Zo organiseer je een Kerstrommelmarkt
Begin met de datum, locatie en marktregels voordat je verkopers uitnodigt. Leg daarna vast wat verkopers meenemen, hoeveel tafels beschikbaar zijn en hoe aanmelden en betalen werkt. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je een indeling, regel je catering en controleer je materiaal, stroom en verlichting. De laatste week draait vooral om bevestigingen, bewegwijzering, vrijwilligers en toegang; juist daar ontstaan meestal de vertragingen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Marktregels opstellen
2 personen
- 3
Verkopersvoorwaarden vastleggen
2 personen
- 4
Aanmeldformulier maken
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Evenement online publiceren
- 7
Verkopers benaderen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Verkopersindeling maken
2 personen
- 11
Bevestigingen versturen
2 personen
- 12
Tafelaantallen vastleggen
2 personen
- 13
Catering bestellen
2 personen
- 14
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
- 15
Ontbrekend materiaal huren
- 16
Betaalwijze voor verkopers bepalen
2 personen
- 17
Plattegrond afdrukken
- 18
Bordjes en routepijlen maken
2 personen
- 19
Verkoperslijst afdrukken
- 20
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 21
Sleutels en toegang regelen
- 22
Contant wisselgeld opnemen
2 personen
- 23
Voorraad controleren
2 personen
- 24
Boodschappen doen
3 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
- 27
Kassa's voorbereiden
2 personen
Event
- 28
Locatie openen
2 personen
- 29
Licht en stroom controleren
2 personen
- 30
Tenten opbouwen
6 personen
- 31
Tafels opstellen
5 personen
- 32
Stoelen plaatsen
3 personen
- 33
Kledingrekken plaatsen
2 personen
- 34
Stroomkabels aanleggen
2 personen
- 35
Kabels afplakken
2 personen
- 36
Verlichting ophangen
3 personen
- 37
Versiering ophangen
3 personen
- 38
Entreebord plaatsen
- 39
Routepijlen plaatsen
2 personen
- 40
Verkopersbalie inrichten
2 personen
- 41
Verkopers ontvangen
4 personen
- 42
Verkopers naar plaatsen wijzen
3 personen
- 43
Kraamhuur registreren
2 personen
- 44
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 45
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 46
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 47
Warme chocolademelk maken
2 personen
- 48
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
- 49
Toiletten controleren
2 personen
- 50
Afvalbakken plaatsen
2 personen
- 51
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 52
Deuren openen
3 personen
- 53
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 54
Entree en bezoekers tellen
2 personen
- 55
Kramen begeleiden
2 personen
- 56
Koffie en thee serveren
3 personen
- 57
Warme dranken bijvullen
2 personen
- 58
Hapjes serveren
3 personen
- 59
Dranken bijvullen
2 personen
- 60
Afvalbakken legen
2 personen
- 61
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
- 62
Vrije tafels vrijhouden
- 63
Verkopers informeren over sluiting
2 personen
- 64
Verkopers laten afbouwen
4 personen
- 65
Verkopers uitchecken
2 personen
- 66
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
- 67
Kassa's afsluiten
2 personen
- 68
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
- 69
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
- 70
Tenten afbreken
6 personen
- 71
Verlichting verwijderen
3 personen
- 72
Versiering verwijderen
3 personen
- 73
Kabels en materialen verzamelen
3 personen
- 74
Overgebleven catering sorteren
2 personen
- 75
Servies afwassen
3 personen
- 76
Afval verzamelen
3 personen
- 77
Locatie vegen en dweilen
3 personen
- 78
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
- 79
Gevonden voorwerpen registreren
- 80
Materialen droog opslaan
3 personen
- 81
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 82
Borg en betalingen controleren
2 personen
- 83
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 6
- Tafelsaantal 24
- Klapstoelenaantal 80
- Kledingrekkenaantal 8
- Kleedtafelsaantal 4
- Biertafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 6
- Afzetpalenaantal 12
- Klapbankenaantal 8
- Kassatafelsaantal 2
Apparatuur
- Kassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 6
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 16
- Buitenspotsaantal 6
- Lantaarnsaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
- Nachtlampjesaantal 6
Decoratie
- Kerstbomenaantal 4
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kerststerrenaantal 10
- Tafelkledenaantal 24
- Kersttafellopersaantal 12
- Kerstfigurenaantal 10
- Kerstlintaantal 8
- Plakhaakjesaantal 50
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 120
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Kommenaantal 40
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Koelcontainersaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Handvegersaantal 6
- Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Kabelmattenaantal 12
- Antislipmattenaantal 10
Communicatie
- Portofoonsaantal 6
- Naambadgesaantal 40
- Badgehoudersaantal 40
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 12
- Bezoekersplattegrondenaantal 250
- Verkopersnummerbordjesaantal 60
- Routepijlenaantal 20
- Informatiebordenaantal 8
- Prijslijstenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur verkopersvoorwaarden mee met het aanmeldformulier en geef een sluitingsdatum. Plan uiterlijk 2 weken voor de markt een definitieve bevestiging, zodat je tafelaantallen en de indeling kunt vastleggen.
- Maak de plattegrond pas nadat je het aantal verkopers en tafels hebt bevestigd. Druk hem samen met de verkoperslijst af en maak routepijlen voor entree, kassa en catering.
- Controleer materiaal minstens 7 dagen vooraf: tafels, kledingrekken, stoelen, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting. Regel ontbrekende spullen direct, want huren op de laatste dag beperkt je keuzes.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok van 2 tot 3 uur en wijs iemand aan voor sleutels, iemand voor verkopersontvangst en iemand voor kassa of pin. Test pinapparaten en kassa’s vóór de opening en neem contant wisselgeld op tijd op.
- Koel dranken en zet koffievoorzieningen niet pas bij de opening klaar. Doe boodschappen, controleer de voorraad en verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat catering en warme dranken zonder improvisatie kunnen starten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Kerstrommelmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en marktregels. Benader verkopers daarna direct; houd de laatste 7 dagen vrij voor materiaalcontrole, plattegrond, vrijwilligers en toegang.
- Hoeveel tafels heb je nodig voor een Kerstrommelmarkt?
- Reken per verkoper met het aantal tafels dat in de voorwaarden is afgesproken en tel 10% reserve mee als de ruimte dat toelaat. Leg het definitieve aantal uiterlijk 2 weken vooraf vast, na sluiting van de aanmeldingen.
- Wat moet je regelen voor betalingen op een Kerstrommelmarkt?
- Bepaal vóór de uitnodigingen of verkopers contant, via pin of op een andere afgesproken manier betalen. Test pinapparaten en kassa’s minimaal 3 dagen vooraf en regel contant wisselgeld uiterlijk 1 dag voor de markt.
- Wanneer maak je de indeling van een Kerstrommelmarkt?
- Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en definitieve versie ongeveer 2 weken voor de markt. Zo kun je verkopers bevestigen en heb je nog tijd voor wijzigingen, routepijlen en een afdruk van de plattegrond.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!