Einkaufsliste für einen Weihnachtsbasar für den guten Zweck

Bei einem Weihnachtsbasar brauchst du mehr als Stände und Dekoration: Kaffee, Kuchen und warme Getränke müssen ausgegeben, bezahlt und zwischengelagert werden. Plane Geschirr und Sitzplätze nach der erwarteten Besucherzahl, nicht nur nach der Zahl der Verkäufer. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Wechselgeld, zusätzliche Thermoskannen oder ausreichend Teller. Die folgende Einkaufsliste deckt die Ausstattung für Verkaufsstände, Buffet, Getränkeausgabe und Küchenbereich ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
IsolierdeckenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
KüchenzangenAnz. 8
FolienhalterAnz. 2
ThermometerAnz. 2

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
Krippe
TischdekorationenAnz. 14

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 10
BatterienAnz. 24
AußenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teebeutel - 250 Stück
- Heiße Schokolade - 12 Liter
- Sahne - 10 Dosen
- Marshmallows - 4 Tüten
- Zucker - 3 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 10 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Alkoholfreier Glühwein - 15 Liter
- Glühwein - 15 Liter
- Zimtstangen - 3 Beutel
- Sternanis - 2 Beutel
- Orangen - 12 Stück
- Zitronen - 8 Stück
- Apfelküchlein - 150 Stück
- Oliebollen - 150 Stück
- Puderzucker - 3 Packungen
- Apfelkuchen - 8 Stück
- Weihnachtsstollen - 6 Stück
- Kuchen - 8 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Speculaas - 6 Packungen
- Gefüllte Kekse - 60 Stück
- Mini-Würstchen im Teig - 150 Stück
- Vegetarische Mini-Würstchen im Teig - 75 Stück
- Käsesoufflés - 75 Stück
- Vegetarische Pastetchen - 75 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Kräuterbutter - 8 Becher
- Hummus - 8 Becher
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Schinken - 2 Kilogramm
- Salami - 2 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 5 Kilogramm
- Mandarinen - 5 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Borstplaat - 5 kilogram
- Pfeffernüsse - 6 Kilogramm
- Weihnachtsbonbons - 4 Kilogramm
- Schokoriegel - 100 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Papierstrohhalme - 250 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Papierblätter - 500 Stück
- Schälchen für Häppchen - 300 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Papp-Snackschalen - 300 Stück

Spende

SpendendosenAnz. 4
QR-SpendenkartenAnz. 100

Büro

KassenboxenAnz. 4
GeldzählkästenAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4
PreisschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 6
AbrechnungsformulareAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 100
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
FreiwilligenwestenAnz. 20

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Tipps

Plane pro erwartetem Besucher mindestens einen Becher oder ein Glas ein und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Bei Mehrweggeschirr brauchst du außerdem eine klare Rückgabe- und Spüllösung.
Für Kaffee, Tee und Punsch solltest du die Ausgabe auf mehrere Thermoskannen oder Warmhaltebehälter verteilen. So bleibt eine Station geöffnet, während eine andere nachgefüllt oder gereinigt wird.
Prüfe jedes elektrische Gerät mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Basar gemeinsam mit den Verlängerungskabeln. Kartenterminals, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter sollten am Veranstaltungstag nicht erstmals getestet werden.
Lege für den Verkauf einen separaten Kassenplatz mit Bargeld und Wechselgeld an. Rechne genügend kleine Scheine und Münzen für die ersten 2 bis 3 Stunden ein, auch wenn Kartenzahlung angeboten wird.
Kaufe Verbrauchsmaterialien und fehlendes Küchenzubehör spätestens 2 Tage vor dem Termin. Schneidebretter, Koch- und Brotmesser, Messbecher, Servierlöffel und Küchenzangen werden oft erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Weihnachtsbasar?: Plane mindestens ein Trinkgefäß und einen Teller pro erwarteter Person ein, bei starkem Andrang besser 1,1 bis 1,2 Stück pro Person. Für Kuchen und andere Desserts brauchst du zusätzlich Dessertteller sowie ausreichend Bestecksets.
Wie viele Thermoskannen brauche ich für einen Weihnachtsbasar?: Für eine kleine Ausgabe sind mindestens 2 bis 3 Thermoskannen sinnvoll: eine für Kaffee, eine für Tee und eine als Reserve oder für ein weiteres Heißgetränk. Bei mehreren Ausgabestellen solltest du pro Station mindestens 2 Kannen einplanen.
Wann sollte ich die Ausstattung für den Weihnachtsbasar einkaufen?: Erledige den Einkauf spätestens 2 Tage vor dem Basar und teste elektrische Geräte 3 bis 5 Tage vorher. Marktstände, Tische, Partyzelte und Kühlboxen solltest du ebenfalls rechtzeitig abholen oder reservieren, damit beim Aufbau nichts fehlt.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Weihnachtsbasar?: Lege für die ersten 2 bis 3 Verkaufsstunden einen ausreichenden Bestand an Münzen und kleinen Scheinen bereit. Die genaue Summe hängt von den Preisen und der Besucherzahl ab; plane zusätzlich eine getrennte Kassenreserve für Nachschub ein.

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