Einen Weihnachtsflohmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Weihnachtsflohmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Regeln festlegen, dann Verkäufer gewinnen und die Stände planen. Spätestens zwei bis drei Wochen vorher sollten Anmeldungen, Tischzahl, Verpflegung und Helfereinteilung feststehen. Am Veranstaltungstag entscheiden gut sichtbare Wegweiser, funktionierende Kassen und warme Getränke über einen reibungslosen Ablauf. Der folgende Plan hilft dir, typische Engpässe und vergessene Kleinigkeiten rechtzeitig abzufangen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Marktregeln erstellen
2 Personen
3
Verkäuferbedingungen festlegen
2 Personen
4
Anmeldeformular erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Veranstaltung online veröffentlichen
7
Anbieter kontaktieren
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Verkäuferaufstellung erstellen
2 Personen
11
Bestätigungen versenden
2 Personen
12
Anzahl der Tische festlegen
2 Personen
13
Catering bestellen
2 Personen
14
Materialbestand überprüfen
2 Personen
15
Fehlendes Material mieten
16
Zahlungsweise für Verkäufer festlegen
2 Personen
17
Lageplan drucken
18
Schilder und Wegpfeile erstellen
2 Personen
19
Verkäuferliste drucken
20
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
21
Schlüssel und Zugang organisieren
22
Bargeld zum Wechseln abheben
2 Personen
23
Bestand prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
27
Kassen vorbereiten
2 Personen

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
30
Zelte aufbauen
6 Personen
31
Tische aufstellen
5 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Kleiderständer aufstellen
2 Personen
34
Stromkabel verlegen
2 Personen
35
Kabel abkleben
2 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Eingangsschild aufstellen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Verkäuferstand einrichten
2 Personen
41
Verkäufer empfangen
4 Personen
42
Verkäufer zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
43
Standmiete erfassen
2 Personen
44
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
45
Snacks vorbereiten
3 Personen
46
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
47
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
48
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Mülleimer aufstellen
2 Personen
51
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
52
Türen öffnen
3 Personen
53
Besucher begrüßen
3 Personen
54
Eingang und Besucher zählen
2 Personen
55
Stände betreuen
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
57
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
62
Freie Tische freihalten
63
Verkäufer über die Schließung informieren
2 Personen
64
Verkäufer abbauen lassen
4 Personen
65
Verkäufer auschecken
2 Personen
66
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
67
Kassen abschließen
2 Personen
68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Nachbereitung

69
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
70
Zelte abbauen
6 Personen
71
Beleuchtung entfernen
3 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Kabel und Materialien sammeln
3 Personen
74
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Abfall sammeln
3 Personen
77
Veranstaltungsort fegen und wischen
3 Personen
78
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
79
Fundgegenstände registrieren
80
Materialien trocken lagern
3 Personen
81
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
82
Kautionen und Zahlungen prüfen
2 Personen
83
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
KleiderständerAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 6
BarhockerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
KlappbänkeAnz. 8
KassentischeAnz. 2

Ausstattung

KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 16
AußenstrahlerAnz. 6
LaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24
NachtlichterAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
TischdeckenAnz. 24
WeihnachtstischläuferAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
WeihnachtsbandAnz. 8
KlebehakenAnz. 50

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
SchalenAnz. 40
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandfegerAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 10

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
BesucherpläneAnz. 250
VerkäufernummernschilderAnz. 60
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
PreislisteAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege vor dem Versand der Einladungen verbindliche Verkäuferbedingungen fest: Standgröße, Aufbauzeit, erlaubte Waren und Zahlungsweise sollten auf dem Anmeldeformular stehen. So musst du später weniger Rückfragen einzeln klären.
Plane die Tischzahl erst nach Ablauf der Anmeldefrist endgültig. Rechne zusätzlich Platz für Laufwege, Kleiderständer, Umkleidetische und einen klar erkennbaren Kassenbereich ein.
Drucke Lageplan, Verkäuferliste und Wegweiser spätestens am Vortag. Am Eingang sollten Besucher sofort erkennen, wo Marktstände, Kasse, Verpflegung und Toiletten liegen.
Organisiere Schlüssel, Zugang und Helferschichten nicht erst am Veranstaltungstag. Lege für Aufbau, Einlass, Kasse und Abbau jeweils mindestens eine verantwortliche Person mit konkreter Uhrzeit fest.
Prüfe Beleuchtung und Strom vor dem Aufbau: Lichterketten, LED-Lampen, Außenstrahler und Verlängerungskabel brauchen passende Anschlüsse. Ersatzbatterien und Kabeltrommeln gehören griffbereit an den Veranstaltungsort, nicht in eine ungeprüfte Kiste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsflohmarkt anmelden?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Einladungen und der Online-Veröffentlichung. Setze die Anmeldefrist etwa zwei bis drei Wochen vor dem Termin, damit du Verkäuferaufstellung, Tischzahl und Lageplan rechtzeitig erstellen kannst.
Wie viele Tische brauche ich für einen Weihnachtsflohmarkt?: Das hängt von der Zahl der bestätigten Verkäufer und der vereinbarten Standgröße ab. Lege die endgültige Tischzahl nach Anmeldeschluss fest und reserviere zusätzlich Fläche für Laufwege, Kasse und mindestens einen Ausweichbereich.
Was muss man bei einem Weihnachtsflohmarkt am Vortag vorbereiten?: Bereite Lageplan, Schilder, Verkäuferliste, Helferplan und Wechselgeld am Vortag vor. Prüfe außerdem Mobiliar, Kassen, Kartenlesegeräte, Beleuchtung und Stromkabel, damit fehlendes Material noch rechtzeitig gemietet werden kann.
Wie viel Getränke sollte man für einen Weihnachtsflohmarkt einplanen?: Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du ungefähr zwei bis drei Getränke pro Helfer und erwarteter Besuchergruppe einplanen, je nach Aufenthaltsdauer. Kaufe warme Getränke nicht erst kurz vor Beginn und erfasse Ernährungswünsche mindestens eine Woche vorher.

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