Osterfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Osterfeier braucht mehr Vorbereitung als Dekoration und Schokoladeneier. Lege zuerst Termin, Programm, Räume und Budget fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer, Musik und Kinderbetreuung. Plane außerdem früh, wo die Ostereier versteckt werden, wie die Schnitzeljagd läuft und welche Mengen an Essen, Geschirr und Getränken benötigt werden. Die Checkliste mit 78 Aufgaben und 88 Gegenständen führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Räume reservieren
Budget und Eintritt festlegen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kinderbetreuer einteilen
2 Personen
Musiker bestätigen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Allergenübersicht erstellen
Plan zum Verstecken der Ostereier erstellen
2 Personen
Schnitzeljagd vorbereiten
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte drucken
Route und Beschilderung erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Materialien abholen
2 Personen
Tischwäsche waschen
Dekoration sortieren
2 Personen
Eier und Bastelmaterial einkaufen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Ostereier kochen und färben
3 Personen
Material für die Schnitzeljagd bereitstellen
2 Personen
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Schlüssel und Zugang organisieren
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kinderbereich einrichten
2 Personen
Schnitzeljagd ausstecken
3 Personen
Ostereier verstecken
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen

Event

Anmeldetisch besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm ankündigen
Osterfeier begleiten
3 Personen
Musikauftritte betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Kinderbasteln betreuen
4 Personen
Ostereiersuche begleiten
5 Personen
Gefundene Eier verteilen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Mahlzeit servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Live-Musik betreuen
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Reste sicher kühlen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
Böden und Toiletten reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
KinderhochstühleAnz. 8
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
TischwäscheAnz. 16

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
KannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AuflaufformenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Laptop
Präsentationsbildschirm

Dekoration

OsterschmuckAnz. 12
OsterzweigeAnz. 6
KunstblumenAnz. 24
TischdekorationenAnz. 12
OsterkörbchenAnz. 40
KreidetafelnAnz. 4
NamensschildhalterAnz. 90
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 24

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Kinderaktivitäten

BasteltischeAnz. 4
BastelmattenAnz. 20
Plastik-OstereierAnz. 120
Schnitzeljagd-KartenAnz. 40
StifteAnz. 50
BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
ScherenAnz. 12
KlebestifteAnz. 24
MalvorlagenAnz. 100
AufkleberAnz. 20
PreiskörbeAnz. 10

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ToilettenbürstenAnz. 4
Papier-SpenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 6

Verwaltung

AnmeldeformulareAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
Geldkassette
Kartenterminal
ArmbänderAnz. 100
KlemmbretterAnz. 4

Tipps

Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Dauer, Musik, Kinderaktivitäten und den Ablauf der Ostereiersuche konkret ankündigen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche gemeinsam. Prüfe die Allergenübersicht spätestens eine Woche vorher und gib sie am Buffet sichtbar aus.
Plane für die Ostereiersuche eine feste Route mit Beschilderung. Lege Verstecke, Ersatzmaterial und eine wettergeeignete Variante spätestens am Vortag fest.
Teile Helfer und Kinderbetreuer nicht nur allgemein ein, sondern mit konkreten Zeitfenstern. Für Aufbau, Anmeldung, Buffet, Kinderprogramm und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein.
Prüfe die Ausstattung anhand der Personenzahl und des Programmablaufs. Neben Tischen und Stühlen werden oft Anmeldetisch, Kinderhochstühle, Buffetgeschirr, Kannen, Kaffeemaschinen und Warmhaltebehälter zu spät organisiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Osterfeier organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Raum, Budget und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit du Mengen und Helfer rechtzeitig planen kannst.
Wie viel Essen braucht man für eine Osterfeier?: Berechne die Cateringmengen erst nach dem Anmeldeschluss und plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Für Kinder und Erwachsene solltest du getrennt kalkulieren, besonders wenn ein Buffet mit warmen Speisen, Kuchen und Getränken vorgesehen ist.
Wann sollte man die Ostereiersuche vorbereiten?: Erstelle spätestens 1 bis 2 Wochen vorher den Versteckplan, die Route und die Beschilderung. Die Eier und Materialien kannst du am Vortag kontrollieren und bei schlechtem Wetter eine Ersatzroute vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht man für eine Osterfeier?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Buffet, Kinderprogramm, Musik und Abbau ein. Bei einer Feier mit vielen Kindern ist zusätzlich pro Betreuungsbereich mindestens eine Betreuungsperson sinnvoll; teile alle Einsätze mit Start- und Endzeit ein.

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