Weihnachtsmarkt mit Lichtshow organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt mit Lichtshow braucht mehr als Stände und Lichterketten. Strom, Genehmigungen, Sicherheitswege und das Lichtshow-Programm müssen früh feststehen, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert wird. Plane zuerst Ort, Standaufteilung und Verkaufsregeln, danach folgen Betreiber, Catering und Helfer. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Kontrolle von Bestand, Zahlungssystem und Kühlung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Stromversorgung reservieren
Lichtshow reservieren
Marktplatzplan zeichnen
2 Personen
Standaufteilung festlegen
2 Personen
Verkaufsregeln festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Catering reservieren
Sanitäre Anlagen reservieren
Versicherung prüfen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Lichtshow-Programm kontrollieren
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
Zahlungssystem testen
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Technik aufbauen
2 Personen
Marktstände aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Lichtshow-Ausrüstung aufbauen
3 Personen
Lichterketten aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Cateringstände einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Zahlungspunkte einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Lichtshow technisch testen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Weihnachtsprodukte verkaufen
6 Personen
Heiße Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Essensausgaben sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Musik abspielen
Lichtshow ankündigen
Lichtshow durchführen
3 Personen
Zweite Lichtshow ankündigen
Zweite Lichtshow durchführen
3 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkauf abschließen
4 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber zum Verlassen auffordern
3 Personen
Lichtshow-Ausrüstung abbauen
3 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Vorräte zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Dekoration einlagern
2 Personen
Technik zurückbringen
2 Personen
Nicht verbrauchte Lebensmittel verwerten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
KassentischeAnz. 4
LagerboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 100
TellerAnz. 250
MesserAnz. 250
GabelnAnz. 250
LöffelAnz. 250
ServiertablettsAnz. 12
ZangenAnz. 10

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
WeihnachtstischläuferAnz. 20
WeihnachtssterneAnz. 24
KunstschneeAnz. 10
WeihnachtsmannkostümeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 24
LED-LaternenAnz. 30
LED-SpotsAnz. 12
Lichtshow-ProjektorenAnz. 4
Lichtshow-ControllerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 30

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
Laptop
KartenterminalsAnz. 4
KassenboxenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
Stromaggregat
FeuerlöscherAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenbedarfAnz. 4
MesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
VorratsboxenAnz. 20
EiswürfelbehälterAnz. 8
AlufolienhalterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Papierwaren

WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 150
SpeisekartenAnz. 30
PläneAnz. 500
ArmbänderAnz. 400
NotizblöckeAnz. 10
StifteAnz. 30

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
MarkierungsbandAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Werkzeug

HämmerAnz. 4
SchraubendrehersetsAnz. 4
ZangenAnz. 4
KabelbinderAnz. 500
GewebeklebebandAnz. 10
SpanngurteAnz. 20
TrittleiternAnz. 3

Tipps

Reserviere Stromversorgung und Lichtshow frühzeitig und prüfe mindestens einen Tag vorher, ob Anschlüsse, Kabelwege und das vorgesehene Programm zusammenpassen.
Zeichne den Marktplatzplan maßstabsgerecht: Plane neben Marktständen, Partyzelten und Kassentischen auch breite Wege, Sicherheitsbeschilderung und einen klaren Bereich für die Lichtshow ein.
Bestätige Standbetreiber schriftlich und verschicke die letzten Informationen spätestens eine Woche vor dem Markt. Nenne Standplatz, Aufbauzeit, Verkaufsregeln und den Ansprechpartner vor Ort.
Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering-Termin. Lege die Rückmeldungen nach Anmeldung gesammelt vor, damit Speisen, Teller, Besteck sowie Kaffee- und Teegeschirr passend eingeplant werden können.
Teste das Zahlungssystem vor dem Aufbau und kontrolliere den Bestand am Vortag. Wiederverwendbare Becher, Serviertabletts, Zangen, Dekoration und Beleuchtung werden häufig erst beim Einrichten als fehlend bemerkt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Lichtshow planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Stromversorgung, Lichtshow, Marktstände, Sanitäre Anlagen und Versicherung können sonst zu spät verfügbar sein.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt mit Lichtshow?: Du brauchst unter anderem Marktstände, Tische, Beleuchtung, Stromversorgung, Sicherheitsbeschilderung, Geschirr, Zahlungssystem und ein geprüftes Lichtshow-Programm. Plane zusätzlich Catering, Sanitäre Anlagen und Helfer ein.
Wann sollte man die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt bestätigen?: Bestätige die Standbetreiber spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genug Zeit für Standaufteilung, Verkaufsregeln, Aufbauzeiten und letzte Änderungen bei den Anmeldungen.
Wann muss die Lichtshow für den Weihnachtsmarkt getestet werden?: Kontrolliere das Programm und die technische Umsetzung spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte nur noch ein kurzer Funktionstest erfolgen, nicht die erste vollständige Prüfung.

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