsgeräte zurückgeben
76
Gelände übergeben
2 Personen
77
Aussteller nachtelefonieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
KlappbänkeAnz. 6
KleiderschutzhüllenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
KassatischAnz. 2
ProspektständerAnz. 4

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
KassenladeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelrollenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
AkkuladegeräteAnz. 4
HandyladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Eingangsbanner
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
SchälchenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Papierwaren

EintrittskartenAnz. 400
StandausweiseAnz. 100
ProgrammflyerAnz. 400
PläneAnz. 300
BonrollenAnz. 10
NotizblöckeAnz. 6
StifteAnz. 24
KlebezettelAnz. 12

Werkzeug

HammerAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
ZangenAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6
BodenankerAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Stecke Gelände und Zufahrten früh ab und kläre Genehmigungen sowie die Marktversicherung, bevor du Aussteller verbindlich einlädst. Plane zusätzlich die Flächen für Stände, Besucherparkplätze und Lieferfahrzeuge ein.
Verschicke das Anmeldeformular mit einer festen Frist und bestätige Zahlungsvereinbarungen schriftlich. Weise Standplätze erst zu, wenn du weißt, wie viele Fahrzeuge, Anbieter und Anschlüsse tatsächlich benötigt werden.
Erstelle den Verkehrs- und Parkplan spätestens eine Woche vorher. Drucke Ausstellerliste, Standnummern und Routenschilder nicht erst am Veranstaltungstag; lege außerdem eine Reserve für kurzfristige Änderungen an.
Bestelle das Catering nach bestätigten Reservierungen und erfrage Ernährungswünsche gesammelt. Für den Einlass solltest du Armbänder und Bons abzählen, Bargeld vorbereiten und jedes Kartenterminal vor dem Aufbau testen.
Schicke den Ausstellern die letzten Anweisungen 48 Stunden vorher: Ankunftszeit, Zufahrt, Standnummer und Ansprechpartner. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und bringe Zelte, Kabel, Beleuchtung, Kühlboxen und Beschilderung in einer festen Reihenfolge aufs Gelände.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Automeile organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Gelände, Genehmigungen, Versicherung und der Suche nach Ausstellern. Die Standvergabe und der Verkehrsplan sollten spätestens eine Woche vor dem Termin feststehen.
Wie plant man die Standplätze bei einer Automeile?: Ordne zuerst Zufahrten, Rettungswege, Besucherparkplätze und Lieferbereiche zu. Vergib danach nummerierte Standplätze und sende jedem Aussteller spätestens 48 Stunden vorher Standnummer, Ankunftszeit und Zufahrtsinformation.
Was muss man für die Bezahlung auf einer Automeile vorbereiten?: Bereite eine Kassenlade, Bargeld und die benötigte Anzahl an Bons oder Armbändern vor. Teste alle Kartenterminals am Vortag und halte Verlängerungskabel sowie geladene Akkus für den Betrieb bereit.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für eine Automeile?: Plane Partyzelte, wettergeschützte Kleiderhüllen und zusätzliche LED-Lampen oder Baustrahler ein. Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und teile den Ausstellern 48 Stunden vorher mit, welche Schutzmaßnahmen vorgesehen sind.

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