Eine autofreie Fahrradtour organisieren

Bei einer autofreien Fahrradtour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du musst frühzeitig Genehmigungen, Verkehrsplanung und Start- sowie Zielort klären. Danach folgen Anmeldung, Einteilung der Freiwilligen und die Vorbereitung von Beschilderung und Pannenhilfe. Plane feste Kontrolltermine ein: Eine Routenänderung am Vortag erreicht sonst nicht alle Teilnehmenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Datum festlegen
2 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Verkehrsplan einreichen
4
Route prüfen
2 Personen
5
Startort reservieren
6
Endlocation reservieren
7
Verkehrsregler reservieren
8
Fahrrad-Pannenhilfe reservieren
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldeformular veröffentlichen
11
Streckenkarte veröffentlichen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
16
Fahrradgruppen zusammenstellen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Teilnehmerinformationen versenden
19
Routenänderungen kommunizieren
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Materialien prüfen
3 Personen
22
Fahrräder für Pannenhilfe überprüfen
2 Personen
23
Batterien aufladen
2 Personen
24
Armbänder sortieren
2 Personen
25
Pakete für Freiwillige zusammenstellen
2 Personen
26
Routenschilder vorbereiten
2 Personen

Event

27
Startzone absperren
6 Personen
28
Endzone absperren
4 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
31
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
32
Pannenhilfestand einrichten
2 Personen
33
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
34
Wegweiser aufstellen
6 Personen
35
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
36
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
37
Freiwillige einweisen
2 Personen
38
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
39
Getränke kühlen
2 Personen
40
Snacks bereitstellen
3 Personen
41
Anmeldebereich besetzen
3 Personen
42
Teilnehmer registrieren
4 Personen
43
Armbänder verteilen
2 Personen
44
Fahrradbeleuchtung prüfen
2 Personen
45
Startanweisung geben
2 Personen
46
Fahrradgruppen starten lassen
5 Personen
47
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
48
Wegweiser prüfen
3 Personen
49
Den Hinterfahrer begleiten
2 Personen
50
Pannenhilfe unterwegs anbieten
3 Personen
51
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
2 Personen
52
Wasserstellen besetzen
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Musik abspielen
56
Ankommende Radfahrer begrüßen
3 Personen
57
Ankunft registrieren
2 Personen
58
Armbänder kontrollieren
2 Personen
59
Fahrradabstellplatz betreuen
2 Personen
60
Abschließende Mitteilung machen
61
Verkehrsposten abbauen
6 Personen
62
Wegweiser entfernen
4 Personen
63
Fahrradständer freimachen
2 Personen

Nachbereitung

64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
67
Partyzelte abbauen
6 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Materialien sortieren
3 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Verkehrsmaterialien zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
73
Teilnehmer verabschieden
74
Fundgegenstände registrieren
75
Genehmigungsabschluss melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Verkehrsmaterial

VerkehrsbarrierenAnz. 24
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6
WegweiserAnz. 35
WarnschilderAnz. 12
Starttafel
Ziellinie
WarnwestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 12
Verkehrshelfer-SchilderAnz. 10

Sportmaterial

PannenhilfsfahrräderAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 4
WerkzeugsätzeAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 20
ReifenheberAnz. 8
FahrradständerAnz. 4
FahrradlichtsetsAnz. 20
SpanngurteAnz. 8

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
LadestationenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobiler Lautsprecher
Mikrofon
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
KaffeetassenAnz. 100
WasserkannenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8

Catering

Einkäufe
GetränkekästenAnz. 12
WasserspenderAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
LimonadenspenderAnz. 3
KaffeefilterAnz. 200
TeedosenAnz. 8

Registrierung

AnmeldetischdeckenAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
RegistriermappenAnz. 6
StiftehalterAnz. 4
RoutenpläneAnz. 250
TeilnehmerlistenAnz. 12
Ausweis für FreiwilligeAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
NitrilhandschuheAnz. 100
KühlkompressenAnz. 12
Thermische DeckenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Startband
BallonsAnz. 100
PfeilbannerAnz. 6

Reinigung

AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllcontainerAnz. 6
EimerAnz. 6
WischsetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Tipps

Lege Route und Datum zuerst fest und reiche die Genehmigung samt Verkehrsplan ein. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen oder Auflagen die Strecke verändern können.
Prüfe die Route nicht nur auf der Karte, sondern fahre sie vollständig ab. Markiere enge Stellen, unübersichtliche Kreuzungen, Steigungen und Abschnitte, an denen Verkehrsposten gebraucht werden.
Schließe die Anmeldung spätestens eine Woche vor der Tour. Erfasse dabei Gruppengröße, Ernährungswünsche und besondere Hinweise, damit Fahrradgruppen und Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag zusammengestellt werden.
Teile Freiwillige und Verkehrsposten mit konkreten Einsatzzeiten ein. Packe für jedes Team ein eigenes Paket mit Warnweste, Funkgerät oder Helferschild sowie den benötigten Wegweisern und Warnschildern.
Prüfe am Vortag Wetter, Fahrräder und Akkus. Kontrolliere mindestens ein Pannenhilfsfahrrad pro Einsatzteam, lade Batterien und Funkgeräte auf und kommuniziere jede Routenänderung sofort an alle Angemeldeten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine autofreie Fahrradtour anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigung und Verkehrsplan. Für stark befahrene Straßen oder größere Gruppen solltest du zusätzliche Zeit für Auflagen und Änderungen einplanen.
Wie viele Helfer braucht eine autofreie Fahrradtour?: Plane für jede wichtige Kreuzung mindestens eine eingewiesene Person ein und besetze zusätzlich Start, Ziel und Pannenhilfe. Die genaue Zahl ergibt sich aus der Streckenprüfung und der Anzahl der gleichzeitig fahrenden Gruppen.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende die vollständigen Informationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Tour. Eine letzte kurze Nachricht mit Wetter, Treffpunkt und möglichen Routenänderungen sollte am Vorabend folgen.
Was braucht man für die Fahrrad-Pannenhilfe?: Halte pro Pannenhilfe-Team mindestens eine Pumpe, ein Werkzeugsatz, Reifenheber und mehrere passende Ersatzschläuche bereit. Prüfe die Fahrräder und das Material am Vortag und verteile die Teams vor dem Start auf der Strecke.

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