Checklist para organizar una Avondvierdaagse sin olvidos

Una Avondvierdaagse combina cuatro jornadas de marcha, varias rutas y muchos puntos de coordinación. Antes de abrir las inscripciones, necesitas reservar la salida, diseñar los recorridos y tramitar los permisos de ruta. Después vienen los voluntarios, los dorsales, los mapas, el avituallamiento y las medallas. Esta checklist reúne 68 tareas y 64 materiales en el orden adecuado, para que sepas qué cerrar con semanas de antelación y qué preparar justo antes de cada salida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la ubicación de salida
Diseñar las rutas
2 personas
Solicitar el permiso de ruta
Recopilar puntos de tráfico
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Realizar el pedido de medallas
Crear dorsales
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Recopilar datos médicos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Rellenar las bolsas de medallas
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Comprar alimentos frescos
2 personas
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las mesas de registro
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de entrega de comida
2 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
Preparar los materiales de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Volver a comprobar la segunda ruta
2 personas
Comprobar la tercera ruta
2 personas
Revisar la cuarta ruta
2 personas
Preparar festivamente la zona de meta
4 personas
Preparar el punto de entrega de medallas
2 personas

Evento

Inscribir participantes
5 personas
Repartir dorsales
3 personas
Guiar la zona de salida
4 personas
Dar la salida a los caminantes
3 personas
Repartir agua y fruta
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar a los senderistas que lleguen
3 personas
Cerrar la primera noche
2 personas
Inscribirse en la segunda noche
4 personas
Hacer empezar la segunda noche
6 personas
Cubrir el segundo puesto de asistencia nocturno
4 personas
Registrar la llegada de la segunda noche
3 personas
Inscripción para la tercera noche
4 personas
Dar inicio a la tercera noche
6 personas
Repartir fruta la tercera noche
4 personas
Registrar la llegada de la tercera noche
3 personas
Registro para la cuarta noche
4 personas
Hacer empezar la cuarta noche
6 personas
Guiar la meta
6 personas
Entregar la medalla y la flor
5 personas
Servir bebidas en la meta
3 personas
Dar de baja a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger los carteles de ruta
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Archivar los formularios de inscripción
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesas altascant. 4
Manteles individualescant. 10
Cajas plegablescant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Walkie-talkiescant. 10
Megáfonoscant. 2
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Bateríascant. 24

Material deportivo

Carteles de rutacant. 80
Flechascant. 60
Cinta de balizamientocant. 8
Conos de tráficocant. 30
Chalecos reflectantescant. 20
Dorsalescant. 250
Cintas de medallacant. 250
Podómetroscant. 4

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Lona de meta
Carteles de flechascant. 12
Ramos de florescant. 250

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazascant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de comidacant. 12
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Etiquetascant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Guantes desechablescant. 4
Linternascant. 8
Mantas de emergenciacant. 10
Desinfectante de manoscant. 8

Registro

Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 300
Cajas de registrocant. 8
Cajas de cajacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: reserva el punto de salida, diseña las rutas y solicita los permisos antes de anunciar las inscripciones. Un cambio de recorrido durante la última semana complica mapas, carteles y turnos.
Calcula los puestos de control según cada recorrido y revisa las rutas con antelación. Lleva mapas impresos, flechas, cinta de balizamiento, conos y chalecos reflectantes; no dependas solo de las indicaciones del móvil.
Cierra la planificación de voluntarios al menos 10 días antes. Prepara turnos para registro, cruces de tráfico, avituallamiento y meta, y confirma quién lleva walkie-talkies, megáfonos y baterías.
No dejes las medallas para los últimos días: pide la cantidad prevista con margen y prepara las bolsas cuando las inscripciones estén casi cerradas. Ordena los dorsales por número o grupo para reducir las colas en el registro.
El día de la marcha, enfría las bebidas y monta el punto de comida antes de que llegue el primer grupo. Lleva cajas plegables, neveras portátiles, mesas, sillas, alargadores y regletas; estos artículos suelen quedarse en el almacén hasta el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Avondvierdaagse?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la primera salida. Los permisos, las rutas, los voluntarios y el pedido de medallas necesitan más margen que la compra de alimentos frescos.
¿Cuándo se deben solicitar los permisos de las rutas?: Solicítalos en cuanto los recorridos estén definidos, idealmente 8 semanas antes. Recopila también los puntos de tráfico y comprueba cada ruta con antelación para corregir cruces o desvíos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Avondvierdaagse?: El número depende de la cantidad de participantes, rutas y cruces, pero prepara un turno separado para cada puesto y añade al menos un 10 % de reserva. Confirma el horario definitivo 10 días antes y vuelve a comprobarlo 48 horas antes.
¿Qué hay que preparar el día de la salida?: Lleva los materiales al lugar con al menos 2 horas de margen. Monta el registro, coloca las mesas y sillas, enfría las bebidas, instala la entrega de comida y revisa que los carteles, flechas, megáfonos y baterías estén listos antes de abrir.

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