Checklist pour organiser un marché de Noël avec spectacle lumineux

Un marché de Noël avec spectacle lumineux demande une coordination précise entre les exposants, la technique et l’accueil du public. Commencez par bloquer la date, le lieu et les autorisations, puis réservez rapidement l’alimentation électrique, le spectacle et les sanitaires. Les dernières semaines servent à confirmer les stands, les besoins alimentaires, le programme et les bénévoles. Cette checklist vous aide à suivre chaque étape sans oublier les points qui prennent le plus de temps à corriger.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire la réservation de l’alimentation électrique
Réserver le spectacle de lumière
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Déterminer l'agencement des stands
2 personnes
Définir les règles de vente
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Réserver le catering
Réserver les sanitaires
Vérifier l’assurance
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Vérifier le programme du light show
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Tester le système de paiement
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Installer la technique
2 personnes
Installer les stands de marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Monter le matériel du spectacle de lumière
3 personnes
Installer les guirlandes lumineuses
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer les stands de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager les points de paiement
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester techniquement le spectacle de lumière
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Vendre des produits de Noël
6 personnes
Servir des boissons chaudes
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la propreté des points de restauration
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Passer de la musique
Annoncer le spectacle de lumière
Réaliser le spectacle de lumière
3 personnes
Annoncer le deuxième show lumière
Réaliser le deuxième show lumière
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
4 personnes

Suivi

Faire partir les exposants
3 personnes
Démonter le matériel de show lumière
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger la décoration
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Traiter les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Tables de caisseqté 4
Caisses de stockageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 100
Assiettesqté 250
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 250
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 10

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Nappesqté 20
Chemins de table de Noëlqté 20
Étoiles de Noëlqté 24
Neige artificielleqté 10
Costumes de Père Noëlqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 24
Lanternes LEDqté 30
Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs pour le spectacle de lumièreqté 4
Contrôleurs de show lumièreqté 2
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 2
Ordinateur portable
Terminaux de paiementqté 4
Tiroirs-caissesqté 4
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Groupe électrogène
Extincteursqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Matériel de cuisineqté 4
Couteauxqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 20
Bacs à glaçonsqté 8
Supports pour papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 16
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Papeterie

Panneaux de directionqté 12
Étiquettes de prixqté 150
Cartes de menuqté 30
Plansqté 500
Braceletsqté 400
Blocs-notesqté 10
Stylosqté 30

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de marquageqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12

Outils

Marteauxqté 4
Jeux de tournevisqté 4
Pincesqté 4
Serre-câblesqté 500
Ruban adhésifqté 10
Sangles d'arrimageqté 20
Escabeauxqté 3

Conseils

Réservez l’électricité et le spectacle lumineux avant d’annoncer la date au public : leurs contraintes techniques peuvent modifier le plan du marché et les horaires.
Demandez les besoins alimentaires des exposants et des bénévoles au moins 10 jours avant l’événement. Prévoyez aussi le stockage au frais pour les achats et le catering.
Dessinez le plan des stands avant de commander ou d’installer le mobilier : laissez des passages dégagés, une zone technique et un emplacement visible pour les caisses de paiement.
Testez le système de paiement et vérifiez les stocks la veille. Les gobelets réutilisables, la vaisselle de service et les rallonges ou sources électriques sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Préparez les panneaux de route et de sécurité avant le jour J, puis faites un briefing des bénévoles 1 à 2 heures avant l’ouverture. Donnez à chacun un poste, un horaire et un contact référent.

Questions fréquentes

Quand réserver un spectacle lumineux pour un marché de Noël ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Demandez aussi les besoins électriques, la durée du programme et le temps de montage.
Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez environ 3 mois pour une organisation confortable, surtout si le marché compte plusieurs exposants et un spectacle lumineux. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations, les inscriptions et la logistique.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôlez les stocks, le paiement, l’électricité, les sanitaires, la signalétique et le programme du spectacle. Vérifiez également que les achats sont stockés au frais et que les bénévoles connaissent leur horaire.
Comment organiser les exposants d’un marché de Noël ?: Recueillez les inscriptions, confirmez chaque exposant et demandez ses besoins en espace, électricité et alimentation au moins 10 jours avant. Envoyez ensuite le plan du marché, les règles de vente et les horaires d’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.