Checklist para organizar un mercado navideño con espectáculo de luces

Un mercado navideño con espectáculo de luces combina puestos, comida, música y una instalación eléctrica que debe estar lista y probada antes de abrir. Esta checklist reúne 74 tareas y 84 artículos para ordenar el trabajo desde la elección del lugar hasta el desmontaje. Encontrarás qué reservar primero, cuándo coordinar a los responsables de los puestos y qué detalles suelen quedarse para el último día. También contempla pagos, preferencias dietéticas, baños, señalización y productos refrigerados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Hacer la reserva de suministro eléctrico
Reservar el espectáculo de luces
Dibujar el plano del mercado
2 personas
Determinar la distribución de los puestos
2 personas
Establecer las normas de venta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Reservar el catering
Reservar instalaciones sanitarias
Comprobar el seguro
Asignar voluntarios
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Comprobar el programa del espectáculo de luces
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
Probar el sistema de pago
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Preparar la técnica
2 personas
Montar los puestos del mercado
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Montar el equipo del espectáculo de luces
3 personas
Colgar guirnaldas de luces
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar los puestos de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar los puntos de pago
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Prueba técnica del espectáculo de luces
3 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Vender productos navideños
6 personas
Servir bebidas calientes
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpios los puntos de comida
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Poner música
Anunciar el espectáculo de luces
Realizar el espectáculo de luces
3 personas
Anunciar el segundo espectáculo de luces
Realizar el segundo espectáculo de luces
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar ventas
4 personas

Seguimiento

Despedir a los expositores
3 personas
Desmontar el equipo del espectáculo de luces
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver el stock
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la decoración
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Gestionar los alimentos sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 6
Mesas de cajacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 100
Platoscant. 250
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 250
Bandejas de serviciocant. 12
Pinzascant. 10

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Mantelescant. 20
Caminos de mesa navideñoscant. 20
Flores de Pascuacant. 24
Nieve artificialcant. 10
Trajes de Papá Noelcant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 24
Faroles LEDcant. 30
Focos LEDcant. 12
Proyectores para espectáculo de lucescant. 4
Controladores del espectáculo de lucescant. 2
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 30

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Portátil
Terminales de pagocant. 4
Cajas de la cajacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Grupo electrógeno
Extintorescant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Utensilios de cocinacant. 4
Cuchilloscant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Cubiterascant. 8
Portarrollos de papel de aluminiocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 16
Pinzas de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Artículos de papel

Señales de rutacant. 12
Etiquetas de preciocant. 150
Cartas del menúcant. 30
Planoscant. 500
Pulserascant. 400
Bloc de notascant. 10
Bolígrafoscant. 30

Seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de marcadocant. 10
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Herramientas

Martilloscant. 4
Juegos de destornilladorescant. 4
Pinzascant. 4
Bridascant. 500
Cinta americanacant. 10
Correas de amarrecant. 20
Escaleras de tijeracant. 3

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los vendedores: deja al menos 6 semanas para resolver requisitos administrativos y contratar el suministro eléctrico.
Dibuja el plano antes de fijar los soportes de los puestos. Reserva pasillos claros para el público, una ruta de seguridad y espacio suficiente para carpas, mesas y cajas de almacenamiento.
Confirma el espectáculo de luces y su programa como mínimo 2 semanas antes. Haz una prueba completa de la electricidad, las guirnaldas y los faroles LED antes de que lleguen los visitantes.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering al menos 7 días antes. Guarda los productos refrigerados en cuanto lleguen y comprueba la vajilla antes del montaje.
Asigna voluntarios y entrega a cada responsable del puesto sus instrucciones 3 días antes. Prueba el sistema de pago, revisa el inventario y coloca la señalización de ruta y seguridad antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha prevista. Los permisos, el suministro eléctrico, el espectáculo de luces, el catering y las instalaciones sanitarias suelen necesitar más margen que la decoración.
¿Cuándo hay que reservar el espectáculo de luces?: Resérvalo al menos 6 semanas antes y confirma el programa 2 semanas antes. Haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior, incluyendo conexiones eléctricas y horarios.
¿Cuántos puestos caben en el mercado navideño?: Depende del plano y del espacio disponible, no solo del tamaño de los puestos. Define primero pasillos, salidas y rutas de seguridad; después asigna cada puesto y deja el espacio necesario para carpas, mesas y circulación.
¿Cuándo debo comprar y preparar la comida?: Cierra las cantidades y las preferencias dietéticas 7 días antes. Haz la compra cerca de la fecha del evento y guarda inmediatamente los productos refrigerados; revisa el inventario el día anterior.

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