Checklist pour organiser quatre jours de randonnée

Quatre jours de randonnée demandent une préparation étalée sur plusieurs semaines. Il faut sécuriser les parcours, organiser les inscriptions, répartir les bénévoles et prévoir le matériel pour l’accueil, le balisage et les repas. Les détails oubliés se trouvent souvent sur le terrain : autorisations, informations médicales, cartes imprimées, boissons au frais ou matériel acheminé avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de départ
Élaborer les itinéraires
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Recenser les points de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande des médailles
Créer les dossards
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Collecter les informations médicales
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Remplir les pochettes de médailles
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Acheter des courses fraîches
2 personnes
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les tables d’inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le point de distribution des repas
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier à nouveau le deuxième parcours
2 personnes
Vérifier le troisième itinéraire
2 personnes
Vérifier le quatrième parcours
2 personnes
Aménager festivement le lieu d'arrivée
4 personnes
Installer le point de remise des médailles
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Encadrer le sas de départ
4 personnes
Faire partir les marcheurs
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les marcheurs à l’arrivée
3 personnes
Clore la première soirée
2 personnes
S’inscrire pour la deuxième soirée
4 personnes
Faire commencer la deuxième soirée
6 personnes
Encadrer le poste de secours de la deuxième soirée
4 personnes
Enregistrer l’arrivée du deuxième soir
3 personnes
Inscription pour la troisième soirée
4 personnes
Faire partir le troisième soir
6 personnes
Distribuer des fruits lors de la troisième soirée
4 personnes
Enregistrer l’entrée du troisième soir
3 personnes
S'inscrire pour la quatrième soirée
4 personnes
Lancer la quatrième soirée
6 personnes
Encadrer l’arrivée
6 personnes
Distribuer la médaille et la fleur
5 personnes
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
Enregistrer les derniers participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux de parcours
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Archiver les formulaires d’inscription
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Caisses pliantesqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Matériel de sport

Panneaux d’orientationqté 80
Flèchesqté 60
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 30
Gilets réfléchissantsqté 20
Numéros de départqté 250
Rubans de médailleqté 250
Podomètresqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Tissu d’arrivée
Panneaux de directionqté 12
Bouquets de fleursqté 250

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafesqté 12
Louchesqté 8
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Étiquettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gants jetablesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 10
Gel hydroalcooliqueqté 8

Inscription

Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 300
Bacs d'inscriptionqté 8
Caissesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu de départ et valider les itinéraires au moins 6 à 8 semaines avant le premier jour. Les autorisations de parcours et les points de circulation peuvent modifier l’organisation sur le terrain.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la randonnée. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de trier les numéros de départ et d’ajuster les repas.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : inscriptions, parcours, ravitaillement et arrivée. Établissez le planning des bénévoles par créneaux de 3 à 4 heures afin d’éviter les postes sans relève.
Faites une reconnaissance complète de chaque itinéraire 7 à 10 jours avant l’événement. Vérifiez le balisage, les croisements, les panneaux d’orientation et les endroits où les talkies-walkies seront nécessaires.
Achetez les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance, puis les courses fraîches 1 à 2 jours avant. Mettez les boissons au frais et installez le point de distribution des repas avant l’arrivée des premiers randonneurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser quatre jours de randonnée ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les itinéraires, les autorisations, les bénévoles et les inscriptions doivent être lancés en premier, car ils conditionnent le reste de la préparation.
Combien de bénévoles faut-il pour quatre jours de randonnée ?: Prévoyez au minimum une personne pour les inscriptions, une pour l’arrivée, une pour le ravitaillement et des personnes supplémentaires aux points de circulation. Pour chaque poste occupé toute la journée, comptez 2 à 3 bénévoles afin d’assurer les rotations.
Quand imprimer les cartes et les numéros de départ ?: Imprimez les cartes d’itinéraire environ 7 jours avant, après la dernière vérification du parcours. Les numéros de départ peuvent être triés 2 à 3 jours avant, lorsque la liste des participants est presque définitive.
Que faut-il préparer la veille d’une randonnée de quatre jours ?: Acheminez le matériel sur le site, installez les tables et les chaises, préparez les tables d’inscription et vérifiez le matériel de balisage la veille. Gardez les courses fraîches et les boissons au frais jusqu’à 12 à 24 heures avant leur distribution.

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