Vereinsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe direkt danach Genehmigungen, Stromanschlüsse, Zufahrt und ob Partyzelte oder Marktstände erlaubt sind.
• Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 2 Wochen vor dem Markt. Bitte die Vereine dabei um Standbedarf, Strombedarf und Ernährungswünsche, damit Tisch-, Stuhl- und Cateringmengen nicht geschätzt werden müssen.
• Erstelle den Lageplan etwa 7 Tage vorher und weise jedem Verein einen festen Standplatz zu. Berücksichtige dabei Laufwege, Kassenbereich, Kaffeemaschinen, Kühlboxen sowie Kabelkanäle für Verlängerungskabel.
• Berechne Catering und Getränke nach erwarteten Besuchern und Öffnungszeit. Kaufe verderbliche Lebensmittel erst kurz vor dem Termin, stelle Geschirr und wiederverwendbare Becher aber bereits am Vortag zusammen.
• Plane für den Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden Aufbauzeit ein. Öffne die Location erst, wenn Beschilderung, Namensschilder, Kasse mit Wechselgeld, Kartenterminals, gekühlte Getränke und das Megafon einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Vereinsmarkt planen?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Die Einladungen an Vereine sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin rausgehen, damit Anmeldungen und Standplätze noch bearbeitet werden können.

Wie viele Helfer braucht man für einen Vereinsmarkt?

Plane mindestens 1 verantwortliche Person für die Organisation und je 2 Helfer für Aufbau, Kasse und Abbau ein. Bei vielen Ständen oder mehreren Programmpunkten kommen zusätzlich 1 bis 2 Personen für Information und Technik hinzu.

Wann sollte der Lageplan für den Vereinsmarkt fertig sein?

Erstelle den Lageplan ungefähr 7 Tage vor dem Markt, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen. Schicke ihn den Vereinen zusammen mit Standplatz, Aufbauzeit und Zufahrtsinformationen spätestens 3 Tage vorher.

Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Vereinsmarkt?

Lege für eine kleine Kasse mindestens 100 bis 150 Euro in passenden Münzen und kleinen Scheinen bereit. Bei mehreren Verkaufsstellen solltest du diesen Betrag je Kasse einplanen und die Einnahmen während des Tages regelmäßig sichern.

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