Cómo organizar un rastrillo navideño sin dejar cabos sueltos

Un rastrillo navideño se organiza primero sobre el papel y después en el espacio. Empieza cerrando fecha, ubicación y normas para que los vendedores sepan qué pueden ofrecer, cuánto espacio tendrán y cómo pagar. A continuación, abre las inscripciones, confirma participantes y dibuja la distribución de mesas antes de pedir comida o alquilar material. En los últimos días, coordina accesos, voluntarios, cobros, carteles, bebidas y montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Redactar las normas del mercado
2 personas
3
Fijar las condiciones de los vendedores
2 personas
4
Crear formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el evento en línea
7
Contactar con proveedores
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Crear la distribución de vendedores
2 personas
11
Enviar confirmaciones
2 personas
12
Fijar el número de mesas
2 personas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Comprobar el inventario de material
2 personas
15
Alquilar el material que falte
16
Determinar el método de pago para los vendedores
2 personas
17
Imprimir el plano
18
Hacer carteles y flechas de ruta
2 personas
19
Imprimir lista de vendedores
20
Crear el horario de voluntarios
2 personas
21
Gestionar llaves y acceso
22
Retirar cambio en efectivo
2 personas
23
Comprobar el inventario
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Clasificar decoración navideña
2 personas
27
Preparar las cajas registradoras
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
30
Montar tiendas
6 personas
31
Montar mesas
5 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Colocar los percheros
2 personas
34
Tender los cables de alimentación
2 personas
35
Fijar los cables con cinta
2 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colocar el cartel de entrada
39
Colocar flechas de ruta
2 personas
40
Montar el mostrador de vendedores
2 personas
41
Recibir a los vendedores
4 personas
42
Indicar a los vendedores dónde colocarse
3 personas
43
Registrar el alquiler del puesto
2 personas
44
Montar el bufé de catering
3 personas
45
Preparar aperitivos
3 personas
46
Preparar café y té
2 personas
47
Preparar chocolate caliente
2 personas
48
Probar la caja y el datáfono
2 personas
49
Comprobar los baños
2 personas
50
Colocar cubos de basura
2 personas
51
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
52
Abrir las puertas
3 personas
53
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
54
Contar la entrada y los visitantes
2 personas
55
Coordinar los puestos
2 personas
56
Servir café y té
3 personas
57
Reponer bebidas calientes
2 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
62
Reservar mesas libres
63
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
64
Ayudar a los vendedores a recoger
4 personas
65
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
66
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
67
Cerrar las cajas
2 personas
68
Cerrar el recinto
2 personas

Seguimiento

69
Desmontar mesas y sillas
5 personas
70
Desmontar las tiendas
6 personas
71
Retirar la iluminación
3 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Reunir cables y materiales
3 personas
74
Clasificar el catering sobrante
2 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Recoger la basura
3 personas
77
Barrer y fregar el recinto
3 personas
78
Limpiar a fondo los baños
2 personas
79
Registrar objetos perdidos
80
Guardar los materiales en seco
3 personas
81
Devolver el material alquilado
2 personas
82
Comprobar la fianza y los pagos
2 personas
83
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 24
Sillas plegablescant. 80
Percheroscant. 8
Mesas de maquillajecant. 4
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 6
Postes separadorescant. 12
Bancos plegablescant. 8
Mesas de cajacant. 2

Equipo

Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Neveras portátilescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Focos exteriorescant. 6
Farolescant. 10
Baterías de repuestocant. 24
Lámparas nocturnascant. 6

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Mantelescant. 24
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Figuras navideñascant. 10
Cinta navideñacant. 8
Ganchos adhesivoscant. 50

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cuencoscant. 40
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Escobas de manocant. 6
Guantes de trabajocant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 10

Comunicación

Walkie-talkiescant. 6
Credencialescant. 40
Portabadgescant. 40
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Mapas para visitantescant. 250
Carteles con número de vendedorcant. 60
Flechas de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 8
Listas de precioscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra las condiciones de los vendedores antes de enviar invitaciones: indica qué incluye cada puesto, el método de pago y la fecha límite de inscripción. Así evitas cambios de última hora en la distribución.
Dibuja el plano cuando conozcas el número de vendedores y fija las mesas antes de contratar material. Deja pasillos despejados y reserva una mesa de caja si habrá cobros centralizados.
Pide el catering después de recoger las preferencias dietéticas, contando las confirmaciones reales y un pequeño margen. No esperes al día anterior: la cantidad y el servicio dependen del número final de asistentes.
Comprueba la electricidad del lugar durante la visita previa. Cuenta cables alargadores, regletas y enrollacables, y prueba máquinas de café, datáfonos, cajas registradoras y luces antes de abrir.
Prepara un horario de voluntarios con turnos y nombres, y asigna a una persona para llaves y acceso. En la apertura, coloca el plano, la lista de vendedores y las flechas de ruta antes de que lleguen los primeros puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un rastrillo navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas confirma fecha, ubicación y normas; después abre inscripciones y deja la última semana para compras, alquileres, confirmaciones y montaje.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de vendedores?: Ciérrala al menos 10 días antes del rastrillo. Necesitas ese margen para crear la distribución, fijar el número de mesas, imprimir la lista y enviar a cada vendedor su confirmación.
¿Cuántas mesas hacen falta para un rastrillo navideño?: Calcula una mesa por vendedor si cada puesto vende productos pequeños, y añade mesas específicas para caja, catering o maquillaje cuando correspondan. Confirma el número definitivo al cerrar las inscripciones, idealmente 10 días antes.
¿Cuándo se preparan las bebidas y el material?: Haz la comprobación de inventario entre 3 y 5 días antes, alquila entonces lo que falte y enfría las bebidas la víspera. El día del evento revisa cobros, cables, luces, llaves y señalización antes de abrir.

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