Weihnachtsbasar für einen guten Zweck organisieren

Ein Weihnachtsbasar braucht mehr Vorlauf als nur dekorierte Marktstände und selbst gebackene Kuchen. Lege zuerst Termin, Ort, Spendenziel und Budget fest, bevor du Verkäufer, Organisationen und Helfer ansprichst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Programm, Catering und die Zahlungswege. Plane besonders früh, wer am Veranstaltungstag aufbaut, Bargeld verwaltet und die Stände betreut.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Budget und Zielbetrag festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Guten Zweck festlegen
2 Personen
5
Marktstände und Stände einteilen
2 Personen
6
Verkäufer und Wohltätigkeitsorganisationen ansprechen
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Social-Media-Beiträge posten
10
Sponsoren ansprechen
2 Personen
11
Spendenseite erstellen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Verkäuferliste bestätigen
15
Reservierungen vornehmen
16
Cateringmengen berechnen
2 Personen
17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
18
Freiwilligenplan erstellen
19
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
20
Zahlungsmöglichkeiten testen
2 Personen
21
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Dekorationen sortieren
2 Personen
25
Marktstände abholen
2 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Kekse und Kuchen vorbereiten
3 Personen
28
Wegweiser vorbereiten
29
Wettervorhersage prüfen

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Strom und Beleuchtung prüfen
2 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Marktstände aufbauen
4 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Stände nummerieren
2 Personen
38
Verkäufer empfangen
2 Personen
39
Verkaufstische einrichten
4 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Warme Snacks zubereiten
3 Personen
43
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
44
Kassen zählen und bereitstellen
2 Personen
45
Toilettenanlagen prüfen
46
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen
48
Einlass und Empfang besetzen
2 Personen
49
Spenden erfassen
2 Personen
50
Weihnachtsmarkt begleiten
2 Personen
51
Catering verkaufen
4 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks nachfüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Tische sauber halten
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
59
Stände zwischendurch unterstützen
2 Personen
60
Kassen zwischendurch abrechnen
2 Personen
61
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
62
Besucher sicher abreisen lassen
2 Personen
63
Verkäufe und Spenden abschließen
2 Personen
64
Reste gekühlt lagern
2 Personen
65
Kassen sicher aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

66
Marktstände abbauen
4 Personen
67
Partyzelte abbauen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Beleuchtung und Dekoration entfernen
3 Personen
70
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
71
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
72
Location reinigen
3 Personen
73
Fundsachen sammeln
74
Materialien zurückbringen
2 Personen
75
Kühlmaterialien leeren
2 Personen
76
Spendenbetrag prüfen
2 Personen
77
Einnahmen überweisen
78
Sponsoren und Freiwillige bedanken
2 Personen
79
Ergebnisse online veröffentlichen
80
Unterlagen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
IsolierdeckenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
KüchenzangenAnz. 8
FolienhalterAnz. 2
ThermometerAnz. 2

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
Krippe
TischdekorationenAnz. 14

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 10
BatterienAnz. 24
AußenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Spende

SpendendosenAnz. 4
QR-SpendenkartenAnz. 100

Büro

KassenboxenAnz. 4
GeldzählkästenAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4
PreisschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 6
AbrechnungsformulareAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 100
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
FreiwilligenwestenAnz. 20

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Spendenzweck und Budget. Prüfe direkt, ob du für Verkauf, Ausschank, Musik oder die Nutzung des Geländes Genehmigungen und Meldungen brauchst.
Gib den Verkäufern eine feste Anmeldefrist, idealerweise 4 Wochen vor dem Basar. Erfasse dabei Standbedarf, Strom, Ernährungswünsche und die Namen der verantwortlichen Personen, damit die Einteilung nicht in der letzten Woche entsteht.
Plane die Helferschichten in Blöcken von 2 bis 3 Stunden und besetze Aufbau, Kasse, Ausschank, Nachfüllen und Abbau getrennt. Für einen kleinen Basar solltest du pro Schicht mindestens 2 Personen für Kasse und Besucherfragen einteilen.
Berechne Speisen und Getränke nicht erst beim Einkauf: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Kaffee, Tee sowie alkoholfreie Getränke in Thermoskannen und Warmhaltebehältern bereit. Kläre außerdem, wie Allergene und besondere Ernährungswünsche gekennzeichnet werden.
Teste Kartenterminals, Verlängerungskabel und Kaffeemaschinen spätestens am Vortag. Organisiere Bargeld und Wechselgeld getrennt von den Einnahmen, dokumentiere Übergaben und lege fest, wann der Spendenbetrag gezählt und veröffentlicht wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsbasar organisieren?: Starte 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Verkäufer, Wohltätigkeitsorganisationen und Sponsoren brauchen oft mehrere Wochen; die Helferplanung sollte spätestens 3 Wochen vorher stehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsbasar?: Plane pro gleichzeitig geöffneter Schicht mindestens 2 Personen für Kasse und Fragen sowie zusätzliche Helfer für Ausschank, Standbetreuung und Aufbau ein. Für einen kleinen Basar sind häufig 8 bis 12 Personen über den Tag verteilt ein realistischer Ausgangspunkt.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für einen Weihnachtsbasar?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Bei Speisen solltest du erwartete Besucherzahl, Veranstaltungsdauer und die Zahl der Verkaufsstände berücksichtigen und mindestens 10 bis 15 Prozent Reserve für stark nachgefragte Angebote einplanen.
Was muss man für einen Weihnachtsbasar anmelden oder genehmigen lassen?: Prüfe mindestens 6 bis 8 Wochen vorher die Vorgaben für Veranstaltungsort, Verkauf, Ausschank, Musik, Strom und Lebensmittel. Welche Meldungen nötig sind, hängt von Ort, Größe und Angebot des Basars ab; kläre das mit der zuständigen Behörde und dem Geländeanbieter.

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