Vier Abende lang organisieren: die Checkliste

Bei Vier Abende lang müssen vier Veranstaltungstage, eine Route und viele Helfer zusammenpassen. Beginne mit Startort, Genehmigung und Streckenplanung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, medizinische Angaben, Ernährungswünsche, Startnummern und Medaillen. In den letzten Tagen zählen Kontrolle, Kühlung und eine klare Aufteilung vor Ort: Registrierung, Route, Verpflegung und Zielbereich dürfen nicht erst am Veranstaltungstag improvisiert werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Startort reservieren
Routen ausarbeiten
2 Personen
Routen-Genehmigung beantragen
Verkehrspunkte erfassen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Medaillenbestellung aufgeben
Startnummern herstellen
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Routenpläne drucken
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Medizinische Daten erfassen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
Medaillenbeutel füllen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
Route im Voraus prüfen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registriertische aufbauen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Ausgabestelle für Speisen einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Zweite Route erneut kontrollieren
2 Personen
Dritte Route kontrollieren
2 Personen
Vierte Route kontrollieren
2 Personen
Zielort festlich gestalten
4 Personen
Ausgabestelle für Medaillen einrichten
2 Personen

Event

Teilnehmer anmelden
5 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Startbereich betreuen
4 Personen
Wanderer starten lassen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Eintreffende Wanderer registrieren
3 Personen
Den ersten Abend abschließen
2 Personen
Zweite Abendanmeldung
4 Personen
Den zweiten Abend starten lassen
6 Personen
Zweiten Abend die Versorgungsstation besetzen
4 Personen
Ankunft am zweiten Abend registrieren
3 Personen
Für den dritten Abend anmelden
4 Personen
Den dritten Abend starten lassen
6 Personen
Am dritten Abend Obst verteilen
4 Personen
Ankunft am dritten Abend registrieren
3 Personen
Anmeldung für den vierten Abend
4 Personen
Den vierten Abend starten lassen
6 Personen
Zum Ziel begleiten
6 Personen
Medaillen und Blumen ausgeben
5 Personen
Zielgetränke servieren
3 Personen
Letzte Teilnehmende abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
Anmeldeformulare archivieren
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
KlappkistenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 10
MegafoneAnz. 2
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
PfeileAnz. 60
AbsperrbandAnz. 8
VerkehrskegelAnz. 30
WarnwestenAnz. 20
StartnummernAnz. 250
MedaillenbänderAnz. 250
SchrittzählerAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
Zielbanner
WegweiserAnz. 12
BlumensträußeAnz. 250

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TassenAnz. 40
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
AusgießkannenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
EtikettenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
EinweghandschuheAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 10
HanddesinfektionsmittelAnz. 8

Registrierung

KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
StifteAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 300
RegistrierungsboxenAnz. 8
KassierboxenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Startort, Route und Verkehrspunkte zuerst. Beantrage die erforderliche Genehmigung so früh, dass Rückfragen und Änderungen noch möglich sind.
Plane die Helfer nicht nur nach Köpfen, sondern nach Einsatzzeiten. Für Registrierung, Streckensicherung, Verpflegung und Zielbereich brauchst du am Ende jedes Tages eine konkrete Besetzung.
Schließe die Teilnehmerdaten rechtzeitig ab. Sortiere Startnummern, sammle medizinische Angaben und Ernährungswünsche und fülle die Medaillenbeutel spätestens am Vortag.
Kontrolliere die Route vor Beginn noch einmal vollständig. Lege Wegweiser, Pfeile, Absperrband, Verkehrskegel und Warnwesten nach Streckenabschnitten bereit, statt alles in einem Stapel auszugeben.
Richte den Veranstaltungsort am Aufbau-Tag in fester Reihenfolge ein: Zelte, Tische und Stühle, Registrierung, gekühlte Getränke und anschließend die Essensausgabe. Teste Verlängerungskabel, Steckdosenleisten, Funkgeräte und Beleuchtung vor dem Eintreffen der Teilnehmer.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man Vier Abende lang planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Startort, Route, Genehmigung und Helfersuche. Einladungen und Anmeldungen können danach strukturiert folgen.
Wann müssen die Anmeldungen für Vier Abende lang abgeschlossen sein?: Setze den Anmeldeschluss etwa 7 bis 10 Tage vor dem ersten Abend. So bleiben mehrere Tage für Startnummern, Medaillenbeutel, Ernährungswünsche und medizinische Angaben.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane für die weiteren Stunden regelmäßig Nachschub ein. Getränke sollten spätestens am Aufbau-Tag gekühlt werden.
Wann sollte man die Route vor der Veranstaltung kontrollieren?: Prüfe die gesamte Route 1 bis 2 Tage vorher und erneut am jeweiligen Veranstaltungstag. Dabei fallen fehlende Pfeile, verschobene Verkehrskegel oder neue Hindernisse rechtzeitig auf.

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