Einkaufsliste für ein Flüchtlingstreffen

Für ein Flüchtlingstreffen brauchst du mehr als Essen und Getränke: Namensschilder, übersetzte Informationen, Geschirr, Technik und eine kinderfreundliche Ausstattung müssen am Veranstaltungsort bereitliegen. Plane die Mengen nach den Anmeldungen und halte bei Getränken und Besteck etwas Reserve ein. Besonders oft fehlen Serviergeschirr, Kühlmöglichkeiten und Verlängerungskabel. Diese Einkaufsliste bündelt die Dinge, die du für Empfang, Buffet, Gespräche und das Programm einplanen solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
InformationstischeAnz. 6
KinderhochstühleAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 110
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SuppenkellenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
TablettsAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlboxetikettenAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
WimpelkettenAnz. 8
PapierdekorationAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 40
InfotafelnAnz. 12
TischnummernAnz. 12

Kinderaktivitäten

BuntstifteAnz. 12
MalmalbücherAnz. 30
ZeichenpapierAnz. 200
FilzstifteAnz. 12
BausteineAnz. 4
PuzzlesAnz. 8
SpieleAnz. 8
SpielmattenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
LöschdeckenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Basmati-Reis - 8 Kilogramm
- Couscous - 5 Kilogramm
- Penne - 5 Kilogramm
- Kartoffeln - 8 Kilogramm
- Halal Hähnchenbrust - 8 Kilogramm
- Kichererbsen - 24 Dosen
- Linsen - 12 Dosen
- Tomatenwürfel - 24 Dosen
- Tomatenmark - 12 Dosen
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 8 kilogram
- Rote Paprikaen - 5 Kilogramm
- Karotten - 5 Kilogramm
- Zwiebeln - 5 Kilogramm
- Knoblauch - 12 Knollen
- Zucchini - 5 Kilogramm
- Spinat - 3 Kilogramm
- Champignons - 3 Kilogramm
- Mais - 12 Dosen
- Erbsen - 8 Kilogramm
- Gemischter Salat - 3 Kilogramm
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Bananen - 8 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Orangen - 8 kilogramm
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Datteln - 3 Kilogramm
- Rosinen - 2 Kilogramm
- Naturchips - 12 Tüten
- Paprikachips - 12 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Hummus - 3 Kilogramm
- Joghurt - 6 Kilogramm
- Feta - 2 Kilogramm
- Geriebener Käse - 2 Kilogramm
- Veganer Käse - 1 Kilogramm
- Pitabrote - 120 Stück
- Naanbrot - 60 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Glutenfreies Brot - 3 Brote
- Butter - 2 Kilogramm
- Margarine - 2 Kilogramm
- Olivenöl - 3 Liter
- Sonnenblumenöl - 3 Liter
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Knoblauchsauce - 3 Liter
- Chilisauce - 2 Liter
- Sojasauce - 2 Liter
- Currypulver - 500 Gramm
- Kreuzkümmel - 500 gram
- Paprikapulver - 500 Gramm
- Zimt - 250 gram
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Salz - 1 Kilogramm
- Brühwürfel - 3 Packungen
- Zucker - 3 Kilogramm
- Kaffee - 3 kilogram
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 4 Kartons
- Minztee - 3 Kartons
- Kakaopulver - 1 Kilogramm
- Milch - 18 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Stilles Wasser - 12 Kisten
- Sprudelwasser - 4 Kisten
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangensaft - 12 Liter
- Apfelsaft - 12 Liter
- Mango-Saft - 8 Liter
- Bäckereikuchen - 8 Kilogramm
- Kekse - 8 Kilogramm
- Vegane Kekse - 3 Kilogramm
- Glutenfreie Kekse - 2 kilogram
- Papierservietten - 800 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handgel - 6 Flaschen

Tipps

Rechne beim Geschirr mit mindestens einem Teller, einem Becher, einem Besteckset und einem Wasserglas pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Reserve. Bei einem Buffet brauchst du außerdem je zwei Servierlöffel oder Suppenkellen pro warmem beziehungsweise flüssigem Gericht.
Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Stelle Wasser sichtbar bereit und kühle mindestens die Hälfte der Getränke vor Beginn; Kühlboxen werden dabei häufig zu spät organisiert.
Für Kaffee und Tee solltest du pro 10 Personen eine Kaffeemaschine oder einen Wasserkocher einplanen und zusätzlich Warmhaltebehälter bereitstellen. Prüfe spätestens am Vortag, ob passende Kaffeetassen, Wassergläser und ausreichend Stromanschlüsse vorhanden sind.
Wenn Präsentationen oder Übersetzungen vorgesehen sind, gehören Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone zusammen an einen Technikplatz. Teste die gesamte Verbindung mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und lege Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Für Kinderaktivitäten reichen einzelne Spielsachen nicht aus: Plane einen klar abgegrenzten Bereich, Kinderhochstühle nach Anmeldung und Absperrpfosten für Laufwege ein. Namensschilder, Infotische und übersetzte Programmblätter sollten spätestens am Vorabend sortiert und transportfertig verpackt sein.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Flüchtlingstreffen?: Plane pro angemeldeter Person einen Mehrweg-Teller, einen Becher, ein Besteckset und ein Wasserglas ein. Rechne zusätzlich mit 10 Prozent Reserve, also bei 50 Gästen mit 55 Exemplaren je Grundteil.
Wie viele Getränke sollte ich für ein Flüchtlingstreffen kaufen?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa eines pro Stunde. Für 50 Gäste und ein dreistündiges Treffen sind damit ungefähr 200 bis 250 Getränke eine sichere Planungsgröße, abhängig von der Größe der Flaschen oder Becher.
Wann muss ich Catering und Dolmetscher für das Treffen organisieren?: Hole die Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin ein und bestätige das Catering danach. Dolmetscher solltest du mindestens 2 bis 3 Wochen vorher reservieren, besonders wenn mehrere Sprachen benötigt werden.
Welche Technik brauche ich für Präsentationen beim Flüchtlingstreffen?: Für Präsentationen gehören mindestens ein Laptop, ein Beamer, eine Projektionsleinwand, Lautsprecher und ein Funkmikrofon zusammen. Teste alles mindestens 2 Stunden vor Beginn und nimm mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel mit.

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