Was du für eine Vorstandssitzung brauchst

Für eine Vorstandssitzung brauchst du mehr als Tisch und Stühle: Unterlagen, Präsentationstechnik, Getränke und Material für Notizen müssen vor Beginn bereitliegen. Plane die Mengen anhand der Teilnehmerzahl und rechne bei einer mehrstündigen Sitzung mit mehreren Getränkerunden und einer Mahlzeit. Besonders häufig fehlen HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Namensschilder oder genügend Kaffeetassen. Die folgende Einkaufsliste hilft dir, Ausstattung und Verpflegung rechtzeitig zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BesprechungstischAnz. 2
StühleAnz. 14
BeistelltischeAnz. 2
Garderobenständer

Ausstattung

Laptop
Projektionsleinwand
Beamer
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 2
SteckdosenleisteAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 14
WeingläserAnz. 14
KaffeetassenAnz. 14
Dinner-TellerAnz. 14
DesserttellerAnz. 14
BestecksetsAnz. 14

Küche

Kaffeemaschine
Wasserkocher
ServiertablettsAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2

Büro

NamensschilderAnz. 14
KugelschreiberAnz. 20
NotizblöckeAnz. 14
Flipchart
MarkerAnz. 4
Präsentationsfernbedienung

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
PutzlappenAnz. 6
SpülbürsteAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 1 kilogramm
- Koffeinfreier Kaffee - 250 gram
- Schwarzer Tee - 40 Teebeutel
- Kräutertee - 20 Beutel
- Zucker - 500 Gramm
- Süßstoff - 100 Stück
- Fettarme Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangensaft - 3 Liter
- Rotwein - 4 Flaschen
- Weißwein - 4 Flaschen
- Bier - 24 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 12 Flaschen
- Gemischte Nüsse - 1 Kilogramm
- Oliven - 2 Gläser
- Hummus - 4 Schalen
- Gurke - 4 Stück
- Cherrytomaten - 1 Kilogramm
- Trauben - 2 Kilogramm
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Baguettes - 6 Stück
- Kräuterbutter - 4 Becher
- Gemüsesuppe - 4 liter
- Tomatensuppe - 3 Liter
- Quiches - 6 Stück
- Vegetarische Quiches - 4 Stück
- Gemischte Salate - 3 kilogram
- Kartoffelsalat - 2 Kilogramm
- Vegane Pastasalat - 2 kilogram
- Salatdressing - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Frisches Obst - 2 Kilogramm
- Mini-Desserts - 20 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Servietten - 100 Stück
- Müllsäcke - 20 Stück
- Spülmittel - 1 Flasche
- Allzweckreiniger - 1 Flasche
- Toilettenpapier - 12 Rollen

Tipps

Plane pro Person mindestens 0,75 bis 1 Liter Wasser für eine mehrstündige Sitzung ein. Stelle zusätzlich Kaffee und Tee für die Pausen bereit und kühle Getränke spätestens einige Stunden vorher.
Rechne bei einer Sitzung mit Abendessen pro Person mit einem Dinner-Teller, Besteckset und Wasserglas sowie zusätzlich mit einem Dessertteller. Plane bei Wein ein Weinglas pro Person plus einige Ersatzgläser ein.
Prüfe die Präsentationstechnik mindestens am Vortag: Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Steckdosenleiste müssen zusammenpassen und funktionieren.
Lege pro Teilnehmer ein Namensschild, einen Kugelschreiber und einen Notizblock bereit. Drucke die Besprechungsunterlagen mit einem kleinen Zusatz von etwa 10 Prozent für kurzfristige Gäste oder Ersatzexemplare aus.
Stelle Abfallbehälter, Putzlappen und Spülbürste schon vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereit. So bleiben Kaffeestation und Esstisch während der Sitzung nutzbar, ohne dass jemand dafür lange suchen muss.

Häufige Fragen

Wie viel Wasser brauche ich für eine Vorstandssitzung?: Plane für eine mehrstündige Sitzung 0,75 bis 1 Liter Wasser pro Person ein. Bei warmem Wetter oder einer Sitzung von mehr als vier Stunden solltest du eher 1,5 Liter pro Person einrechnen.
Wie viele Kaffeetassen brauche ich für eine Vorstandssitzung?: Rechne mit mindestens einer Kaffeetasse pro Teilnehmer und halte zusätzlich 10 bis 20 Prozent Reserve bereit. Bei mehreren Pausen sind genug Tassen oder eine Möglichkeit zum Spülen nötig.
Welche Technik muss ich für eine Vorstandssitzung mit Präsentation mitbringen?: Du brauchst mindestens einen Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste. Teste die komplette Verbindung spätestens am Vortag und nicht erst kurz vor Sitzungsbeginn.
Wann sollte ich die Einkäufe für eine Vorstandssitzung erledigen?: Kaufe haltbare Getränke, Servietten und Verbrauchsmaterial spätestens zwei Tage vorher. Frische Lebensmittel und gekühlte Getränke besorgst du am Vortag, damit am Sitzungstag nur noch Vorbereitung und Aufbau bleiben.

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