LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Avondvierdaagse organiseren: checklist en planning

Een Avondvierdaagse organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de startlocatie, routes en vergunningen, daarna inschrijvingen, vrijwilligers en materialen. Plan routecontroles ruim vóór de eerste wandelavond en leg per verkeerspunt vast wie daar staat. Regel medailles, startnummers en routebordjes niet pas in de laatste week. Op deze pagina staat het volledige plan, inclusief voorbereiding van registratie, eten, drinken en de opbouw van start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Startlocatie reserveren

  • Routes uitwerken

    2 personen

  • Routevergunning aanvragen

  • Verkeerspunten inventariseren

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Medaillebestelling plaatsen

  • Startnummers maken

    2 personen

  • Vrijwilligersrooster maken

    2 personen

  • Routekaarten afdrukken

    2 personen

  • Routebordjes voorbereiden

    2 personen

  • Medische gegevens verzamelen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Voorraad houdbare producten kopen

    2 personen

  • Medaillezakjes vullen

    3 personen

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Verse boodschappen kopen

    2 personen

  • Route vooraf controleren

    2 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    3 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Registratietafels inrichten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Uitgiftepunt voor eten inrichten

    2 personen

  • Routebordjes plaatsen

    4 personen

  • Verkeersposten bemannen

    8 personen

  • EHBO-materialen klaarleggen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Tweede route opnieuw controleren

    2 personen

  • Derde route controleren

    2 personen

  • Vierde route controleren

    2 personen

  • Finishlocatie feestelijk inrichten

    4 personen

  • Medaille-uitgiftepunt inrichten

    2 personen

Event

  • Deelnemers aanmelden

    5 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Startvak begeleiden

    4 personen

  • Wandelaars laten starten

    3 personen

  • Water en fruit uitdelen

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Binnenkomende wandelaars registreren

    3 personen

  • Eerste avond afronden

    2 personen

  • Tweede avond aanmelden

    4 personen

  • Tweede avond laten starten

    6 personen

  • Tweede avond verzorgingspost bemannen

    4 personen

  • Tweede avond binnenkomst registreren

    3 personen

  • Derde avond aanmelden

    4 personen

  • Derde avond laten starten

    6 personen

  • Derde avond fruit uitdelen

    4 personen

  • Derde avond binnenkomst registreren

    3 personen

  • Vierde avond aanmelden

    4 personen

  • Vierde avond laten starten

    6 personen

  • Finish begeleiden

    6 personen

  • Medaille en bloem uitdelen

    5 personen

  • Finishdranken serveren

    3 personen

  • Laatste deelnemers afmelden

    2 personen

Nazorg

  • Routebordjes verzamelen

    4 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies en materialen reinigen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Overgebleven eten koelen

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    3 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Afval naar inzamelpunt brengen

    2 personen

  • Ongebruikte boodschappen opbergen

    2 personen

  • Inschrijfformulieren archiveren

  • Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 24
  • Statafelsaantal 4
  • Tafelkleedjesaantal 10
  • Klapkrattenaantal 12

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 6
  • Waterkokersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Portofoonsaantal 10
  • Megafonenaantal 2
  • Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 4
  • Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

  • Routebordjesaantal 80
  • Pijlenaantal 60
  • Afzetlintaantal 8
  • Verkeerskegelsaantal 30
  • Reflecterende hesjesaantal 20
  • Startnummersaantal 250
  • Medaillelintenaantal 250
  • Stappentellersaantal 4

Decoratie

  • Ballonnenaantal 150
  • Ballonlintaantal 2
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Finishdoek
  • Pijlbordjesaantal 12
  • Bloemboekettenaantal 250

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 300
  • Mokkenaantal 40
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Schenkkannenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Dienbladenaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Keukentangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 2
  • Voedselbakkenaantal 12
  • Koelelementenaantal 20
  • Aluminiumfolieaantal 3
  • Vershoudfolieaantal 3
  • Etikettenaantal 2

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 3
  • Wegwerphandschoenenaantal 4
  • Zaklampenaantal 8
  • Nooddekensaantal 10
  • Handdesinfectieaantal 8

Registratie

  • Clipboardsaantal 10
  • Balpennenaantal 30
  • Stiftenaantal 12
  • Naamstickersaantal 300
  • Registratiebakkenaantal 8
  • Kassadozenaantal 2

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakdoekenaantal 20
  • Toiletborstelsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer elke route minimaal één keer vooraf op wegwerkzaamheden, onduidelijke kruisingen en plekken waar verkeersbegeleiders nodig zijn. Werk de routekaarten en pijlen daarna pas definitief af.
  • Maak het vrijwilligersrooster per avond en per verkeerspunt. Reserveer daarnaast enkele mensen als vervanging, zodat een ziekmelding niet direct een onbezet punt oplevert.
  • Verzamel medische gegevens en dieetwensen bij de aanmelding en houd die informatie alleen toegankelijk voor de mensen die haar tijdens het evenement nodig hebben.
  • Sorteer startnummers en medaillezakjes vóór de eerste avond per groep of deelnemer. Dat voorkomt zoeken aan de registratietafel wanneer meerdere wandelaars tegelijk aankomen.
  • Test stroom en communicatie vóór de opbouw: controleer verlengkabels, stekkerdozen, portofoons, megafonen en oplaadstations. Zet ledlampen en batterijen klaar voor delen van de route en de finish die na zonsondergang nog gebruikt worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Avondvierdaagse organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de startlocatie, routes, vergunning en vrijwilligerswerving. Plan de routecontrole en materiaalcontrole uiterlijk 1 week voor de eerste wandelavond.
Wanneer moet ik de vergunning voor de Avondvierdaagse aanvragen?
Vraag de routevergunning aan zodra de routes en verkeerspunten voorlopig zijn uitgewerkt, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Houd rekening met extra tijd als meerdere wegen of gemeenten betrokken zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Avondvierdaagse?
Tel per verkeerspunt minimaal 1 ingeplande vrijwilliger en maak daarnaast een reservelijst. Voeg voor registratie, verzorging, routecontrole en de finish per taak een aparte bezetting toe en plan voor elke avond vervanging.
Wanneer moet ik medailles en startnummers bestellen?
Bestel medailles zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is en controleer de aantallen uiterlijk 2 weken vooraf. Maak en sorteer de startnummers in de laatste week, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!