Benefizkonzert organisieren: die Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege spätestens 8 bis 12 Wochen vorher fest, welchem Zweck das Konzert dient, welches Spendenziel du verfolgst und wie Einnahmen erfasst werden. So lassen sich Sponsoren, Spendenplattform und Zahlungsmöglichkeiten einheitlich kommunizieren.
• Bestätige den Veranstaltungsort, Genehmigungen und das Tonkonzept mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Prüfe, ob Bühnenelemente, Bühnenboxen, Monitorboxen, Mikrofonständer und Stromanschlüsse tatsächlich vorhanden oder zu organisieren sind.
• Verschicke Einladungen und starte die Online-Promotion etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Für die Helferplanung brauchst du nicht nur Einlass und Ausschank, sondern auch Personen für Garderobe, Spendenannahme, Künstlerbetreuung und den Abbau.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 10 Tage vor dem Konzert und bestelle danach das Catering. Plane wiederverwendbare Trinkgläser, Teller, Besteck, Kaffeetassen und Serviertabletts passend zur erwarteten Gästezahl ein.
• Drucke das Drehbuch und den Helferplan spätestens am Vortag aus. Prüfe am Veranstaltungstag vor dem Einlass Soundanlage, Mischpult, Mikrofone, Audiokabel, DI-Boxen, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel mit einem vollständigen Soundcheck.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Benefizkonzert planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ziel, Budget, Künstlern und Location. Genehmigungen, Sponsoren, Werbung und Technik brauchen oft mehrere Wochen Vorlauf.

Was muss bei einem Benefizkonzert technisch organisiert werden?

Plane Soundanlage, Mischpult, Bühnen- und Monitorboxen, Mikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel, DI-Boxen sowie Kabeltrommeln und Verlängerungskabel ein. Führe spätestens am Vortag oder mehrere Stunden vor Einlass einen vollständigen Soundcheck durch.

Wann sollte man die Einladungen für ein Benefizkonzert verschicken?

Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und starte gleichzeitig die Online-Promotion. Eine letzte Erinnerung 7 bis 10 Tage vorher hilft, Anmeldungen und Cateringmengen besser einzuschätzen.

Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizkonzert?

Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 6 bis 10 Helfer einteilen, abhängig von Gästezahl und Ablauf. Besetze Einlass, Spendenannahme, Ausschank, Garderobe, Künstlerbetreuung, Technik und Abbau mit klaren Schichten.

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