Organiser une brocante de Noël sans rien oublier

Une brocante de Noël se prépare d’abord comme un petit marché : date, lieu, règlement et conditions de participation doivent être fixés avant de contacter les vendeurs. Ensuite, les inscriptions permettent de prévoir les tables, les besoins alimentaires, les paiements et l’accueil. Le jour J, la circulation, l’éclairage et l’accès au matériel font souvent la différence. Suivez une progression simple pour éviter les confirmations tardives et les installations incomplètes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir les règles du marché
2 personnes
3
Définir les conditions des vendeurs
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Contacter les vendeurs
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les vendeurs
2 personnes
11
Envoyer les confirmations
2 personnes
12
Fixer le nombre de tables
2 personnes
13
Commander le catering
2 personnes
14
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
15
Louer le matériel manquant
16
Définir le mode de paiement pour les vendeurs
2 personnes
17
Imprimer le plan
18
Créer des panneaux et des flèches d'orientation
2 personnes
19
Imprimer la liste des vendeurs
20
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
21
Organiser les clés et l’accès
22
Prévoir la monnaie en espèces
2 personnes
23
Vérifier les stocks
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Trier les décorations de Noël
2 personnes
27
Préparer les caisses
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
30
Monter les tentes
6 personnes
31
Installer les tables
5 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer les portants à vêtements
2 personnes
34
Installer les câbles d'alimentation
2 personnes
35
Scotcher les câbles
2 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer le panneau d’entrée
39
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
40
Aménager le comptoir des vendeurs
2 personnes
41
Accueil des vendeurs
4 personnes
42
Indiquer aux vendeurs leur emplacement
3 personnes
43
Enregistrer la location du stand
2 personnes
44
Monter le buffet traiteur
3 personnes
45
Préparer les en-cas
3 personnes
46
Préparer le café et le thé
2 personnes
47
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
48
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Installer les poubelles
2 personnes
51
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
52
Ouvrir les portes
3 personnes
53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
54
Compter les entrées et les visiteurs
2 personnes
55
Accompagner les stands
2 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
62
Réserver les tables libres
63
Informer les vendeurs de la fermeture
2 personnes
64
Faire démonter les stands
4 personnes
65
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
66
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
67
Fermer les caisses
2 personnes
68
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

69
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
70
Démonter les tentes
6 personnes
71
Retirer l'éclairage
3 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Rassembler les câbles et le matériel
3 personnes
74
Trier le reste du catering
2 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Rassembler les déchets
3 personnes
77
Balayer et laver le lieu
3 personnes
78
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Stocker le matériel au sec
3 personnes
81
Retourner les matériels de location
2 personnes
82
Vérifier les cautions et les paiements
2 personnes
83
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Portants à vêtementsqté 8
Tables de maquillageqté 4
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Bancs pliantsqté 8
Tables de caisseqté 2

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Glacièresqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Projecteurs extérieursqté 6
Lanternesqté 10
Piles de rechangeqté 24
Veilleusesqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Nappesqté 24
Chemins de table de Noëlqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Ruban de Noëlqté 8
Crochets adhésifsqté 50

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Bolsqté 40
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de travailqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 10

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Plans des visiteursqté 250
Pancartes numéros des vendeursqté 60
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Listes de prixqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et les règles du marché avant d’envoyer les invitations. Précisez notamment les horaires d’installation, les conditions pour les vendeurs et le mode de paiement demandé.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui recueille le nom, le type de stand, le besoin éventuel en table ou portant et les besoins alimentaires. Préparez les confirmations au fur et à mesure plutôt que d’attendre la dernière semaine.
Arrêtez le nombre de tables dès que les inscriptions sont presque closes, puis répartissez les vendeurs sur un plan. Gardez une petite zone libre pour les passages, la caisse et les ajustements de dernière minute.
Vérifiez le matériel au moins 7 jours avant l’événement : tentes, tables, chaises, éclairage, rallonges, caisses et terminaux de paiement. Louez ce qui manque avant que les disponibilités ne se réduisent, surtout pour les équipements volumineux.
Préparez l’accueil la veille : imprimez le plan et la liste des vendeurs, installez les panneaux et flèches, organisez les clés et répartissez les bénévoles. Prévoyez aussi la monnaie en espèces, refroidissez les boissons et vérifiez les stocks avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante de Noël ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, rédiger les règles, lancer les inscriptions et contacter les vendeurs.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Une période de 3 à 4 semaines permet généralement de réunir les inscriptions et de relancer les personnes intéressées. Fermez-les au moins 10 jours avant la brocante pour finaliser le plan, les tables et les besoins alimentaires.
Quand confirmer la place des vendeurs ?: Envoyez une confirmation définitive 7 à 10 jours avant l’événement, une fois le nombre de tables et la répartition arrêtés. Indiquez l’horaire d’arrivée, l’accès, l’emplacement et le mode de paiement convenu.
Que faut-il vérifier la veille d’une brocante de Noël ?: Contrôlez les clés, les stocks, les caisses, la monnaie, les rallonges, l’éclairage et le matériel loué. Préparez aussi les panneaux, le plan, la liste des vendeurs et les boissons refroidies avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.